Nieodebranie pisma przez adresata nie jest przeszkodą w kontynuowaniu postępowania

W postępowaniu administracyjnym wyróżnia się dwa sposoby doręczania pism - zwykłe i szczególne. Ten pierwszy polega na dostarczeniu pisma osobie, dla której było ono przeznaczone. Powinien on stanowić regułę w postępowaniu administracyjnym. Doręczenie pism procesowych uczestnikom postępowania często napotyka jednak trudne do przezwyciężenia przeszkody. Dlatego ustawodawca w art. 43 i 44 k.p.a. wprowadził drugi sposób, czyli tzw. doręczenie zastępcze.

Doręczenie zastępcze przewidziane w art. 43 k.p.a. dotyczy wyłącznie pism kierowanych do osób fizycznych i jest skuteczne w sytuacji, gdy łącznie spełnione zostaną następujące przesłanki. Po pierwsze podmiot doręczający pismo stwierdza nieobecność adresata w mieszkaniu w momencie doręczania pisma. Po drugie pismo doręczane jest dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoba ta podjęła się oddania pisma adresatowi. Doręczający pismo obowiązany jest przestrzegać wskazanej w art. 43 k.p.a. kolejności podmiotów upoważnionych do odbioru pisma. Po trzecie osoba odbierająca pismo kwituje jego odbiór. Po czwarte o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu doręczający pismo zawiadamia adresata przez umieszczenie zawiadomienia w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy nie jest to możliwe - w drzwiach mieszkania.

Tę formę doręczenia zastępczego można zastosować wyłączenie w przypadku czasowej nieobecności adresata w mieszkaniu. WSA w Gliwicach w wyroku z 7 listopada 2008 r. (IV SA/Gl 138/08, Lex nr 500756) wskazał, że użyte w przepisie art. 43 k.p.a. pojęcie "nieobecność adresata" odnosi się do nieobecności w mieszkaniu, które z kolei oznacza miejsce, gdzie strona faktycznie przebywa i w którym będzie możliwe, zgodnie z jej wolą, doręczenie pism urzędowych do niej adresowanych. Pierwsze pismo organu administracji publicznej w sprawie wszczętej z urzędu może zostać uznane za skutecznie doręczone w trybie art. 43 k.p.a., jeżeli doręczenie to odbywa się w miejscu faktycznego pobytu adresata.

Pismo może zostać doręczone dorosłemu domownikowi. Pojecie "dorosły" w rozumieniu art. 43 k.p.a. jest tożsame z pojęciem "pełnoletni" użytym w art. 10 par. 1 k.c. (wyrok NSA z 5 listopada 2010 r., II GSK 948/09, Lex nr 746352). Ustawodawca uważa, iż dopiero z chwilą osiągnięcia pełnoletności człowiek staje się na tyle dojrzały, że jest zdolny do samodzielnego kształtowania praw i obowiązków (postanowienie NSA z 9 września 2010 r. II OSK 1697/2010, LexPolonica nr 2388012).

Domownikiem jest natomiast osoba, która pozostaje z adresatem pisma we wspólnym gospodarstwie domowym. Chodzi tu zatem o takie osoby, dla których mieszkanie adresata będzie ich aktualnym centrum życiowej działalności, ośrodkiem osobistych i majątkowych interesów. Wymogiem uznania podmiotu za domownika nie jest natomiast jego zameldowanie w miejscu zamieszkania adresata (postanowienie NSA z 22 września 2010 r., I OSK 1421/10, Lex nr 741536). Sam fakt pokrewieństwa nie przesądza natomiast o możliwości zaliczenia do kręgu osób uprawnionych do odbioru przesyłki w postępowaniu administracyjnym (wyrok WSA w Warszawie z 3 lutego 2010 r.,VII SA/Wa 2016/2009, LexPolonica nr 223828).

Dla przyjęcia skutecznego doręczenia pisma niezbędne jest zobowiązanie się przez odbierającego pismo domownika (czy to w postaci złożenia pisemnego oświadczenia, czy podpisania zobowiązania już zamieszczonego na druku poświadczenia odbioru) oddania pisma adresatowi. Tylko odmowa pokwitowania przesyłki stanowiąca odmowę jej przyjęcia jest tożsama z brakiem woli lub możliwości przekazania pisma adresatowi, co skutkuje koniecznością odstąpienia od doręczenia w omawianym trybie (wyrok WSA w Lublinie z 29 stycznia 2010 r., I SA/Lu 818/2009, LexPolonica nr 2242590). Datą doręczenia korespondencji w powyższy sposób jest dzień przyjęcia pisma przez dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcę domu.

W razie niemożności dokonania doręczenia pisma w powyższy sposób organ doręcza je w trybie art. 44 par. 1 pkt 1 i 2 k.p.a. W przypadku doręczenia przez pocztę przechowuje się pismo przez okres czternastu dni w placówce pocztowej. Natomiast gdy korespondencja doręczana jest przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ, pismo składa się na ten sam okres w urzędzie właściwej gminy (miasta).

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w placówce pocztowej (urzędzie gminy lub miasta), umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję (art. 44 par. 2 k.p.a.). W przypadku niepodjęcia przesyłki w powyższym siedmiodniowym terminie, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki (awizo) w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (art. 44 par. 3 k.p.a.). W takiej sytuacji zgodnie z art. 44 par. 4 k.p.a. doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, na jaki pozostawiono pismo w placówce pocztowej (urzędzie gminy lub miasta), a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

O fakcie złożenia przesyłki na określony czas w placówce pocztowej (urzędzie gminy lub miasta) musi być dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia przesyłki. Samo umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma pieczęci urzędu i daty czy wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być wystarczające do przyjęcia, że spełnione zostały przesłanki doręczenia pisma ustanowione w art. 44 k.p.a. Bezwarunkowo konieczna jest wyraźna adnotacja, że doręczyciel zawiadomił adresata o przesyłce w sposób określony w art. 44 k.p.a. (por. wyrok NSA z 23 września 2009 r. I OSK 1359/2008).

WSA w Poznaniu w wyroku z 25 marca 2010 r. (IV SA/Po 646/2009, LexPolonica nr 2247579 wskazał, że instytucja doręczenia zastępczego stwarza domniemanie doręczenia. Dlatego też zasady jej stosowania powinny być ściśle przestrzegane. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, iż strona korzystająca z niej nie będzie mogła skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Podobnie przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2001 r. (II RN 70/2000, OSNAPiUS 2001/19/574), w którym stwierdzono, iż dla skuteczności doręczenia pisma w trybie art. 44 k.p.a. niezbędne jest zawiadomienie adresata o złożeniu pisma na okres siedmiu dni we wskazanym urzędzie pocztowym.

Domniemanie prawne doręczenia pisma adresatowi uregulowane w art. 43 i art. 44 k.p.a. ma charakter niewzruszalny. Przepisy k.p.a. nie regulują bowiem trybu składania oświadczeń woli i dochodzenia ich do wiadomości adresata, lecz normują samą czynność procesową doręczenia pisma. Tak więc adresat pisma ma możliwość jedynie wykazania, że przepis art. 43 i 44 k.p.a. nie powinien być zastosowany albo został zastosowany wadliwie (wyrok NSA z 8 października 2009 r., II FSK 748/08, LEX nr 555594).

Przepis art. 43 k.p.a. tworzy domniemanie, że podjęcie się przez osobę upoważnioną do oddania przesyłki adresatowi jest równoznaczne w skutkach prawnych z doręczeniem przesyłki samemu adresatowi.

Doręczenia decyzji powinny być dokonywane przez organy starannie, tj. w sposób, by ze zwrotnych poświadczeń odbioru wynikało niewątpliwie, że doręczenie stronie decyzji w istocie miało miejsce. Doręczenie nie może zostać uznane za dokonane, jeśli z takiego zwrotnego potwierdzenia odbioru nie wynika niezbicie, że strona odebrała decyzję lub że doszło do jej doręczenia w sposób przewidziany w treści art. 44 k.p.a.

Zastępcze formy doręczenia pism przewidziane w art. 43 i art. 44 k.p.a. rodzą domniemanie prawne, że pismo zostało doręczone adresatowi. Domniemanie to może zostać obalone, gdy adresat udowodni, że mimo zastosowania zastępczej formy doręczenia pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych.

Okoliczność, iż osoba, której wręczono pismo za pokwitowaniem, nie oddała pisma adresatowi, nie ma wpływu na skuteczność doręczenia zastępczego, którego warunki określa art. 43 k.p.a.

Określony w art. 43 k.p.a. sposób tzw. zastępczego doręczenia pisma opiera się na domniemaniu, że osoba wskazana na potwierdzeniu odbioru pisma jako domownik adresata i która pokwitowała odbiór pisma, przyjęła je w celu oddania go adresatowi oraz że pismo to zostało mu doręczone.

Leszek Jaworski

leszek.jaworski@infor.pl

Art. 43 i art. 44 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).