Wpłata zaliczki musi być potwierdzona fakturą

W praktyce gospodarczej często zdarza się, że przed wydaniem towarów dostawca otrzymuje część należności w postaci zaliczki. Zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w takiej sytuacji obowiązek podatkowy powstaje już z chwilą jej otrzymania. Wiąże się to m.in. z koniecznością wystawienia przez sprzedawcę faktury VAT. Po otrzymaniu tego dokumentu (np. w związku z nabyciem aktywów obrotowych) kupujący wprowadza go do ksiąg zapisem: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto zaliczki, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość VAT naliczonego, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto zaliczki.

Jeżeli dostawca nie dostarczy towaru, musi zwrócić otrzymane środki pieniężne. Podobnie będzie w przypadku, gdy otrzymana zaliczka przewyższyła wartość brutto towaru. W obu tych przypadkach sprzedający musi wystawić fakturę korygującą.

Z kolei w przypadku gdy towar zostanie dostarczony, a faktura zaliczkowa nie obejmowała całej ceny towaru brutto, po ich wydaniu sprzedawca wystawia fakturę końcową. W tym przypadku sumę wartości towarów pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura końcowa powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towarów. Nie ma natomiast obowiązku wystawiania faktury końcowej w przypadku, gdy faktura zaliczkowa objęła całą cenę brutto towaru.

Ewidencja faktury końcowej w księgach rachunkowych odbiorcy może być odzwierciedlona zapisem: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość VAT naliczonego, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto.