ABC kas rejestrujących: kiedy instalować i jak stosować

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik mimo takiego obowiązku nie stosuje kasy rejestrującej w prowadzonej działalności gospodarczej naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest zobowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Trzeba też wiedzieć, że kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.

Przeglądem technicznym kas należy objąć:

● stan wszystkich plomb kasy i zgodność ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją serwisu kas;

● stan obudowy kasy;

● czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;

● program pracy kasy i program archiwizujący, jego wersję, zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu kas;

● poprawność działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;

● poprawność działania wyświetlacza klienta;

● stan płyty głównej, pamięci fiskalnej kasy i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją konstrukcyjną kasy, a wynik przeglądu wraz z zaleceniami należy wpisać do książki kasy;

● sprawdzenie stanu technicznego akumulatorów wewnętrznego zasilania kasy.

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 700 zł

Kasa rejestrująca jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego. Podatnicy mogą stosować do ewidencji wyłącznie kasy lub system kasowy, które posiadają decyzję ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Aby rozpocząć ewidencjonowanie obrotów za pomocą kasy fiskalnej, należy dokonać jej fiskalizacji. Fiskalizacja to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Od tego momentu podatnik ma siedem dni na zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy.

Na obudowę kasy nanoszony jest także w sposób trwały jej numer ewidencyjny. Do każdej kasy dołączana jest książka kasy, w której podatnik dokonuje wpisów. Książka musi być przechowywana w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej. W przypadku utraty książki kasy rejestrującej podatnik jest obowiązany niezwłocznie zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej tej książki kasy rejestrującej musi być umieszczony napis duplikat.

Naczelnik urzędu skarbowego, po zgłoszeniu fiskalizacji kasy przez podatnika, nadaje kasie numer ewidencyjny. Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

Służby serwisowe są zobowiązane poinformować naczelnika urzędu skarbowego o fiskalizacji kasy u podatnika nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej dokonania.

Zmiana obsługi serwisowej kasy niewynikająca z naruszenia zasad jej prowadzenia może być dokonana na wniosek podatnika za zgodą producenta lub importera, z tym że nie może on odmówić dokonania zmiany serwisu, jeżeli warunki cenowe i inne miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika. O dokonanej zmianie producent lub importer zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego w terminie siedmiu dni od jej dokonania.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, są zobowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy. Muszą także sporządzać raporty fiskalne dobowe po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Podatnik stosujący kasę musi weryfikować poprawność pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków oraz niezwłocznego zgłaszania serwisowi każdej nieprawidłowości w jej pracy. Przedsiębiorca musi również wykonywać co 24 miesiące obowiązkowy przegląd techniczny kasy przez właściwy serwis.

gdy tę kwotę przekroczy obrót roczny u podatników kontynuujących działalność gospodarczą, będzie trzeba zainstalować kasę fiskalną

gdy tę kwotę przekroczy obrót podatników rozpoczynających działalność gospodarczą, będzie trzeba zainstalować kasę fiskalną

Ze względu na konstrukcję, kasy dzieli się na:

● kasy elektroniczne - kasy z programem aplikacyjnym kasy, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję stałego programu aplikacyjnego kasy,

● kasy współpracujące z komputerem - kasy elektroniczne, których baza danych o towarach i usługach może być zmieniana przy zastosowaniu programu komputerowego poprzez wbudowany określony interfejs,

● kasy bez programu aplikacyjnego - kasy z modułem fiskalnym, bez programu aplikacyjnego kasy, sterowane kompatybilnym komputerowym programem aplikacyjnym kasy poprzez wbudowany określony interfejs umożliwiający między innymi połączenie kasy przewodowo z komputerem w obrębie obsługującego klienta stanowiska kasowego (drukarki fiskalne); w kasach tych funkcję wyświetlacza dla operatora może spełniać monitor komputera,

● kasy komputerowe - kasy z modułem fiskalnym kasy, zbudowane na bazie komputera ze standardowym systemem operacyjnym z możliwością współpracy poprzez wewnętrzny wbudowany określony interfejs modułu fiskalnego kasy z kompatybilnym komputerowym programem aplikacyjnym kasy,

● terminale kasowe - kasy z modułem fiskalnym kasy, bez programu aplikacyjnego, sterowane za pomocą programu komputerowego z zapisanym w nim programem aplikacyjnym kasy i stanowiące wraz z nim zamknięty system kasowy,

● kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, których program i konstrukcja są związane ze szczególnym zastosowaniem, a związane z tym szczególne funkcje, konstrukcja i dokumenty emitowane przez takie kasy oraz ich zastosowanie określa m.in. rozporządzenie dotyczące stosowania kas fiskalnych.

Podatnicy mogą stosować również kasy z elektronicznym zapisem kopii, pod warunkiem że posiadają i stosują określone przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych oraz stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program.

Warto wiedzieć, że kasa z elektronicznym zapisem kopii musi spełniać dodatkowe warunki techniczne, aby mogła być stosowana. Przede wszystkim musi być wyposażona w drukarkę kasy z jednym traktem papieru do emitowania wydruków i może pracować jedynie w trybie zapisu elektronicznego kopii wydruków. Paragon fiskalny, raport fiskalny dobowy, faktura VAT ewidencjonowane na tej kasie powinny zawierać numer kontrolny. W przypadku wystawiania, przez kasę z elektronicznym zapisem kopii, faktur VAT kasa drukuje również kopie tych faktur.

Raport fiskalny dobowy w kasie z elektronicznym zapisem kopii zawiera również pozycje, w których sumuje się narastająco z raportu na raport wartości dotyczące kwot podatku i łącznej sprzedaży wartości brutto i w całości jest on zapisywany w pamięci fiskalnej kasy.

Co istotne, wszystkie ewidencje wykonywane przez kasę z elektronicznym zapisem kopii, łącznie z raportem fiskalnym dobowym, podlegają zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków umieszczonej w kasie do momentu wykonania raportu fiskalnego dobowego. Pamięć ta powinna zapewniać również w sytuacjach awaryjnych kasy nieprzekłamane zachowanie jej zawartości, natomiast dane w niej zawarte powinny podlegać kontroli poprawności poprzez wyznaczanie odpowiednich sum kontrolnych.

Informatyczne nośniki danych, na których archiwizuje się kopie dokumentów kasowych, nie mogą być przyłączane do kasy, tak aby były objęte systemem plombowania, i nie traktuje się ich jako części składowe kasy. Producent krajowy i importer w książce kasy powinien podać szczegółowe parametry informatycznych nośników danych, na których możliwe jest prawidłowe archiwizowanie dokumentów kasowych.

Ważne Podatnicy muszą stosować kasy fiskalne wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie

Do przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług służą oznaczenia literowe kasy od A do G, tj.:

● literze A jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 22 proc.,

● literze B jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 7 proc.,

● literze C jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 0 proc.,

● literom od D do G odpowiadają kolejne stawki podatku wprowadzane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku.

Paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika; numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP); numer kolejny wydruku; datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży; nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy; cenę jednostkową towaru lub usługi; ilość i wartość sprzedaży; wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku; wartość sprzedaży zwolnionej od podatku; łączną kwotę podatku; łączną kwotę należności; kolejny numer paragonu fiskalnego; kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym; logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy; oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

Podatnicy, którzy mimo obowiązku stosowania kasy nie zakupią jej i nie rozpoczną rejestracji obrotów na urządzeniu fiskalnym w obowiązującym terminie, podlegają karom. Ich podstawę prawną stanowią przepisy kodeksu karnego skarbowego, zgodnie z którymi kasa rejestrująca (fiskalna) to księga, podobnie jak księga przychodów i rozchodów czy ewidencje VAT. W związku z tym nieprawidłowości w ewidencjonowaniu sprzedaży są karane tak samo, jak nieprawidłowości w prowadzeniu księgi.

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338).