Organ pochwali się tylko tymi danymi, które ma już opracowane

Problemy wywołuje stosowanie w praktyce regulacji dotyczących informacji przetworzonych. Dzieje się tak dlatego, że ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2001 r. nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) jest w tym zakresie lakoniczna. Nie definiuje ona nawet pojęcia informacji przetworzonej. Tę odnajdujemy dopiero w orzecznictwie sądów administracyjnych. Trzeba przyznać, że w wyrokach przewija się jedno ogólne rozumienie informacji przetworzonej. Jest nią taka informacja, którą na dzień złożenia wniosku obywatela dany urząd czy inny podmiot zobowiązany po prostu nie dysponuje w gotowej formie. Jej udostępnienie wymagałoby więc od urzędników dokonania stosownych analiz, obliczeń, zestawień statystycznych, a to wszystko połączone z zaangażowaniem w ten proces określonych środków osobowych i finansowych (patrz np. wyrok WSA w Poznaniu, sygn. akt II SAB/Po 123/13).

Z drugiej strony ustawa wskazuje, że jeśli obywatel domaga się dostępu do informacji przetworzonej, musi wykazać, że jej pozyskanie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Tyle przepisy. Reszta to interpretacja urzędów.

Wyjść naprzeciw obywatelom

I rzeczywiście, urzędy z tego marginesu swobody korzystają. Na przykład w częstochowskim magistracie starają się zawężająco traktować przesłanki do uznania danej informacji za przetworzoną. Włodzimierz Tutaj, rzecznik prasowy tamtejszego urzędu miasta, w rozmowie z DGP wskazuje, że w 2013 r. na 294 wnioski od obywateli w sprawie dostępu do danych publicznych 20 proc. stanowiło żądania o udostępnienie informacji wymagającej przetworzenia.

- Jednak tylko w przypadku około 3 proc. ogółu wniosków wzywano wnioskodawców do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego, bo były to skomplikowane wnioski, wymagające bardzo dużego nakładu pracy - tłumaczy Tutaj.

- Urząd Miasta Częstochowy stara się udostępniać wszystkie żądane informacje, a tylko w przypadku konieczności opracowania informacji pochłaniających naprawdę wiele pracy, jak choćby wyłączenia pracownika bądź pracowników z prowadzenia bieżących spraw na okres kilku lub kilkunastu dni, wzywa wnioskodawcę do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego - zastrzega rzecznik.

Właśnie takie podejście zaleca Krzysztof Izdebski, ekspert prawny Stowarzyszenia Sieć Obywatelska Watchdog Polska. - Urzędy powinny być ostrożne w kwalifikowaniu wniosków obywateli jako żądań udostępnienia informacji przetworzonych. Prawo do informacji o działalności organów jest bowiem gwarantowane konstytucją - mówi.

Jak oceniać

Ekspert wyjaśnia również, jak urzędy powinny oceniać wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Po pierwsze, o tym, czy mamy do czynienia z chęcią uzyskania przez obywatela danych przetworzonych, nie może decydować liczba pytań skierowanych do jednostki administracji publicznej. Część organów błędnie uznaje, że jeżeli jest ich dużo, to mamy do czynienia z informacją przetworzoną.

- Takie rozumienie prowadzi do absurdu, bo wtedy obywatel może rozbić pytania na kilka oddzielnych wniosków. Natomiast wcale przez to pracy urzędnikom nie ubędzie - tłumaczy Izdebski.

Ekspert Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska przypomina również, że jeśli żądanie jest obszerne, urząd powinien skorzystać z przewidzianego ustawą rozwiązania wydłużenia terminu odpowiedzi. Co do zasady wynosi on 14 dni od złożenia wniosku przez obywatela, ale organ może czas oczekiwania przeciągnąć do dwóch miesięcy.

Przetworzeniem nie można też nazwać wydobycia z archiwum dokumentów, o które prosi obywatel, albo konkretnych liczb, które znajdują się w raportach podsumowujących działalność urzędu, zestawieniach finansowych etc. Bezwzględnie trzeba więc udostępnić dane, które wprost wynikają z dokumentacji posiadanej przez organ.

- Udzielenie odpowiedzi nawet na najprostsze pytanie wymaga przecież aktywności urzędników, jak choćby wizyta pracownika administracji w archiwum, wydobycie określonego dokumentu, jego zeskanowanie i przesłanie obywatelowi. Sam nakład pracy nie może więc decydować o tym, czy mamy do czynienia z informacją przetworzoną - zauważa Krzysztof Izdebski.

- Co innego, gdyby urzędnik przygotowując odpowiedź musiał na przykład w oparciu o istniejące dokumenty stworzyć zupełnie nowe zestawienie danych liczbowych, bo żądane statystyki nie są prowadzone w danej jednostce - dodaje ekspert.

Jeśli jednak urząd jest przekonany, że obywatel pyta o informację przetworzoną, to w jaki sposób powinien ocenić, czy ten rzeczywiści posiada interes publiczny?

- Ten ostatni musi mieć charakter obiektywny, więc urząd nie powinien oceniać, czy on występuje w zależności od tego, kto składa wniosek: czy zwykły obywatel, czy też minister. Po drugie organ może również zbadać, czy po wytworzeniu informacji przetworzonych wnioskodawca lub sam organ ma pomysł na to, jak je wykorzystać, żeby to przyniosło albo poprawę działania administracji, albo przyczyniło się do rozwoju społeczeństwa obywatelskiego - podsumowuje Krzysztof Izdebski.

Przykłady informacji przetworzonych

podanie liczby pozwoleń na budowę dla poszczególnych obszarów, wydanych na podstawie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego (do wniosku załączono 40 uchwał rady miasta z okresu 1997-2013 w sprawie podjęcia miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego).

konieczność przeprowadzenia analizy wszystkich decyzji, tzn. sięgnięcia do każdej decyzji o pozwoleniu na budowę w celu ustalenia, czy została ona wydana na podstawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego czy też na podstawie decyzji ustalającej warunki zabudowy. Następnie wyselekcjonowane decyzje należałoby przyporządkować do obszarów, dla których uchwalono miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego. Tymczasem liczba decyzji o pozwoleniu na budowę w latach 2007-2013 wyniosła 9355.

dotyczy wydanych w 2012 r. przez urząd decyzji administracyjnych uznanych przez samorządowe kolegium odwoławcze (SKO) za nieważne lub wydanych z naruszeniem prawa oraz dokonanie analizy tych decyzji odnośnie do ich liczby, obszaru, którego dotyczą, a także ustalenia, ile spośród tych decyzji zostało wydanych przez prezydenta miasta lub o przesłanie skanów przedmiotowych decyzji SKO.

powierzenie grupie pracowników wykonania czynności polegających na dokonaniu analizy dokumentów źródłowych, ich selekcji, skanowaniu lub sporządzeniu na ich podstawie żądanych zestawień. Należy zauważyć, że w roku 2012 zostało wydanych 192 006 decyzji i dokonanie przeglądu wszystkich w celu wyselekcjonowania tych, które stanowią przedmiot zainteresowania wnioskodawcy, a następnie sporządzenie odpowiednich zestawień czy też skanów wymaga zaangażowania w dodatkową pracę wszystkich wydziałów Urzędu.

źródło: Urząd Miasta Częstochowy

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl