Jak korzystać z kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii

odpowiada , ekspert z Kancelarii Doradców i Audytorów

- Nowe przepisy wskazują szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy oraz kwestie archiwizowania dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Kasa z elektronicznym zapisem kopii musi odpowiadać kryteriom ściśle określonym w tych przepisach.

Co do zasady powinna być wyposażona w drukarkę z jednym traktem papieru do emitowania wydruków, która powinna pracować jedynie w trybie zapisu elektronicznego kopii wydruków. Jednakże w przypadku wystawiania faktur VAT, kasa drukuje również kopie tych faktur. Z kolei paragon fiskalny, raport fiskalny dobowy, faktura VAT ewidencjonowane na kasie powinny zawierać numer kontrolny. Dobowy raport fiskalny powinien zawierać również pozycje, w których sumuje się narastająco z raportu na raport wartości dotyczące kwot podatku i łącznej sprzedaży wartości brutto i w całości powinien być zapisywany w pamięci fiskalnej kasy.

Podatnik, który spełni wymogi, będzie mógł zrezygnować z obowiązkowego do tej pory przechowywania kopii paragonów drukowanych przez kasę fiskalną w formie papierowej.

- Co do zasady wszystkie ewidencje wykonywane przez kasę z funkcją elektronicznego zapisu kopii, łącznie z raportem fiskalnym dobowym, podlegają zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków umieszczonej w kasie do momentu wykonania raportu fiskalnego dobowego. Pamięć ta powinna zapewniać również w sytuacjach awaryjnych kasy nieprzekłamane zachowanie jej zawartości, natomiast dane w niej zawarte powinny podlegać kontroli poprawności poprzez wyznaczanie odpowiednich sum kontrolnych. W przypadku, gdy informatyczne nośniki danych zostały odłączone od kasy, kasa po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego i niepodjęciu przekazania zawartości pamięci podręcznej kopii wydruków kasy na informatyczne nośniki danych w przypadku dalszego prowadzenia rejestracji sprzedaży, powinna sygnalizować ten stan na wyświetlaczu operatora lub przy użyciu specjalnej diody w sposób ciągły. Ponadto program pracy kasy w przypadku zapełnienia pamięci podręcznej kopii wydruków powinien zapewnić rezerwę pamięci umożliwiającą wykonanie raportu fiskalnego dobowego.

- Przykładowo transmisja danych pomiędzy kasą a systemem wykonywania kopii na informatycznych nośnikach danych powinna być realizowana w postaci zaszyfrowanej, a zapisywanie danych do pamięci podręcznej kopii wydruków winno odbywać się w momencie zakończenia wydruku poszczególnych linii oryginału dokumentu fiskalnego lub niefiskalnego, a przed przystąpieniem do następnej operacji kasowej. Z kolei sporządzane raporty fiskalne okresowe (miesięczny, rozliczeniowy) powstające z odczytu raportów z pamięci fiskalnej, nie podlegają zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków.

Poprawność działania systemu archiwizowania kopii na informatycznych nośnikach danych nadzoruje w sposób bezpośredni program archiwizujący kasy, którego działanie umożliwia poprawne przekazywanie danych do zewnętrznego systemu archiwizowania, jak i kasowanie danych zawartych w pamięci podręcznej kopii wydruków kasy.

- Dane zapisywane w pamięci fiskalnej kasy przez program archiwizujący są dostępne do odczytu tylko przez ten program. Nie będzie zatem możliwe odtwarzanie danych za pomocą innych ogólnodostępnych programów informatycznych. Ponadto każdy nośnik archiwizujący jest zaopatrzony w zapisaną programem archiwizującym etykietę, która zawiera co najmniej bieżący numer nośnika, zakres czasowy zawartych w nim dokumentów oraz numer unikatowy kasy albo kas, których dane są na nim zapisane. Jednocześnie na jednym informatycznym nośniku danych mogą być archiwizowane kopie wydruków z jednej, jak i wielu kas, których typy określone są w książce kasy.

W przypadku konieczności dopisywania kolejnych kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych wymagane będzie każdorazowe sprawdzenie oryginalnej zawartości danych od początku zainicjowania informatycznego nośnika danych, poprzez porównanie z odpowiednimi danymi zawartymi w pamięci fiskalnej kasy.

- Algorytmy związane z archiwizowaniem dokumentów na informatycznych nośnikach danych powinny rozwiązywać w sposób jednoznaczny kwestie dotyczące zabezpieczeń przed utratą danych w ramach wszystkich sytuacji konfliktowych i awaryjnych, jakie mogą się pojawić w związku z działaniem programu archiwizującego.

Co jest istotne, specjalna część programu archiwizującego kasy powinna zapewniać, również na całkowicie zamkniętym informatycznym nośniku danych:

● odczytywanie kopii wydruków i ich drukowanie w systemach, w których jest prowadzone archiwizowanie lub w innych systemach określonych w karcie kasy; niezależnie od tego powinna być również zapewniona możliwość wykonania wydruku przez kasę lub dowolną kasę tego samego typu, z której pochodziły zapisywane kopie,

● wykonywanie czynności sprawdzających zapisanych kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych, w szczególności związanych z zastosowanymi zabezpieczeniami, z udziałem kasy, z której były prowadzone zapisy lub dowolnej kasy tego samego typu,

● realizację funkcji sortujących umożliwiających co najmniej na podstawie określonych zapisów kopii wydruków, w tym raportów fiskalnych dobowych, tworzenie raportów okresowych za okres żądany przez kontrolującego, wyszukiwanie sprzedaży według zadanych parametrów takich jak na przykład: data, występowanie sprzedaży w zadanym zakresie dat, wyszukiwanie wskazanych stawek podatku przy sprzedażach, wyszukiwanie określonych nazw towarów; program ten powinien też zapewnić wykrywanie zmian już uprzednio zapisanych kopii wydruków oraz wskazywanie etykiet informatycznych nośników danych, które w historii archiwizowania kopii wydruków zawierają żądane dane; w programie archiwizującym nie powinny być dostępne dla użytkownika kasy żadne procedury edytowania tekstu.

- Tak. Program archiwizujący może nie zawierać niektórych wymogów, ale jedynie w zakresie, w jakim założenia programu ujęte w przepisach i dotyczące zapisu i odczytu danych w pamięci fiskalnej kasy są wykonywane pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy. To rozwiązanie dotyczy wyłącznie dwóch przypadków. Po pierwsze w sytuacji, gdy producent krajowy lub importer kasy będzie wprowadzał do obrotu kasy wraz z częścią programu archiwizującego zawartą na odrębnym informatycznym nośniku danych, przeznaczonego do zainstalowania przez użytkownika kasy na urządzeniach zewnętrznych służących do zapisu kopii. W drugim przypadku, gdy w książce kasy producent krajowy lub importer określi rodzaje urządzeń, które przy wykorzystaniu programu mogą współpracować z kasą przy zapisie kopii lub określi szczegółowe parametry techniczne, które muszą spełniać te urządzenia oraz informatyczne nośniki danych, na których będą zapisywane kopie tych dokumentów.