Brak właściwej dokumentacji czasu pracy nie zawsze oznacza wygraną pracownika w procesie z pracodawcą o nadgodziny

Pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy unikając składania informacji, o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przypadkach opuszczenia pracy, nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany (art. 149 k.p.).

Pracownik był zatrudniony na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku koordynatora ds. spedycji międzynarodowej. Był on obowiązany wykonywać swoje obowiązki w siedzibie pracodawcy, w stałych godzinach pracy. Początkowo pracował w dni powszednie od 8:00 do 16:00. Następnie pracodawca wprowadził w procesie pracy godzinną przerwę, wydłużając do 17:00 obowiązujące spedytorów godziny pracy.

Przez cały okres zatrudnienia pracownik pozostawał w zakładzie pracy poza obowiązującymi go godzinami, wykonując obowiązki służbowe. Pracownik przeprowadzał również telefoniczne rozmowy służbowe po godzinach pracy, przy czym pracodawca miał świadomość wykonywania przezeń zadań poza harmonogramem. Mimo to nie ewidencjonował on takiej pracy, nie analizował również billingów rozmów pracownika z telefonu służbowego. W zamian za to pracownik miał możliwość opuszczania miejsca pracy w godzinach pracy i korzystał z niej codziennie, lecz pomimo obowiązku nie ewidencjonował on godzin wyjść prywatnych. W tym stanie sprawy pracownik wystąpił do sądu z pozwem o zobowiązanie pracodawcy do zapłaty wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.

Sąd rejonowy zasądził na rzecz pracownika dochodzoną przezeń kwotę, uznając, iż wykonywał on pracę w nadgodzinach zarówno na terenie zakładu, jak i po opuszczeniu miejsca pracy. W ocenie sądu to na pracodawcy ciążył obowiązek takiego zorganizowania procesu pracy, by pracownicy mieli możliwość realizacji normalnych, stałych i typowych zadań w zwykłych godzinach pracy wynikających z rozkładu czasu pracy. Sąd pierwszej instancji zwrócił również uwagę na braki w ewidencji czasu pracy oraz to, iż formalne polecenie pracy w nadgodzinach nie jest warunkiem przyznania pracownikowi wynagrodzenia za taką pracę. Wręcz przeciwnie, sama świadomość pracodawcy, że zatrudnieni przezeń pracownicy wykonują pracę w nadgodzinach, i akceptacja takiego stanu rzeczy wystarcza, by po stronie pracowników powstało roszczenie o wynagrodzenie za nadgodziny.

Sąd okręgowy zmienił zaskarżony wyrok sądu rejonowego, uznając, że dokonał on wadliwej oceny zgromadzonego w sprawie materiału. W jego ocenie pracownik nie świadczył bowiem pracy w nadgodzinach, a w konsekwencji pracodawca nie naruszył obowiązków ewidencjonowania takiej pracy, wypłacania wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach czy udzielania pracownikowi czasu wolnego. Rozmowy, które pracownik wykonywał po godzinach pracy trwały codziennie ok. 30-40 minut. Jednocześnie pracownik, za zgodą pracodawcy, w okresie od czerwca 2006 r. do grudnia 2007 r. codziennie wyjeżdżał w godzinach pracy w celach prywatnych. Poza zakładem pracy przebywał od 20 minut do nawet półtorej godziny. Zdarzały się również przypadki, gdy pracownik opuszczał miejsce pracy w celach prywatnych częściej niż raz dziennie, np. udając się do fachowców budujących jego dom czy odwożąc do domu małżonkę i dzieci. Przerwy te miały być odliczane od czasu pracy, niemniej pracownik sam to uniemożliwiał, zaniedbując obowiązek ewidencjonowania czasu ich trwania w zeszycie.

Sąd okręgowy podkreślił, że pozostawanie przez pracownika w pracy po godzinach nie miało uzasadnienia w charakterze wykonywanej pracy. W firmie funkcjonował bowiem dział całodobowego monitoringu, a wszyscy spedytorzy mieli obowiązek przekazywania zatrudnionym tam pracownikom numerów samochodów, które miały wyjechać w trasę. Pracownik nie przestrzegał tego obowiązku i nie przekazywał danych do działu monitoringu, przez co sam pilnował transportu. W efekcie był on jedynym spedytorem, który pozostawał w pracy po godzinach, co w ocenie sądu wynikało jedynie z woli samodzielnego nadzorowania wszystkich przewozów. Miało to również wpływ na długość telefonicznych rozmów służbowych, odbywanych przez pracownika poza godzinami pracy, gdyż u pozostałych spedytorów takie przypadki występowały sporadycznie i trwały najwyżej kilka minut.

W oparciu o te argumenty sąd okręgowy uznał, że pozostając po godzinach pracy, pracownik odpracowywał prywatne wyjścia w godzinach pracy, więc świadczył pracę w granicach obowiązującej go dobowej normy. Uznał także, że praca po godzinach była wykonywana bez polecenia pracodawcy i bez rzeczywistej potrzeby, z własnej inicjatywy pracownika, skoro wbrew procedurom nie przekazywał on wymaganych danych do działu monitoringu. To z kolei wyklucza możliwość kwalifikowania tych aktywności pracownika jako pracy w nadgodzinach. Taka decyzja sądu okręgowego została zaskarżona przez pracownika skargą kasacyjną.

W wyroku z 14 maja 2012 r., (II PK 231/11, niepubl.) Sąd Najwyższy uznał, że wbrew zarzutom skargi dopiero sąd okręgowy dokonał pełnej i skrupulatnej oceny materiału dowodowego, wywodząc z niej ustalenia faktyczne przydatne do oceny prawnej sprawy. Zdaniem Sądu Najwyższego pracownik skupił się w swych zarzutach na wadliwej ocenie faktu nieprowadzenia ewidencji jego czasu pracy, wywodząc z tego zbyt daleko idące skutki prawne. Przyjęty w orzecznictwie SN pogląd wskazuje bowiem, że zaniechanie przez pracodawcę prowadzenia ewidencji czasu pracy nie tworzy domniemania wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w wymiarze przedstawianym przez samego pracownika. Co więcej, pracownik powinien oferować inne środki dowodowe, które podlegają ocenie w ramach całego zgromadzonego materiału dowodowego. W omawianej sprawie pracownik nie tylko nie przedstawił takich dowodów, lecz także sam ponosił odpowiedzialność za braki w ewidencji czasu pracy. Był on bowiem zobowiązany do odnotowywania wyjść prywatnych w zeszycie, a nie realizował tego obowiązku w całym okresie zatrudnienia.

Zachowanie pracownika, który najpierw nie realizował obowiązku informowania pracodawcy o tym, kiedy i na ile opuszcza pracę, a następnie zarzuca pracodawcy, że nie gromadził wymaganych danych o jego czasie pracy, godzi w podstawową zasadę prawa, zgodnie z którą nie można powoływać się na własne zaniedbania. Co więcej, właśnie te braki w książce wyjść prywatnych pracownika uniemożliwiają jednoznaczne stwierdzenie, czy wykonywał on pracę w godzinach nadliczbowych. Warto bowiem pamiętać, że do czasu pracy wlicza się jedynie te okresy, w których pracownik przebywa w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym do wykonywania pracy miejscu, pozostając jednocześnie w dyspozycji pracodawcy. Opuszczając siedzibę zakładu w celach prywatnych, pracownik nie realizował tych przesłanek, więc istnieją podstawy, by czas takich wyjść wyłączyć z jego czasu pracy. Czas tych wyjść kompensują więc co najmniej w części okresy poświęcone na wykonywanie pracy w zakładzie po godzinach oraz telefoniczne rozmowy służbowe przeprowadzane przez pracownika po pracy.

Sąd Najwyższy uznał przy tym, że sąd okręgowy słusznie podał w wątpliwość możliwość uznania tych czynności za pracę w godzinach nadliczbowych. Drugą z przesłanek możliwości polecenia pracy w nadgodzinach są bowiem szczególne potrzeby pracodawcy, przy czym przyjmuje się, że wyraża je podmiot zatrudniający poprzez polecenie lub akceptację wykonywania przez pracownika działań w jego interesie. W tym kontekście sąd okręgowy ustalił, że pracodawca tak zorganizował pracę spedytorów, iż pozostawanie przez nich w jego dyspozycji po godzinach pracy stanowiło okoliczność wyjątkową. Procedura narzucała bowiem na spedytorów obowiązek przekazania spraw do działu monitoringu, który pracował całą dobę. Pracownik nadzorował swoje sprawy po zakończeniu pracy z własnej inicjatywy i chęci, konsekwentnie odmawiając współpracy w celu ich przekazania odpowiedniej służbie. Nie sposób zatem twierdzić, że wykonywał czynności dające się zakwalifikować jako praca nadliczbowa. Postępował bowiem wbrew poleceniu, nie działając jednocześnie za zgodą pracodawcy, gdyż miał świadomość, że takiej zgody nie uzyskał. Trudno oczekiwać, że w opisanej sytuacji pracodawca zabroni pracownikowi dodatkowej aktywności, pozostaje ona bowiem w jego interesie. Nie można jej jednak traktować jako pracy nadliczbowej. W oparciu o te argumenty Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną pracownika.

z 14 maja 2012 r., sygn. akt II PK 231/11, niepublikowany.

KOMENTARZ EKSPERTA

@RY1@i02/2012/217/i02.2012.217.217001200.802.jpg@RY2@

Łukasz Prasołek, asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

W omawianym wyroku Sąd Najwyższy poruszył dwa istotne zagadnienia. Po pierwsze potwierdził funkcjonującą w orzecznictwie i praktyce zasadę, zgodnie z którą sam fakt nieewidencjonowania czasu pracy przez pracodawcę nie daje jeszcze podstaw, by bezwarunkowo uwzględniać wszelkie roszczenia płacowe pracowników. Nie tworzy to bowiem domniemania wykonywania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych, w wymiarze przedstawionym przez pracownika (por. wyrok SN z 2 czerwca 2010 r., II PK 369/09, LEX nr 585 784). Potwierdził również wskazany w wyroku SN z 27 kwietnia 2009 r. (I PK 213/08, OSNP 2010/23-24/289) wymóg przedstawiania przez pracownika powoda środków dowodowych, które można by odnieść do całokształtu materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie. Przy braku ewidencji oraz w przypadku, gdy jest ona prowadzona w sposób uniemożliwiający prawidłowe naliczenie wynagrodzenia, sąd ma bowiem prawo ustalić faktyczną liczbę godzin pracy w oparciu o inne dokumenty, w tym elektroniczny system rejestracji obecności w pracy, listę obecności, książkę wejść i wyjść lub prywatne dokumenty pracownika. Dopiero gdy nie ma takich źródeł lub w przypadku znacznych rozbieżności między nimi sąd ma prawo miarkować wysokość należnego wynagrodzenia. Z drugiej strony to pracownik jako strona wywodząca z pewnych faktów swoje roszczenia musi przedstawić w postępowaniu dowody przemawiające za zasadnością jego roszczeń.

Drugim z istotnych zagadnień rozwiniętych w wyroku Sądu Najwyższego z 14 maja 2012 r. była możliwość podnoszenia przez pracownika, który zaniedbuje obowiązki z zakresu ewidencjonowania swojego czasu pracy, zarzutu nienależytego dokumentowania jego czasu pracy. W tym zakresie Sąd Najwyższy już w wyroku z 7 czerwca 2011 r. (II PK 317/10, LEX nr 1095826) uznał, że kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do prowadzenia dokumentacji czasu pracy własnego i podległych mu pracowników nie może, dochodząc wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, wywodzić korzystnych dla siebie skutków, powołując się na brak takiej dokumentacji. W takiej sytuacji pracownik jest bowiem zobowiązany do zaoferowania wszystkich możliwych dowodów na okoliczność rozmiaru faktycznie świadczonej przez niego pracy, a za wystarczające nie mogą być uznane same jego twierdzenia w tym zakresie. W omawianym wyroku Sąd Najwyższy uszczegółowił tą tezę, uznając, że pracownik uniemożliwiający pracodawcy ewidencjonowanie swojego czasu pracy, np. poprzez unikanie wypełniania obowiązku ewidencjonowania godzin wyjść prywatnych, czy odmawiając składania informacji o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, nie może skutecznie zarzucać pracodawcy, że nienależycie dokumentował jego czas pracy. W ocenie Sądu Najwyższego przemawia za tym ugruntowana w judykaturze reguła czystych rąk, stosowana przy ocenie zasadności zarzutu niezgodności wykonywania prawa podmiotowego z zasadami współżycia społecznego.

Podobne stanowisko Sąd Najwyższy zajął już także w stosunku do osób zajmujących stanowiska kierownicze. W wyroku z 11 grudnia 2007 r. (I PK 157/07, OSNP 2009/3-4/33) przyjął bowiem, że także na pracowniku, który z racji zajmowanego stanowiska miał obowiązek ewidencjonowania swoich godzin pracy, spoczywa ciężar dowodu na okoliczność wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, co ma miejsce również, gdy nie ma rzetelnej ewidencji czasu pracy. Same twierdzenia pracownika o istnieniu nadgodzin są w takim przypadku niewystarczające, a nieprawidłowym stanowiskiem byłoby przyjęcie, że to pracodawca ma zaprzeczać tym twierdzeniom zatrudnionego przez przedstawienie w tym zakresie dowodów.