Jakie należy przeprowadzić czynności, by odtworzyć zaginione akta sądowe

radca prawny, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy, oddział we Wrocławiu

@RY1@i02/2010/053/i02.2010.053.092.011b.001.jpg@RY2@

Joanna Czyż-Zielińska, radca prawny, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy, oddział we Wrocławiu

Zaginięcie lub zniszczenie akt sądowych może się zdarzyć np. podczas pożarów, powodzi czy wysyłania akt z jednego do drugiego sądu.

Jeżeli akta uległy zniszczeniu w czasie trwania procesu, wówczas rekonstrukcja akt jest niezbędna. Inaczej bowiem sąd nie może wydać wyroku w sprawie. Podobnie jest, gdy akta zaginęły po prawomocnym zakończeniu postępowania, wówczas trzeba je odtworzyć, gdyż strona może wnieść kasację lub złożyć wniosek o wznowienie postępowania.

Właściwość organów odtwarzających akta jest zróżnicowana. Zależy ona od etapu procesu. Gdy akta zaginęły w postępowaniu przygotowawczym, wtedy odpowiedzialny za ich odtworzenie jest prokurator. Jeżeli akta zaginęły przed zakończeniem postępowania sądowego odtwarza je sąd, który prowadził sprawę w I instancji.

Na potrzeby postępowania o odtworzenie akt gromadzi się dowody i wykorzystuje dokumenty, będące w posiadaniu stron i innych osób. Prezes sądu wzywa strony w określonym terminie do złożenia wniosków w sprawie odtworzenia akt, a także wzywa osoby będące w ich posiadaniu do przedstawienia ich sądowi, zarządzając w razie potrzeby ich przymusowe odebranie. Po sporządzeniu uwierzytelnionych odpisów dokumenty należy zwrócić uprawnionej osobie. Można również przesłuchać w charakterze świadków uczestników postępowania, a także inne osoby, które mogą mieć wiadomości co do treści akt.

W postępowaniu o odtworzenie akt sąd przeprowadza również dowody osobowe, przesłuchuje strony i inne osoby biorące udział w sprawie, kontroluje rejestry karne, korzysta z notatek protokolantów, sędziów, prokuratorów oraz pełnomocników procesowych.

Postępowanie w sprawie odtworzenia akt kończy postanowienie, a nie wyrok. Na postanowienie to służy zażalenie. W orzeczeniu tym sąd stwierdza, czy akta można odtworzyć, czy też nie. Jeżeli sąd stwierdza, że akta można odtworzyć, ustala jednocześnie zakres odtworzenia.

Jeśli chodzi o procedurę cywilną, to wniosek o odtworzenie akt sprawy będącej w toku zgłosić można w ciągu trzech lat od zaginięcia lub zniszczenia akt, a wniosek o odtworzenie akt sprawy prawomocnie zakończonej - w ciągu dziesięciu lat od tej chwili.

Ograniczenia powyższe nie dotyczą odtworzenia akt sprawy o prawa stanu (np. o przysposobienie dziecka, rozwód). Wówczas o odtworzenie akt można wnioskować w każdym czasie.

Ustawa z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 ze zm.).

Ustawa z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. nr 89, poz. 555 ze zm.).