Jak skutecznie bronić swoich racji przed organem administracyjnym

Dowodem w sprawie administracyjnej może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Jeżeli jednak przepisy nie wymagają urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu administracji, to pracownik urzędu odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania. W tej ostatniej sytuacji urzędnik musi jednak uprzedzić o grożącej odpowiedzialności. Bez tego, w przypadku podania nieprawdy przez stronę postępowania, nie będzie można jej pociągnąć do odpowiedzialności karnej.

Równocześnie dokumenty sporządzone przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Przykładowo prawo jazdy wydane przez właściwy organ administracji państwowej, sporządzone w ustalonej przez przepisy prawa formie, stanowi dowód zupełny na fakt, że osoba wymieniona w tym dokumencie jest upoważniona do prowadzenia pojazdów w danej kategorii [Przykład 1].

Uprawnienia stron

Strony mogą oczywiście same zgłaszać wnioski dowodowe. Organ prowadzący postępowanie powinien jednak odmówić przeprowadzenia dowodu, jeżeli uzna, że nie wniesie on nic nowego do sprawy albo że dana okoliczność została już udowodniona za pomocą innych dowodów.

Gdy jednak wniosek zostanie uwzględniony, to o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków lub oględzin strony postępowania powinny być zawiadomione przynajmniej na siedem dni przed terminem. Celem zawiadomienia jest zapewnienie stronom możliwości wzięcia udziału w przeprowadzeniu dowodu oraz przygotowania się do tych czynności. Strony mogą bowiem zadawać pytania świadkom, biegłym oraz innym stronom oraz składać wyjaśnienia. W orzecznictwie przyjmuje się, że niezawiadomienie strony o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu oraz obowiązku zapewnienia stronie udziału w przeprowadzeniu dowodu stanowi naruszenie przepisów postępowania, mające wpływ na wynik sprawy (wyrok NSA z 14 listopada 1995 r., SA/Wr 664/95, LexPolonica nr 342173).

Wyjaśnienie sprawy

Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nakładają również na organ administracji publicznej obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Dodatkowo organ może w każdym stadium postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić swoje postanowienie dotyczące przeprowadzenia dowodu.

Fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane organowi z urzędu należy natomiast zakomunikować stronie. Z kolei gdy w sprawie wymagane są wiadomości specjalne, organ administracji publicznej może zwrócić się do biegłego lub biegłych o wydanie opinii. W trakcie postępowania dowodowego można w razie potrzeby przeprowadzić oględziny. Jeżeli przedmiot oględzin znajduje się u osób trzecich, osoby te są obowiązane na wezwanie do jego okazania.

Należy również pamiętać, że obowiązująca na gruncie postępowania administracyjnego zasada oficjalności zabrania urzędnikom prowadzącym postępowanie biernego oczekiwania na zgłoszenie dowodów przez stronę. Powinni oni zatem przeprowadzić dowody z urzędu, jeśli służą one ustaleniu stanu faktycznego sprawy.

Strony mogą również same zgłaszać wnioski dowodowe. W toku gromadzenia dowodów należy jednak pamiętać, że przesłuchanie strony jest środkiem dowodowym stosowanym w ostateczności, ponieważ jest możliwe do przeprowadzenia dopiero wówczas, gdy na podstawie innych dowodów pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy [Przykład 2].

Dowód ze świadków

Strona, która bierze udział w przeprowadzaniu dowodu z zeznań świadka, może składać nowe wnioski dowodowe na poparcie swoich twierdzeń. Należy również pamiętać, że prawo strony do bycia obecnym przy przeprowadzeniu zeznań ze świadka oraz zadawania mu pytań jest prawem, którego nie może być pozbawiona. Właściwe korzystanie z tego uprawnienia przez strony nie tylko może przyczynić się do prawidłowego ustalenia stanu faktycznego, lecz także może mieć wpływ na ocenę przeprowadzonych dowodów, np. opinii biegłego. Ta ostatnia osoba jest powoływana, gdy do rozstrzygnięcia sprawy niezbędne są wiadomości specjalne [Przykład 3].

Zgodnie z kodeksem świadkami nie mogą być osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń, obowiązane do zachowania tajemnicy państwowej i służbowej, jeżeli nie zostały z niej zwolnione, ani duchowni co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi. Co do zasady w toku postępowania administracyjnego nikt nie może również odmówić składania zeznań w charakterze świadka. Ta generalna reguła nie dotyczy jednak małżonka strony, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wyjątkiem od zasady pełnego składania zeznań jest możliwość skorzystania przez świadka z prawa odmowy odpowiedzi na pytania. Jest ona dopuszczalna, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej. Przed odebraniem zeznania organ administracji publicznej ma obowiązek uprzedzenia świadka o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz o odpowiedzialności za fałszywe zeznania.

Jeżeli świadek zobowiązany do osobistego stawiennictwa, mimo prawidłowego wezwania, nie stawił się bez uzasadnionej przyczyny jako świadek lub biegły, albo bezzasadnie odmówił złożenia zeznania, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin albo udziału w innej czynności urzędowej, może zostać ukarany przez organ przeprowadzający dowód grzywną do 50 zł, a w razie ponownego niezastosowania się do wezwania - grzywną do 200 zł. Ukaranie grzywną nie wyklucza zastosowania wobec opornego świadka środków przymusu, przewidzianych w przepisach.

Rozstrzygnięcie sprawy

Po przeprowadzeniu postępowania organ administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. Na tej podstawie wydaje rozstrzygnięcie. Zgodnie z art. 104 k.p.a. organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Decyzje administracyjne rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.

W przypadku gdy pomimo złożenia do organu administracji publicznej wniosku o przeprowadzenie dowodu, np. przesłuchania świadka, organ odrzuca taki wniosek i wydaje decyzję bez jego przeprowadzenia, strona może podnieść to jako zarzut w odwołaniu od decyzji. W takiej sytuacji organ rozpatrujący odwołanie może uznać żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu za uzasadnione i przeprowadzić dodatkowe postępowanie w celu uzupełnienia dowodów i materiałów w sprawie albo zlecić przeprowadzenie tego postępowania organowi, który wydał decyzję. Takie uprawnienie organu odwoławczego to konsekwencja obowiązku podjęcia przez organ wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego.

Katalog dowodów

Dowodami w postępowaniu administracyjnym mogą być w szczególności:

● dokumenty,

● zeznania świadków,

● opinie biegłych,

● materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,

● informacje podatkowe,

● inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających.

PRZYKŁADY

1 Czy w postępowaniu administracyjnym zawsze potrzebny jest oryginał dokumentu

Nie. Gdy dokument znajduje się w aktach danego organu administracji publicznej, wystarczy przedstawienie jego odpisu lub wyciągu urzędowo poświadczonego przez organ będący w jego posiadaniu. Jeżeli jednak organ administracji prowadzący postępowanie uzna za konieczne zapoznanie się z oryginałem, to ma on prawo zażądać jego dostarczenia. Może on również domagać się odpisu lub wyciągu, gdy strona sama nie może ich uzyskać. Przepisy wskazują, że zamiast oryginału strona może złożyć odpis, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika. W takiej sytuacji zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.

2 Czy zeznania z innej sprawy mogą być dowodem w postępowaniu

Tak. Dowodami w prowadzonym postępowaniu, zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego, mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających. W świetle przepisów kodeksu postępowania administracyjnego nie istnieje nakaz, aby w toku postępowania konieczne było powtórzenie przesłuchania świadka, który zeznawał w innym postępowaniu. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby ponownie przesłuchać taką osobę, w szczególności gdy zmianie uległy okoliczności faktyczne albo pojawiły się nowe okoliczności wymagające weryfikacji dotychczasowych zeznań.

3 Czy strona musi złożyć wniosek, by został powołany biegły

Tak. Biegły w postępowaniu administracyjnym powoływany jest na wniosek albo z urzędu. Niezależnie od tego, czy biegły powoływany jest z urzędu, czy na wniosek, to organ, a nie strona wskazuje biegłego. Składane w praktyce do akt sprawy przez strony stanowiska rzeczoznawców i innych ekspertów nie są dowodami z opinii biegłego. Nie oznacza to, że nie mają one wartości dowodowej, ale nie wiążą one organu administracji. Jednak jak każdy dowód podlegają ocenie. W konsekwencji organ powinien taki dowód przeanalizować, a uwagi co do niego powinny znaleźć się w uzasadnieniu decyzji. Odmowa przeprowadzenia dowodu z opinii biegłego na wniosek strony może nastąpić, gdy żądanie nie zostało zgłoszone w toku przeprowadzania dowodów lub w czasie rozprawy, a dotyczy ono okoliczności już stwierdzonych innymi dowodami. Należy pamiętać, że kodeks postępowania administracyjnego nie określa warunków, jakie musi spełniać opinia biegłego. W orzecznictwie przyjmuje się, że opinia taka, oprócz konkluzji, powinna zawierać uzasadnienie zajętego stanowiska, z odniesieniem się nie tylko do wyników badań przeprowadzonych przez danego biegłego, lecz także do innych dowodów zebranych w sprawie (wyrok NSA OZ we Wrocławiu z 19 lutego 1999 r., II SA/Wr 1452/97, LexPolonica nr 345686).

Łukasz Sobiech

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).