Jak wystawiać e-faktury przed i po 1 stycznia 2013 r.

Czy takie metody zabezpieczania integralności i autentyczności są poprawne? Czy e-faktury w ogóle trzeba podpisywać? Jak to będzie wyglądało po 1 stycznia 2013 r.? Czy wszystkim kontrahentom będzie można wysyłać e-faktury? Czy autentyczność i integralność trzeba będzie również zapewnić w przypadku faktur papierowych?

Izba Skarbowa we Wrocławiu

Obecny przepis dotyczący wystawiania faktur w formie elektronicznej zgodnie z rozporządzeniem z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661) nakazuje wystawcy faktury w formie elektronicznej uzyskanie, przed przesłaniem pierwszej faktury, formalnej zgody od odbiorcy na otrzymanie dokumentu w formie elektronicznej. Powyższe przepisy do dnia dzisiejszego nie zostały zmienione.

Z projektu nowego rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zamieszczonego w Rządowym Centrum Legislacji, wynika, że wprowadzenie zmian w powyższym zakresie polega na domniemaniu akceptacji otrzymywania faktur elektronicznych. Oznacza to, że za akceptację będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną np. ustnie, jeśli w efekcie otrzymania e-faktury kontrahent ureguluje płatność, która z niej wynika.

Wystawca faktury będzie zatem mógł wysłać kontrahentowi e-fakturę, nie pytając odbiorcy o zgodę. Jednak nabywca, który nie będzie chciał otrzymywać od sprzedającego faktur w formie elektronicznej, będzie zobowiązany zgłosić formalny sprzeciw.

Powyższe będzie prowadziło do zrównania zasad traktowania faktur papierowych z elektronicznymi, co oznacza, że wystawca faktury będzie zobowiązany do zapewnienia zarówno fakturom wystawionym w formie papierowej, jak i elektronicznej autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność. Dotychczas obowiązujące wymagania w powyższym zakresie dotyczyły tylko faktur elektronicznych.

@RY1@i02/2012/252/i02.2012.252.071001100.804.jpg@RY2@

Mirosława Zugaj menedżer, doradca podatkowy w Grant Thornton

W pierwszej kolejności należy wskazać, że obecnie obowiązujące rozporządzenie ministra finansów w sprawie faktur elektronicznych zawiera wskazanie, że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane w przypadku wykorzystania m.in. bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu EDI. Narzędzia te nie są jedynymi, jakie mogą być stosowane. To od podatnika zależy, w jaki (inny) sposób autentyczność pochodzenia i integralność treści zapewnia.

Może to czynić, przesyłając faktury np. z określonego adresu e-mailowego, w określonym formacie, na określony adres. Może także zapewnić dostęp do faktury na określonym portalu, pod warunkiem np. uprzedniego podania odbiorcy faktury hasła dostępu. Podatnik decyduje o wyborze formy zabezpieczenia pliku zawierającego fakturę. Rozporządzenie dopuszcza możliwość stosowania dowolnej formy elektronicznej. Należy więc zwrócić uwagę, że czym innym jest forma elektroniczna, a czym innym opatrzenie pliku w tej formie np. podpisem elektronicznym. Jeśli kontrahent wyrazi zgodę na przesyłanie pliku np. w formacie pdf, to nie ma przeszkód, by takie rozwiązanie stosować. Obowiązek wykazania, iż warunki co do autentyczności i integralności zostały spełnione, ciąży na obu stronach transakcji. Obecnie jednak konieczne jest uzyskanie akceptacji klienta co do przesyłania mu faktur elektronicznych. Akceptacja musi być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej.

Przepisy nie zakazują tego, by ten sam podatnik stosował wobec różnych klientów różne sposoby zapewniania autentyczność pochodzenia faktury. Dopuszczalne jest tym samym, aby jednemu kontrahentowi wysyłać faktury wyłącznie w formacie pdf, natomiast innemu w formacie word, ale opatrzone podpisem elektronicznym. Istotne jest jedynie to, czy kontrahent zaakceptował tę formę. Faktur elektronicznych, podobnie jak papierowych, nie trzeba opatrywać podpisem. Podpis elektroniczny to wyłącznie jeden ze sposób na zapewnienie autentyczności pochodzenia.

Od 2013 roku wprowadzone zostaną pewne zmiany. Projekty obu rozporządzeń (w sprawie faktur i e-faktur) przewidują konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści, zaś o sposobie zapewniania tych cech decydować będzie wyłącznie podatnik. Tym samym wydaje się, że organy podatkowe będą miały mniejszą możliwość podważania np. formy elektronicznej wysyłanej faktury.

Projekty zawierają zaczerpnięte z prawa unijnego pojęcie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą czy usługą. Kontrole te mają służyć właśnie zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Mówiąc wprost, strony transakcji są uprawnione do tego, by weryfikować wzajemnie to, czy dokumentująca daną czynność faktura, jaką posiada jedna z nich, jest zgodna (zawiera te same informacje) z fakturą posiadaną przez drugą stronę.

Jednocześnie w projekcie nie wskazuje się w żaden sposób, jak te kontrole miałyby wyglądać, pozostawiając podatnikom całkowitą swobodę w tym zakresie. Oznacza to de facto, że zarówno w przypadku faktur papierowych, jak i elektronicznych, konieczne może być zawieranie z kontrahentem stosownym porozumień. Pojawiają się nawet opinie, że jedyną wiarygodną ścieżką audytu zapewniającą autentyczność faktury papierowej może być opatrzenie jej podpisem konkretnego pracownika firmy oraz opieczętowanie.

Problem jest o tyle skomplikowany, że w odniesieniu do faktur elektronicznych nie definiuje się sposobu akceptacji przesyłania tych faktur. Oznaczać to może, że w sytuacji, kiedy kontrahent przyśle nam fakturę w formacie, który nam nie odpowiada, i nie oprotestujemy tego faktu w sposób, który do niego dotrze (e-mail, pismo), to ma on prawo przypuszczać, że wyraziliśmy zgodę na takie właśnie rozwiązanie.

Zmiany rozporządzeń od 2013 roku nie wpłyną co do zasady na sposób przekazywania faktur elektronicznych. Sposób ich przekazywania, podobnie zresztą jak w przypadku faktur papierowych, może być elementem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralność treści. Nadal więc możliwe będzie przesyłanie faktur elektronicznych e-mailem, zamieszczanie ich na portalu z możliwością pobrania, korzystanie z usług firm specjalizujących się w przekazywaniu e-faktur.

Są to powszechnie akceptowane przez organy podatkowe sposoby przekazywania e-faktur. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można przypuszczać, że w tej kwestii od nowego roku nic się nie zmieni. Planowana zmiana przepisów, zwłaszcza w zakresie wprowadzenia możliwości wspomnianych kontroli biznesowych, dotyczy raczej działań podatników w relacji z ich kontrahentami, nie zaś z organami podatkowymi.

@RY1@i02/2012/252/i02.2012.252.071001100.805.jpg@RY2@

Oprac. Łukasz Zalewski

Podstawa prawna

Par. 2, 3, 4, 6, 7 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661). Par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2012 r., poz. 1428).

EKSPERT RADZI

@RY1@i02/2012/252/i02.2012.252.071001100.806.jpg@RY2@

Sylwia Kulczycka, doradca podatkowy, senior associate w Kancelarii Salans

Czy zmieni się zakres uprawnień kontrolerów

Od 1 stycznia 2013 r. podatników czekają istotne zmiany w zakresie wystawiania faktur. Rewolucja w fakturowaniu wynika z konieczności dostosowania naszych przepisów do wymogów wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE (dyrektywa zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania).

Nowe polskie regulacje w zakresie fakturowania zostaną wprowadzone rozporządzeniem zmieniającym rozporządzenie w sprawie fakturowania (zostało już podpisane przez ministra finansów i czeka na publikację w Dzienniku Ustaw) oraz nowym rozporządzeniem w sprawie faktur w formie elektronicznej (czeka na podpis ministra). Docelowo jednak zmiany w zakresie fakturowania zostaną wprowadzone nowelizacją ustawy o VAT (przepisy ustawowe wejdą jednak w życie dopiero w 2014 roku). Nowe przepisy zmierzają do uproszczenia obrotu fakturowego oraz do upowszechnienia e-faktur. Jedną ze zmian jest wyeliminowanie obowiązku oznaczania faktury jako "faktura VAT". W związku z tym pojawiają się ostatnio często pytania o to, czy po 1 stycznia 2013 r. z obrotu gospodarczego znikną "faktury VAT" i jak zmieni się rola faktur.

Wskazać należy, że przez ostatnie 20 lat najbardziej rozpowszechnionym dokumentem handlowym w Polsce była faktura VAT. Wprowadzony przepisami podatkowymi obowiązek wystawiania faktur VAT sprawił, że przedsiębiorcy wystawiali właśnie te dokumenty, aby określić swoje należności, termin płatności, rachunek bankowy, na który ma być dokonana zapłata itp. Faktura VAT była dokumentem, który potwierdzał otrzymanie płatności (faktury zaliczkowe) oraz wykonanie transakcji. Zgodnie z nowymi przepisami faktury (już nie "faktury VAT") będą mogły nadal stanowić dokumenty handlowe, jeżeli przedsiębiorcy zdecydują, że mają one służyć takiemu celowi. Faktury (tj. dokumenty zawierające wszystkie pozycje wymienione w nowym rozporządzeniu w sprawie fakturowania) będą nadal potwierdzały otrzymanie płatności i dokonanie transakcji między stronami. Nie ma przeszkód, aby przedsiębiorcy nadal zamieszczali na nich dane niezbędne do rozliczenia transakcji, np. numer rachunku bankowego i termin płatności. Moim zdaniem nie ma też przeszkód, aby taki dokument nadal tytułować fakturą VAT. Nowe rozporządzenie w sprawie fakturowania określa bowiem pewne minimalne informacje, które mają znaleźć się na fakturze, natomiast nie zabrania wskazywania dodatkowych elementów, które przedsiębiorca może uznać za konieczne dla celów handlowych. Z tego też względu należy się spodziewać, że faktury będą nadal powszechnie stosowane w obrocie handlowym. Nowe rozporządzenie w sprawie faktur w formie elektronicznej wskazuje jedynie, że faktury przesłane i przechowywane w formie elektronicznej udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Z przepisu tego nie można, moim zdaniem, wnioskować, że podatnik ma bezwzględny obowiązek drukowania faktur na potrzeby kontroli organów podatkowych i skarbowych. W praktyce funkcjonującej na gruncie obecnych przepisów o e-fakturach organy podatkowe i skarbowe akceptowały m.in. poniższe metody dostępu do e-faktur:

w zapewnienie organom podatkowym możliwości udokumentowanego pobierania plików zawierających e-faktury z systemu podatników,

w zapewnienie organowi dostępu online do archiwum z e-fakturami,

w udostępnienie komputera w siedzibie podatnika lub innym miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej w celu umożliwienia władzom podatkowym przeglądania e-faktur wraz z możliwością ich udokumentowanego wydruku.

Należy przewidywać, że praktyka ta będzie kontynuowana. Obowiązek drukowania e-faktur na żądanie organów podatkowych istnieć będzie zatem, moim zdaniem, jedynie w przypadku, gdy będzie to jedyna technicznie możliwa forma poboru e-faktur z systemu IT podatnika.