Faktury uproszczone i zbiorcze: ro związujemy problemy

Od 1 stycznia 2013 r. podatnicy wystawiają faktury na nowych zasadach. I choć zmiany nie są rewolucyjne, przedsiębiorcy wciąż mają wątpliwości. Dziś eksperci wyjaśniają problemy, jakie najczęściej występowały w ciągu tych niecałych dwóch miesięcy obowiązywania nowych przepisów.

Zmiany dotyczą m.in. faktur uproszczonych. Warunkiem jest, aby kwota faktury nie przekraczała 450 zł lub 100 euro (gdy kwoty w fakturze są określone w euro). Jest to nowość dla polskich podatników. Wprowadzenie nowych zasad w tym zakresie wynika z obowiązku nałożonego na państwa członkowskie dyrektywą Rady 2010/45/UE zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.Urz. UE L 189 z 22 lipca 2010 r., str. 1).

Zakres informacji

Od tego roku na nowo zdefiniowany został m.in. zakres informacji, które powinny znaleźć się na fakturze uproszczonej. Zmiana została wprowadzona w par. 5 ust. 4 pkt 6 przez rozporządzenie ministra finansów z 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (gdy kwota ta określona jest w euro), faktura może nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu. [przykład 1]

Ponadto jeśli faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku, może nie zawierać danych wskazanych w tabeli. Warto zatem zadbać o to, aby chociażby wartość brutto sprzedaży została rozbita na poszczególne stawki tego podatku.

Na fakturach uproszczonych nie trzeba zamieszczać elementów wymaganych dla zwykłych faktur. Jednak podatnicy mogą je zamieszczać dobrowolnie.[tabela 1]

Wystawienie faktury uproszczonej nie jest obowiązkowe. Jeżeli kwota faktury nie przekracza 450 zł lub 100 euro, to podatnik sam decyduje, czy udokumentować sprzedaż fakturą zwykłą, czy uproszczoną. Nie trzeba składać żadnych powiadomień do urzędu o podjęciu decyzji o wystawianiu takich faktur.

Dla wszystkich, ale nie zawsze

Faktury uproszczone mogą wystawiać wszyscy podatnicy, zarówno czynni VAT, jak i zarejestrowani jako podatnicy zwolnieni z VAT. Jednak nie wszystkie transakcje mogą być nimi dokumentowane. Dotyczy to (par. 5 ust. 5 rozporządzenia o fakturach): sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Nie ma jednak zakazu wystawiania faktur uproszczonych dokumentujących eksport towarów. Ponadto zakaz ten dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług, a także sprzedaży dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, która zażądała faktury.

Likwidacja

Od stycznia 2013 r. nie ma także obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych dokumentujących:

wnieodpłatne dostawy towarów zrównane z odpłatnymi,

wnieodpłatne świadczenie usług zrównane z odpłatnymi,

wwewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

wświadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca

wdostawę towarów, dla których podatnikiem jest nabywca.

Podatnik ma zatem kilka możliwości do wyboru. Po pierwsze, może kontynuować dotychczasowe zasady wystawiania dokumentów wewnętrznych dla celów księgowych zamieszczając na takiej fakturze takie same dane jak dotychczas. W takiej sytuacji faktura stanowić będzie wewnętrzny dokument potwierdzający po prostu transakcję. Po drugie, może wystawiać faktury zawierające mniej danych, dokumentując po prostu transakcję. Po trzecie, może wystawiać faktury zgodnie z nowymi przepisami zamieszczając w nich dane, które wynikają ze zmienionego rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. I po czwarte, może nie wystawiać faktury wewnętrznej z tytułu opisanych wyżej transakcji.

Jeżeli jednak podatnik nie wystawi żadnego dokumentu potwierdzającego transakcje, w razie kontroli może to wzbudzić wątpliwości organów podatkowych, przede wszystkim w stosunku do formy wyprowadzenia towarów lub formy ich nabycia. [przykład 2]

Rezygnacja z dokumentowania transakcji fakturami wewnętrznymi może jednak wpływać na zakres transakcji dodatkowo opodatkowanych VAT. Podatnik powinien natomiast kontynuować dokumentowanie momentu wydania lub otrzymania tak, by prawidłowo wskazywać moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. [przykład 3]

Mimo wyeliminowania obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych podatnik nadal zobowiązany jest do wykazania czynności w deklaracji podatkowej, złożenia tej deklaracji oraz zapłaty podatku. Transakcję opodatkowaną należy przy tym wykazywać zgodnie z zasadami powstania obowiązku podatkowego obowiązującymi od 1 stycznia 2013 r.

Podatnik nadal ma obowiązek uzyskać dokument potwierdzający ponoszenie kosztów podatkowych oraz dokument wskazujący na naliczenie podatku przy zakupie lub nabyciu. Dokumentem takim może być m.in. dokument przekazany mu przez dostawcę (WNT) czy faktura zakupu.

Termin 7-dniowy zostaje

Paragraf 9 rozporządzenia fakturowego w zmienionym brzmieniu utrzymują dotychczasową zasadę obowiązku wystawiania faktur w terminie najpóźniej 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (ust. 1) lub - w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym - od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży (ust. 2). [przykład 4]

Zbiorczo

Wprowadzono także zupełnie nową instytucję, mianowicie możliwość wystawiania zbiorczych faktur, dokumentujących transakcje dokonane w trakcie miesiąca kalendarzowego (niemających charakteru sprzedaży ciągłej). W takim przypadku faktura musi być wystawiona najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca, w którym miały miejsce dostawy towarów lub były świadczone usługi. [przykład 5]

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, zmiany w tym zakresie mają na celu dostosowanie do przepisów unijnych. Realizują obowiązek zapewnienia podatnikom możliwości wystawiania faktur zbiorczych, o których mowa w art. 223 dyrektywy 2006/112/WE, oraz upraszczają dokumentowanie transakcji.

Dłuższy termin na transakcje wewnątrzwspólnotowe

Wydłużono natomiast znacznie termin wystawiania faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (par. 9 ust. 4 rozporządzenia fakturowego) oraz świadczenie usług (par. 9 ust. 5). W takiej sytuacji podatnik będzie mógł wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wewnątrzwspólnotowej transakcji. [przykład 6]

Zaliczkowo

Nowe przepisy utrzymują dotychczasowe zasady wystawiania faktur zaliczkowych. Zlikwidowany został jednak obowiązek wystawiania faktur na zaliczki w WDT. Zdaniem Ministerstwa Finansów tego rodzaju zaliczki od 1 stycznia 2013 r. nie rodzą obowiązku podatkowego - vide art. 11 pkt 1 ustawy z 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342).

Ponadto gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej należności (nie są wystawiane na 100 proc. ceny), podatnik po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę ostateczną w terminie standardowym, z tym że sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności; taka faktura zawiera również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Nie stosuje się już nazw skróconych firmy własnej lub kontrahenta. W przypadku kilku faktur zaliczkowych dotyczących jednej transakcji - ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać wymienione numery wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Dotychczas jedynie faktura wystawiana po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (faktura ostateczna) musiała zawierać takie informacje o numerach wszystkich wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych.

Pojęcie "nazwa skrócona" jest pojęciem innym niż pojęcie "nazwa". Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów możliwe jest nadal stosowanie nazwy skróconej na fakturach. Taka interpretacja nie wynika jednak z brzmienia rozporządzeń oraz innych aktów powszechnie obowiązującego prawa. Broszury i wyjaśnienia do momentu wydania interpretacji ogólnej nie stanowią prawa, a odpowiedzialność w zakresie błędów pozostawać będzie po stronie podatnika.

Prawidłowy adres

Przedsiębiorcy mają też obowiązek podania danych identyfikacyjnych. Osoby fizyczne powinny zatem umieszczać na fakturze imię i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy. Z kolei podatnicy niebędący osobami fizycznymi muszą wskazać nazwę pełną oraz nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Możliwe jest także wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej.

Na fakturze powinien być podawany, co do zasady, adres siedziby działalności gospodarczej podatnika, w rozumieniu ustawy o VAT. Przepisy nie precyzują, jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (miejsca zamieszkania czy głównego miejsca prowadzenia działalności - jeśli to główne miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym miejscu niż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskazać w fakturze.

Trzeba zatem przyjąć, że będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być, co do zasady, adres zamieszkania. Jednak w sytuacji gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności. Nie ma też przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem że nie zakłóca to czytelności faktury.

Warunki do spełnienia

● kwota faktury nie może przekraczać 450 zł lub 100 euro (gdy kwoty w fakturze są określone w euro),

● faktura musi zawierać dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek kwotę podatku,

● nie ma ograniczenia co do statusu podatnika, faktury uproszczone mogą wystawiać wszyscy podatnicy.

PRZYKŁAD 1

Zakup paliwa

Kupując paliwo na przypadkowej stacji benzynowej, podatnik ma obowiązek podania nazwy firmy, NIP-u, danych adresowych oraz numeru rejestracyjnego pojazdu. Dokumentując sprzedaż fakturą uproszczoną, wystarczy podanie NIP-u nabywcy.

PRZYKŁAD 2

Możliwość wyboru

Podatnik zakupił 5000 egzemplarzy książek o wartości nabycia 30 zł netto. Wykazał je w dokumentacji, odliczył VAT. Podatnik przekazał nieodpłatnie swoim kontrahentom tysiąc egzemplarzy w ramach akcji marketingowej. 4000 egzemplarzy uległo natomiast zniszczeniu. Aby uniknąć kwestionowania przez organy podatkowe tak rozliczonej akcji promocyjnej, podatnik zdecydował, że nie wystawi faktury wewnętrznej, a podstawę opodatkowania określi, uwzględniając 5000 sztuk. Zapłacił zatem nadwyżkę VAT, ale nie naraził się na ryzyko zarzutu dostaw nieodpłatnych zrównanych z odpłatnymi. W opisanej sytuacji podatnik miał prawo do takiego wyboru.

PRZYKŁAD 3

Zła decyzja

Podatnik przekazał nieodpłatnie 5000 egzemplarzy książek - 4000 egzemplarzy przekazał w lutym, 1000 w marcu. Podatnik nie wystawił faktury wewnętrznej. Podatek od nieodpłatnego przekazania odprowadził w marcu. W omawianym przypadku podatnik opóźnił zatem moment powstania obowiązku podatkowego. Postąpił nieprawidłowo, powinien bowiem wskazać liczbę przekazanych w lutym i marcu książek.

PRZYKŁAD 4

Tak samo

Podatnik wykonał usługę 28 lutego. Zgodnie z obowiązującymi dotychczas przepisami faktura powinna zostać wystawiona między 28 lutego a 7 marca. W tym zakresie nic zatem się nie zmienia.

PRZYKŁAD 5

Jedna zamiast trzech

Podatnik wydaje klientowi towary zawsze 1., 12. i 22. dnia miesiąca, dokumentując je dokumentami wydania zewnętrznego. Dotychczas każdą z tych dostaw podatnik musiał zafakturować oddzielnie, a zatem musiał wystawić trzy faktury. Według nowych przepisów wystarczy wystawić przed końcem miesiąca jedną zbiorczą fakturę obejmującą wszystkie te dostawy i podać jako datę zakończenia dostawy 22. dzień tego miesiąca.

PRZYKŁAD 6

Teraz 15 dni

Podatnik wykonał usługę 26 lutego. Zgodnie z nowymi przepisami ten sam podatnik ma możliwość wystawienia faktury między 27 stycznia (tj. na 30 dni przed wykonaniem usługi) a 15 marca.

WAŻNE

Faktura uproszczona VAT musi zawierać numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla VAT lub podatku od wartości dodanej

WAŻNE

Likwidacja obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych nie jest równoznaczna z zakazem ich wystawiania

1) imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz jego adres	1) data wystawienia faktury
2) miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług	2) kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
3) cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)	3) imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy) oraz jego adres
4) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)	4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku
5) stawka podatku	5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
6) suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku	6) data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
7) kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku - pod warunkiem że faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku	7) nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
8) kwoty rabatów
9) kwota należności ogółem
10) dodatkowe dane przewidziane dla niektórych faktur (par. 5 ust. 2 rozporządzenia o fakturach)

Wzór faktury uproszczonej

Data wystawienia: ..............

NIP nabywcy: ............

Sprzedawca

.....................................

Nazwa i adres sprzedawcy

NIP: ...........................

Poz. Nazwa (rodzaj) towaru/usługi

1.

2.

3.

Należność ogółem: ....................zł

Wartość sprzedaży opodatkowanej stawką 5 proc.: ................... zł

Wartość sprzedaży opodatkowanej stawką 8 proc.: .................... zł

Wartość sprzedaży opodatkowanej stawką 23 proc.: ................ zł

Stare czy nowe rozporządzenie

Podatnicy mają wątpliwości, które przepisy - stare czy nowe - mają zastosowanie w przypadku faktur korygujących. Przykładowo w grudniu 2012 r. przedsiębiorca sprzedał towar i wystawił fakturę. Jednak w lutym okazało się, że musi ją skorygować. Zastanawia się, jakie przepisy powinny mieć zastosowanie. Odpowiedź na to pytanie dają regulacje zawarte w rozporządzeniu fakturowym. W par. 2 ust. 1 tego rozporządzenia zapisano, że do udokumentowania czynności dokonanych przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia stosuje się przepisy w brzmieniu dotychczasowym. Wyjątek stanowią m.in. właśnie faktury korygujące. I tak, do wystawiania faktur korygujących oraz faktur będących duplikatami do faktur wystawionych przed dniem wejścia w życie omawianego rozporządzenia stosuje się przepisy rozporządzenia w nowym (obowiązującym od 1 stycznia 2013 r.) brzmieniu.

WAŻNE

Podatnicy wystawiający dotychczas faktury "VAT-MP" czy też "VAT marża" nadal mogą zachować te oznaczenia, pod warunkiem wskazania również na fakturze wymaganych we wszystkich państwach członkowskich UE nowych oznaczeń

Zgodnie z UE

Obecnie podatnik ma obowiązek umieszczania na fakturze danych wynikających ze znowelizowanego brzmienia art. 226 dyrektywy 2006/112/WE, tj.:

1) wyrazów "metoda kasowa", które zastępują dotychczasowe wyrażenie "Faktura VAT MP" (stosownie do nowego brzmienia par. 5 ust. 2 pkt 1 - rozwiązanie to odpowiada art. 226 pkt 7a dyrektywy 2006/112/WE),

2) wyrazu "samofakturowanie" (stosownie do nowego brzmienia par. 5 ust. 2 pkt 2 - rozwiązanie to odpowiada art. 226 pkt 10a dyrektywy 2006/112/WE),

3) wyrazów "procedura marży dla biur podróży", które zastępują dotychczasowe wyrażenie "Faktura VAT marża" bądź też odesłanie do przepisów art. 119 ustawy o VAT lub art. 306 dyrektywy (stosownie do par. 5 ust. 2 pkt 3 - rozwiązanie to odpowiada art. 226 pkt 13 dyrektywy 2006/112/WE),

4) wyrazów "procedura marży - towary używane"; "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki", które zastępują dotychczasowe wyrażenie "Faktura VAT marża" bądź też odesłanie do przepisów art. 120 ustawy o VAT lub art. 313 dyrektywy (stosownie do par. 5 ust. 2 pkt 4 - rozwiązanie to odpowiada art. 226 pkt 14 dyrektywy 2006/112/WE),

5) wyrazów "odwrotne obciążenie" - rozwiązanie to może być stosowane jako jedyne z dotychczasowych trzech obowiązujących oznaczeń dla tego rodzaju transakcji (stosownie do par. 5 ust. 2 pkt 5 - rozwiązanie to odpowiada art. 226 pkt 11a dyrektywy 2006/112/WE),

6) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę lub takie świadczenie, lub innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia; rozwiązanie to odpowiada art. 226 pkt 11 dyrektywy 2006/112/WE i w zasadzie tylko porządkuje dotychczasowe oznaczenia.

O tym, jak stosować nowe przepisy o fakturach, pisaliśmy w KiP nr 234 z 3 grudnia 2012 r. Podawaliśmy wówczas wzory nowych dokumentów.

@RY1@i02/2013/034/i02.2013.034.071001000.805.jpg@RY2@

Katarzyna Czajkowska-Matosiuk

Alina Wróbel

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360). Rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661). Rozporządzenie ministra finansów z 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2012 r., poz. 1428). Ustawa z 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r., poz. 35).