Jak rozliczać projekty finansowane z funduszy UE

radca prawny, partner w InCorpore Banach Iniewski Stradomski

Co do zasady wydatek jest kwalifikowany, jeżeli został poniesiony w odpowiednim czasie, zgodnie z prawem i postanowieniami programu operacyjnego oraz zasadami określonymi przez instytucję zarządzającą programem operacyjnym, celowy, racjonalny co do wysokości i efektywny ekonomicznie oraz należycie udokumentowany.

Po właściwej kwalifikacji całości lub części wydatku następuje faza kwalifikacji podatku naliczonego z uwzględnieniem polskich przepisów o VAT, interpretowanych często z użyciem przepisów Dyrektywy 112. Na tym etapie należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy beneficjent, realizując projekt, działa w charakterze podatnika VAT, a następnie, czy nabywane towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Po stwierdzeniu, że obydwie powyższe przesłanki zostały spełnione, należy sprawdzić, czy: podatnik nie jest zwolniony z podatku podmiotowo lub czynność, dla której wykonania został dokonany wydatek, jest zwolniona z podatku, oraz także, czy nie istnieje zakaz obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług sfinansowanych ze środków pomocowych.

Biorąc pod uwagę powyższy schemat postępowania, można wyróżnić różne modele kwalifikowalności. Pierwszy, gdy beneficjent wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane i nie dokonuje wydatków, z którymi wiąże się zakaz obniżenia podatku należnego (np. nabycie usług noclegowych czy gastronomicznych). W takiej sytuacji VAT naliczony nie jest kwalifikowalny. Drugi model może obejmować sytuacje, gdy beneficjent wykonuje wyłącznie czynności zwolnione lub jest zwolniony podmiotowo (drobny przedsiębiorca) albo też w ogóle nie działa w charakterze podatnika VAT lub też dokonuje wydatków, z którymi związany jest zakaz obniżania podatku należnego. W tym wypadku VAT jest kwalifikowalny.

W takiej sytuacji powinien rozliczać podatek naliczony wskaźnikiem, zgodnie z art. 90 ustawy o VAT. Wartość VAT związana z czynnościami, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego według wskaźnika, nie jest wydatkiem kwalifikowanym, natomiast wartość VAT związana z czynnościami, w stosunku do których nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego według wskaźnika, jest wydatkiem kwalifikowanym. Warto przy tym pamiętać, że ze stosowaniem wskaźnika wiąże się obowiązek dokonania rocznej korekty podatku naliczonego w deklaracji składanej za miesiąc styczeń (lub pierwszy kwartał). Rodzi to określone problemy praktyczne, gdy korekta jest dokonywana po zamknięciu projektu.

Jeżeli w ostatnim zaprezentowanym modelu obrót objęty VAT (opodatkowany i zwolniony) występuje obok czynności wyłączonych z VAT, wtedy proces kwalifikowalności staje się jeszcze bardziej złożony.

Jako przykład można wskazać organizację społeczną, która jako beneficjent realizowałaby projekt obejmujący zarówno nieodpłatne działania statutowe (w normalnym trybie finansowane ze składek członkowskich), odpłatne usługi edukacyjne zwolnione z VAT oraz odpłatne usługi doradcze (nie tylko dla członków organizacji) opodatkowane według stawki podstawowej, przy czym nie byłaby w stanie wyodrębnić pewnych lub całych kwot podatku naliczonego do poszczególnych rodzajów działalności. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności beneficjent powinien określić wydatki, które spełniają ogólne przesłanki kwalifikowalności. Następnie powinien obliczyć, jaka część obrotu, która ma być zrealizowana w ramach projektu, zostanie uzyskana z prowadzonej działalności odpłatnej, a jaka część obrotu może być przypisana kategorii nieodpłatnej działalności statutowej. Ponieważ obrót z nieodpłatnej działalności statutowej nie jest liczbowo ewidencjonowany, co uniemożliwia wprost dokonanie obliczenia wartości tego obrotu, beneficjent powinien dokonać wyceny tego obrotu w oparciu o miarodajne, uwzględniające specyfikę działalności kryteria.

Ustawa o VAT nie dostarcza, co oczywiste, żadnych wskazówek w tym zakresie. W tym celu organizacja społeczna mogłaby użyć danych liczbowych związanych z wielkością składek członkowskich, które w poprzednich latach finansowały działalność statutową. W ten sposób poprzez oszacowanie wartości obrotu związanego z nieopodatkowaną działalnością statutową będzie możliwe proporcjonalne przypisanie odpowiednich kwot podatku naliczonego związanego z obrotem będącym poza zakresem VAT, i tym samym wyodrębnione w ten sposób kwoty podatku naliczonego będą mogły być uznane za kwalifikowalne dla potrzeb rozliczenia projektu. Dopiero w następnej kolejności beneficjent mógłby dokonywać rozliczenia pozostałej wartości podatku naliczonego według wskaźnika z ustawy o VAT.

Prawo do obniżenia podatku należnego przysługuje podatnikowi w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Wykładnia tego przepisu dokonana zgodnie z orzecznictwem ETS wskazuje, że pomiędzy podatkiem naliczonym a transakcją opodatkowaną powinien istnieć bezpośredni związek. Jednak ETS stwierdził również, że brak bezpośrednio powiązanej transakcji opodatkowanej nie musi zawsze prowadzić do zakazu obniżania podatku należnego. Jeżeli wydatek może być zaliczony do tzw. kosztów ogólnych i ma charakter cenotwórczy dla podatnika, to podatek naliczony związany z tym wydatkiem może również obniżać podatek należny.

Tak, co do zasady prawo do obniżenia podatku należnego musi być wykonane w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT), jednak przyjmuje się przy tym, że otrzymanie faktury i bezpośrednio związana czynność opodatkowana nie muszą występować w tym samym okresie rozliczeniowym. Akceptowalne jest bowiem obniżanie podatku należnego o podatek naliczony, który nie wykazuje bezpośredniego związku z czynnościami opodatkowanymi dokonanymi w tym samym czasie, ale z całokształtu okoliczności wynika, że nabycie towaru i usługi nastąpiło w celu wykorzystania do działalności gospodarczej.