Zarówno reprezentacja, jak i reklama obciążają koszty operacyjne

Podmioty, które chcą zwiększyć swoją sprzedaż i udział w rynku, organizują różnego rodzaju akcje promocyjno-reklamowe. W tym celu mogą prowadzić działania marketingowe, których elementem jest przekazywanie towarów o wartości nieprzekraczającej 10 zł, ale także i takie, które przekraczają tę wartość. Często też przekazują potencjalnym klientom ulotki lub katalogi itp.

W księgach rachunkowych zalicza się je do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje na koncie 460 - Pozostałe koszty rodzajowe. W analityce można rozdzielić te koszty na te dotyczące reprezentacji i reklamy.

Rozliczenie z fiskusem

Na ewidencję będą wpływać przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 7 ust. 3 tej ustawy wyjątek od generalnej zasady opodatkowania VAT nieodpłatnych świadczeń stanowią prezenty o małej wartości i próbki, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Przy tym za prezenty o małej wartości uważa się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

- o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

- których przekazania nie ujęto we wspomnianej wyżej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określony w momencie przekazywania towaru nie przekracza 10 zł.

Warto zwrócić uwagę na interpretację indywidualną (nr ILPP1/443-115/13-5/MK) dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2013 r. - która dotyczy aktualnego stanu prawnego. W tym przypadku organ odnosi się do sytuacji, gdy właśnie w ramach akcji promocyjno-reklamowej podmiotom, do których adresowane jest dane działanie marketingowe, nieodpłatnie przekazywane są towary. Chodzi o te nabywane przez spółkę od podmiotów trzecich będące w ofercie handlowej spółki (tj. dystrybuowane artykuły spożywcze), których jednostkowa cena nabycia netto nie przekracza 10 zł, lub/oraz produkty własne (tj. produkowane artykuły spożywcze, których jednostkowy koszt wytworzenia nie przekracza 10 zł). Dyrektor izby stwierdził w wydanej interpretacji, że takie przekazanie nie podlega VAT. Wyjaśnił, że wynika to z tego, że działanie wnioskodawcy stanowi przekazanie prezentów o małej wartości, a ich przekazanie następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Ma bowiem skutkować zwiększeniem sprzedaży (obrotu) a także rozwojem firmy. Ponadto organ przyznał rację podatnikowi, że na opodatkowanie VAT takiego przekazania nie ma wpływu liczba przekazanych towarów jednemu podmiotowi ani status tego podmiotu.

Ewidencja księgowa prezentów o wartości nieprzekraczającej 10 zł może przebiegać następująco:

- wartość brutto: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

- VAT naliczony: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu,

- wartość netto: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy/promocji), strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Przekazanie próbek

Również próbki przekazane na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika nie podlegają VAT. Przy tym za taką próbkę uznaje się egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Przy tym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

- ma na celu promocję tego towaru oraz

- nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych rozchodu z magazynu towarów przekazywanych jako próbki przedstawia się zatem następująco:

- strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy), strona Ma konta 330 - Towary handlowe.

Materiały o wartości użytkowej i informacyjnej

W obecnym stanie prawnym ustawodawca nie wyłącza bezpośrednio z opodatkowania przekazywanych materiałów reklamowych i informacyjnych (a takie wyłączenie w przepisach ustawy u VAT było przed 1 kwietnia 2013 r.). Nie oznacza to jednak, że ich czynności zawsze będą podlegały opodatkowaniu. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów (opublikowanym na stronie www.mf.gov.pl) uzależnione jest to od tego, czy materiały reklamowe i informacyjne mają wartość użytkową dla konsumenta. Przykładowo przy przekazaniu ulotek informujących o firmie nie trzeba naliczać VAT. Inaczej będzie z kalendarzami, na których zamieszczono informacje o firmie, ponieważ mają dla nabywcy wartość użytkową. [przykład 1]

Ewidencja ulotek informacyjnych przekazanych potencjalnym klientom bezpośrednio po zakupie może przebiegać następująco:

- wartość brutto: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

- VAT naliczony: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu,

- wartość netto: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy), strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu. [przykład 2]

Koszty reprezentacji

Do kosztów reprezentacji ewidencjonowanych na koncie 460 - Pozostałe koszty rodzajowe - należy też obiad dla kontrahenta. W tym przypadku nie można jednak odliczyć VAT. Zgodnie bowiem z art. 88 ust. 1 pkt 4 tej ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych. Wyjątkiem są tylko nabyte gotowe posiłki przeznaczone dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Dlatego taki zakup ujmuje się następującym zapisem:

- faktura za obiad: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

- zarachowanie w koszty całej wartości: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reprezentacji), natomiast strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

PRZYKŁAD 1

Prezenty dla kontrahentów

Spółka kupiła 100 kalendarzy w cenie 61,5 zł brutto za sztukę. Połowa została wydana kontrahentom (koszty te zostały zakwalifikowane jako reprezentacja). Jednak podmiot nie prowadzi ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych. Jednostka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie, ale jednocześnie przekazanie kalendarzy powoduje naliczenie VAT należnego. Pozostałe kalendarze zostały wydane pracownikom do użytku służbowego.

@RY1@i02/2013/150/i02.2013.150.00800020a.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1) Otrzymanie faktury od dostawcy - 6150 zł:

a) VAT naliczony podlegający odliczeniu - 1150 zł;

b) wartość netto - 5000 zł.

2) Przyjęcie do magazynu materiałów w stałych cenach ewidencyjnych 5000 zł.

3) Zapłata za fakturę - 6150 zł.

4) Wydanie z magazynu 50 kalendarzy dla kontrahentów - 2500 zł.

5) Spółka wystawia fakturę wewnętrzną - podatek należny to (2500 zł x 23 proc.) - 575 zł.

6) Wydanie pozostałych kalendarzy pracownikom do użytku służbowego - 2500 zł.

PRZYKŁAD 2

Zakup broszur informacyjnych

Aby zachęcić do zakupu mebli dla dzieci, spółka będzie rozdawać katalogi informacyjne na rodzinnym pikniku. Zostaną one wydane bezpośrednio po zakupie (nie trafią do magazynu). Wartość faktury zakupu opiewa na 1230 zł brutto.

@RY1@i02/2013/150/i02.2013.150.00800020a.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1) Otrzymanie faktury od dostawcy - 1230 zł:

a) VAT naliczony podlegający odliczeniu - 230 zł;

b) wartość netto - 1000 zł.

2) Odniesienie wydatków w koszty - 1000 zł.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Ustawa z 11 marca 2004 r. o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).