Na co zwrócić uwagę podczas budżetowania

Szczegółowo opracowany budżet jest narzędziem pomagającym kancelariom w osiągnięciu celu, jakim jest długoterminowa rentowność firmy. Przekształca on bowiem aspiracje wspólników oraz - poniekąd - niepoliczalny charakter prowadzonego biznesu w coś bardziej konkretnego i wymiernego. Pomimo tych ogólnoakceptowalnych korzyści zadziwiające jest, jak wiele polskich firm albo w ogóle nie tworzy planów finansowych, albo podchodzi do ich opracowania w sposób mechaniczny. Tego typu postępowanie niestety stwarza ryzyko pominięcia kwestii, które są kluczowe dla rozwoju biznesu. Niestety jest to głównie efektem powszechnego przekonania, że usługowy charakter prowadzonej działalności uniemożliwia wiarygodną prognozę przyszłych przychodów.

Wykorzystując jednak zarówno dane historyczne jak i dostępną wiedzę na temat charakteru przyszłych zleceń, firmy są w stanie opracować rzetelny plan finansowy zapewniający oczekiwany poziom zyskowności.

Osoby opracowujące plany przede wszystkim muszą pamiętać, że budżety kancelarii prawnych składają się z czterech głównych elementów, tj. przychodów, wynagrodzeń, kosztów pośrednich oraz kapitału obrotowego w postaci zakładanych prac w toku. Spośród wymienionych wielkości relatywnie łatwo jest przewidzieć wysokość kosztów wynagrodzeń oraz kosztów pośrednich. Natomiast określenie wysokości przychodów jest procesem, który stwarza firmom najwięcej problemów. Wymaga on zaangażowania ze strony nie tylko działu finansowego, lecz także wspólników kancelarii oraz szefów poszczególnych praktyk.

Przychody

Przy sporządzaniu budżetu przychodów bardzo przydatna okazuje się analiza osiąganych wyników finansowych w poprzednich okresach rozliczeniowych. Mówimy tutaj o wartościach takich, jak przychody przypadające na prawnika, jego utylizacja, uzyskana stawka efektywna oraz realizacja. Wyznaczając średnią wartość tych czynników z lat poprzednich, mamy wiedzę, która pozwala ograniczyć ryzyko niepoprawności przyjętych założeń w opracowywanym budżecie.

Przy wyznaczeniu budżetu przychodów pierwszym elementem, który należy wziąć pod uwagę, jest liczba oczekiwanych godzin obciążeniowych w odniesieniu do każdego zatrudnionego prawnika. Warto zwrócić uwagę, że mówimy tutaj wyłącznie o czasie zarejestrowanym na klientów, a nie o łącznej liczbie planowanych godzin pracy. Istotnym aspektem, o którym musimy pamiętać wyznaczając godziny obciążeniowe, jest również faktyczny stopień zaangażowania prawników w pracę na rzecz klienta (ang. Fee Earning Capacity). Element ten jest łatwy do pominięcia, zwłaszcza gdy firma ustala jednakową liczbę oczekiwanych godzin dla konkretnej klasy prawników. Sytuację taką obrazuje załączona tabela, gdzie założenia godzinowe wspólnika nr 1 różnią się znacznie od założeń przyjętych względem pozostałych wspólników. Powodem tego może być na przykład duże zaangażowanie wspólnika w zarządzaniu kancelarią. Kolejną czynnością na drodze do opracowania budżetu jest weryfikacja aktualnych stawek godzinowych prawników. Kancelaria musi przede wszystkim sprawdzić, czy w dalszym ciągu zapewniają one osiągnięcie założonej marży netto, a więc czy w wystarczającej wysokości pokrywają koszty ponoszone przez firmę.

Dysponując już budżetem zakładanych godzin oraz rentownymi stawkami wyznaczamy tzw. wartość obciążeniową dla każdego prawnika, a więc potencjalną wartość przychodów. Jednak wartość ta nie odzwierciedla jeszcze realnej kwoty przychodów, bowiem nie uwzględnia przyszłej wartości udzielonych upustów oraz dokonanych odpisów. By te wielkości wyznaczyć, a więc określić poziom oczekiwanej realizacji, wykorzystujemy jej średni poziom osiągnięty w poprzednich okresach, a przede wszystkim zestawiamy obliczoną wartość obciążeniową z kosztami wynagrodzeń w celu obliczenia aktualnej marży brutto na sprzedaży. W ten sposób kancelaria jest w stanie ustalić maksymalny poziom upustów oraz odpisów, który w konsekwencji wyznaczy próg oczekiwanej rentowności. Wartość obciążeniowa skorygowana wskaźnikiem realizacji wyznacza więc rentowną dla kancelarii wysokość przychodów. Ustalony w powyższy sposób budżet daje firmom do dyspozycji wiele narzędzi, za pomocą których mogą na bieżąco monitorować poziom generowanych przychodów oraz analizować czynniki, które wpływają na powstałe odchylenia.

Koszty

W odróżnieniu od budżetu przychodów prognoza kosztów jest mniej skomplikowana. Jeśli chodzi o planowanie przyszłych kosztów wynagrodzeń, podstawą jest szczegółowa weryfikacja aktualnego stanu zatrudnienia, dokładne określenie przyszłych zatrudnień oraz zmian w wysokości płac. Natomiast pozostałe koszty pośrednie bardzo często są wyznaczane na podstawie ich wysokości w poprzednim roku i zwiększane o określony procent inflacyjny. Nie jest to metoda wystarczająca do maksymalnej optymalizacji ponoszonych wydatków. Zdecydowanie korzystniejsza finansowo jest szczegółowa analiza każdej pozycji ponoszonych kosztów. Osoba sporządzająca budżet ma wówczas za zadanie kwestionować proponowane wydatki w kontekście wartości dodanej, jakie przynoszą one firmie. Sporządzony przez kancelarię budżet powinien być przedmiotem regularnej analizy o stopień wykonania założonego planu, jak również identyfikuje wszelkie zagrożenia dla wyznaczonego celu finansowego.

@RY1@i02/2012/231/i02.2012.231.07000080c.805.jpg@RY2@

Budżet przychodów (zł)

@RY1@i02/2012/231/i02.2012.231.07000080c.806.jpg@RY2@

Radosław Sadowski ekspert od zarządzania finansami kancelarii prawnych, założyciel firmy konsultingowej RS Finance

Radosław Sadowski

ekspert od zarządzania finansami kancelarii prawnych, założyciel firmy konsultingowej RS Finance