Co zrobić, gdy zaginęły zaksięgowane faktury

Firma musi wystąpić do sprzedawcy o wystawienie duplikatu zagubionych faktur. Zgodnie z par. 20 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r., jeżeli oryginał faktury (lub faktury korygującej) ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę (lub fakturę korygującą, gdy to jej oryginał uległ zniszczeniu lub zaginięciu) zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury.

Zasady te stosuje się zarówno do faktur w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ustawodawca przez fakturę rozumie fakturę, fakturę korygującą i duplikat faktury, więc w przypadku otrzymania duplikatu faktury przedsiębiorca nie traci prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o naliczony. Jeżeli jednak odliczył on podatek należny na podstawie faktury, która następnie zaginęła, i nie ma jej duplikatu, musi sporządzić korektę deklaracji VAT za okres, w którym odliczył podatek naliczony wynikający z tej faktury. Zgodnie z par. 21 rozporządzenia przedsiębiorca musi przechowywać faktury aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a konsekwencją niedochowania tego obowiązku jest m.in. utrata prawa do obniżenia podatku należnego. Skutki braku faktury nie są tak daleko idące w przypadku dokumentowania poniesionych kosztów podatkowych.

Katalog dokumentów uprawniających podatnika do zaliczenia wydatków do kosztów nie ogranicza się do faktury VAT. W razie wszczęcia postępowania, zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej, dowodem może być wszystko, co świadczy o poniesieniu kosztu w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a nie jest sprzeczne z prawem.