Firma musi udokumentować zwrot towaru

W przypadku zwrotu towarów spowodowanego odstąpieniem od umowy sprzedaży bądź uznaniem reklamacji przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować ten fakt.

Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, obrót (będący podstawą opodatkowania) zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur.

Przepis ten pozwala na pomniejszenie uzyskanego obrotu m.in. o wartości zwróconych towarów, pod warunkiem że zwroty są prawnie dopuszczalne i zostały udokumentowane.

Żądanie oryginału paragonu od klienta zwracającego towar nie wynika z żadnych przepisów, a jest jedynie pewnym zabezpieczeniem dla sprzedawcy, który w razie kontroli musi udowodnić, że zwrot towaru miał faktycznie miejsce.

W interpretacji indywidualnej, nr IBPP2/443-121/08/ICz z 12 maja 2008 r., dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, iż: "(...) oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zaistnienia błędu będącego podstawą dokonania korekty na podstawie innych dokumentów niż oryginał paragonu fiskalnego nie jest sprzeczne z przepisami prawa podatkowego.

W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty.

Zatem zgromadzenie przez przedsiębiorcę dowodów (...) stanowiących dowód przeciwny do dowodu, jakim jest zapis z kasy rejestrującej, przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego (...)".

Przedmiotowa korekta powinna być uwidoczniona w odrębnej, specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt.

Bardzo praktycznym rozwiązaniem jest tzw. zeszyt korekt, w którym sprzedawca wpisuje datę zwrotu i jego przyczyny. Najlepiej też oczywiście dołączyć paragon.

Wskazane jest, aby ewidencja korekt zawierała co najmniej:

● nazwisko (nazwę) podatnika, jego adres (siedzibę) oraz adres punktu sprzedaży, NIP,

● logo i numer kasy fiskalnej,

● numer paragonu, który podlega korekcie,

● nazwę towaru, przyczynę dokonania korekty wraz z datą jej dokonania,

● poprzednią wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku,

● aktualną (po korekcie) wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku.

W ten sposób rejestrowane dane korekt za dany miesiąc rozliczeniowy obniżą łączną miesięczną sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej.

Zatem jeśli klient dokonuje zwrotu zakupionego towaru, to jednym z rozwiązań, z jakimi można się spotkać w praktyce, jest zwrot oryginału paragonu dokumentującego sprzedaż pierwotną i załączenie go (wraz z odpowiednim opisem) do ewidencji korekt. Obrót wynikający z tego paragonu uwzględniony jest w księdze przychodów i rozchodów za pomocą dokumentu wewnętrznego.

SF

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

prawnik, firma Auxilium