Jak drogą elektroniczną przesłać deklaracje z zakresu VAT

Wysyłanie deklaracji papierowych w świecie zdominowanym przez internet i kontakty za pomocą komputerów wydaje się niepotrzebnym przedsiębiorcy obowiązkiem. Na szczęście można ten obowiązek uprościć i zautomatyzować do tego stopnia, że będzie to jedynie czynność techniczna zajmująca tyle czasu, ile wypełnienie samej deklaracji. Co więcej, jeśli firma powiąże system księgowy z e-deklaracjami, to działanie człowieka, przedstawiciela firmy (np. księgowego, doradcy podatkowego lub osoby odpowiedzialnej w strukturze firmy za finanse i rozliczenia) może zostać sprowadzone do sprawdzenia poprawności wpisanych do deklaracji danych.

Rozwiązaniem, z którego powinny dziś korzystać firmy, jest przesyłanie deklaracji na podatek od towarów i usług do urzędu skarbowego drogą elektroniczną.

Inne będzie jednak postępowanie firmy, która posiada system finansowo-księgowy z aplikacją do wysyłania e-deklaracji, a inne przedsiębiorcy, który rozlicza się i przesyła deklaracje VAT sam.

Rodzaje deklaracji VAT, które przedsiębiorca może wysłać przez internet, zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przez internet można więc wysłać następujące deklaracje: VAT-R, VAT-REF, VAT-7, VAT-7D, VAT-7K, VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-11, VAT-12, VAT-21, VAT-23, VAT-24, VAT-UE, VAT-UEK i VAT-Z.

Formularze tych deklaracji dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) oraz stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl. Trzeba pamiętać, aby korzystać z obowiązujących formularzy, ponieważ system może nie przyjąć formularza, który obowiązywał jakiś czas wcześniej. O zmianach formularzy i ich wersjach informuje resort finansów na stronie e-deklaracje. Przykładowo we wrześniu ministerstwo poinformowało, że na stronie www.e-deklaracje.gov.pl zostały opublikowane nowe formularze VAT-UE i VAT-UEK i od 19 września 2011 r. system e-Deklaracje przyjmuje dokumenty VAT-UE i VAT-UEK zgodnie ze schematami opublikowanymi na platformie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).

Przedsiębiorcy, którzy chcą przesyłać deklaracje drogą elektroniczną, muszą spełnić warunki określone w przepisach Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 3a par. 1 Ordynacji podania oraz deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie par. 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Z kolei jak wynika z par. 2, organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie elektronicznej złożenie deklaracji lub podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Artykuł 3b par. 1 Ordynacji stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach, oraz jeden podpis elektroniczny.

Z przepisów wynika zatem, że przedsiębiorcy mają możliwość przesyłać deklaracje drogą elektroniczną, pod warunkiem że dane niezbędne do sporządzenia deklaracji będą wykazane na aktualnym formularzu oraz podpisane podpisem elektronicznym.

Wymogi dotyczące e-deklaracji minister finansów sprecyzował w rozporządzeniu. Chodzi o rozporządzenie z 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone.

Jak wynika z par. 4 ust. 1 tego rozporządzenia, deklaracje są opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym. Sposób opatrywania deklaracji bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu określa załącznik nr 2 do rozporządzenia (jest to w zasadzie instrukcja informatyków). Bezpieczny e-podpis trzeba mieć zainstalowany na swoim komputerze i w odpowiednim momencie, czyli po wypełnieniu e-deklaracji należy podpisać formularz i wysłać do urzędu skarbowego. Sposób instalacji podpisu elektronicznego może się różnić w zależności od centrum certyfikacji, które sprzedaje takie urządzenia (w praktyce e-podpis to najczęściej zestaw składający się m.in. z czytnika i karty, na której jest podpis, lub czytnika w formie pamięci flash z możliwością włożenia karty wyglądającej jak karta SIM do telefonu komórkowego).

Wyjaśnijmy, że podpis elektroniczny kosztuje 200 - 300 zł w zależności od centrum certyfikacji. Okres jego ważności wynosi zwykle rok lub dwa lata, po czym e-podpis trzeba odnowić.

Co więcej, podatnicy, którzy chcą wysłać e-deklarację VAT, muszą mieć zainstalowany na komputerze program Adobe Reader.

Przedsiębiorcy mają dwie możliwości przesłania e-delaracji. Pierwsza dotyczy jedynie tych osób, które chciałyby samodzielnie wysłać deklarację do urzędu. W takim przypadku należy pobrać aktualny formularz interaktywny ze strony internetowej e-deklaracje, a następnie wypełnić go i wysłać. Jest to sposób dobry w przypadku, gdy firma ma do wysłania 1- 2 deklarację, a osoba zajmująca się obsługą księgowo-finansową ma czas na ręczne wypełnianie i wysłanie formularza. Nie jest to więc efektywna metoda. Dużo prostszy, ale i bardziej kosztowny jest drugi sposób. Polega on na wysłaniu e-deklaracji bezpośrednio z oprogramowania finansowo-księgowego firmy. W tym przypadku system generuje deklarację, która jest gotowa do wysłania do urzędu skarbowego. Zadaniem podatnika jest jedynie podpisanie e-deklaracji, czyli w praktyce wybranie odpowiedniej opcji w programie i wykonanie kilku prostych czynności. Ten proces można również zautomatyzować. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z obecnymi przepisami podpis elektroniczny jest przypisany do jednej osoby. Teoretycznie nie może z e-podpisu Jana Kowalskiego skorzystać nikt inny. Jest to duże utrudnienie dla przedsiębiorstw, które muszą wysłać np. kilka deklaracji. Powtarzanie kilka razy tych samych czynności jest po prostu czasochłonne.

Przedsiębiorcy mogą napotkać jednak pewne utrudnienia w przesyłaniu deklaracji VAT drogą elektroniczną. Dotyczy to np. formularza VAT-24 (wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego brak obowiązku uiszczenia podatku od towarów i usług z tytułu przywozu z innego państwa członkowskiego środka transportu).

Przepisy przewidują możliwość wysłania tego formularza przez internet, ale problemem jest dołączenie do niego dokumentów, które są wymagane na mocy ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).

Zgodnie z art. 105 ust. 1 ustawy o VAT naczelnicy urzędów skarbowych dla celów związanych z rejestracją środków transportu są obowiązani do wydawania zaświadczeń potwierdzających:

1) uiszczenie przez podatnika podatku - w przypadkach, o których mowa w art. 103 ust. 3 i 4,

2) brak obowiązku uiszczenia podatku z tytułu przywozu nabywanych z terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju pojazdów, które mają być dopuszczone do ruchu na terytorium kraju.

W tym drugim przypadku zaświadczenie wydaje się na wniosek zainteresowanego. Wniosek musi zawierać: dane identyfikujące pojazd, datę pierwszego dopuszczenia pojazdu do użytku, przebieg pojazdu, cenę nabycia pojazdu przez wnioskodawcę, dane dotyczące podmiotu dokonującego dostawy pojazdu na rzecz wnioskodawcy. Co więcej, zgodnie z art. 105 ust. 3 do wniosku załącza się umowę lub fakturę stwierdzającą nabycie pojazdu przez wnioskodawcę oraz inne dokumenty, z których jednoznacznie wynika, że nie zachodzi w tym przypadku wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Podatnicy mogą dołączyć również inne dokumenty, z których wynika, że nie doszło do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. I właśnie z powyższymi dokumentami podatnicy mają problem w przypadku e-deklaracji. Powinni je dołączyć do wniosku VAT-24, ale nie mają takiej możliwości, ponieważ formularz interaktywny VAT-24 nie przewiduje możliwości dołączenia załączników (umowy lub faktury VAT).

Specjalne procedury obowiązują w przypadku składania VAT-REF (wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym państwie członkowskim). Ministerstwo Finansów przedstawiło szczegółowe instrukcje dotyczące przesyłania tego formularza drogą elektroniczną. Podatnicy mają również problem z błędem nr 415. Jakie są najczęstsze przyczyny tego błędu oraz jak go usunąć, przedstawia broszura dostępna na stronie e-deklaracje.gov.pl.

Wyjaśnijmy, że po wysłaniu e-deklaracji VAT podatnik powinien otrzymać urzędowe poświadczenie odbioru. Jest to dokument w formie pliku PDF, który potwierdza złożenie e-deklaracji. Jeśli przedsiębiorca nie posiada takiego potwierdzenia, to znaczy, że e-deklaracja nie trafiła do urzędu.

VAT-R - Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług

VAT-REF - Wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim

VAT-7 - Deklaracja dla podatku od towarów i usług

VAT-7D - Deklaracja dla podatku od towarów i usług

VAT-7K - Deklaracja dla podatku od towarów i usług

VAT-8 - Deklaracja dla podatku od towarów i usług od importu usług lub dostawy, dla której podatnikiem jest nabywca

VAT-9M - Deklaracja dla podatku od towarów i usług

VAT-10 - Deklaracja dla podatku od towarów i usług przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów

VAT-11 - Deklaracja dla podatku od towarów i usług od wewnątrzwspólnotowej dostawy nowego środka transportu

VAT-12 - Deklaracja dla podatku od towarów i usług w zakresie usług taksówek osobowych opodatkowanych w formie ryczałtu

VAT-21 - Zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o wyborze miejsca opodatkowania/o rezygnacji z wyboru miejsca opodatkowania w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju

VAT-23 - Informacja o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środków transportu

VAT-24 - Wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego brak obowiązku uiszczenia podatku od towarów i usług z tytułu przywozu z innego państwa członkowskiego środka transportu

VAT-UE - Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach

VAT-UEK - Korekta informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach

VAT-Z - Zgłoszenie o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Po wysłaniu e-deklaracji VAT podatnik powinien otrzymać urzędowe poświadczenie odbioru. Jeśli nie uzyska takiego potwierdzenia, to znaczy, że e-deklaracja nie trafiła do urzędu

Podatnik musi najpierw pobrać wzór formularza interaktywnego ze strony Ministerstwa Finansów lub ze strony www.e-deklaracje.gov.pl.

Przedsiębiorca musi wypełnić deklarację, wpisując niezbędne dane w odpowiednim formacie.

Do podpisania e-deklaracji VAT niezbędny jest e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem. Musi on być zainstalowany na komputerze przed wypełnieniem formularza.

Podatnik musi w formularzu wskazać właściwy urząd skarbowy, a po wypełnieniu danych wysłać go.

Przedsiębiorca będzie miał pewność, że e-deklaracja trafiła do urzędu tylko w sytuacji, gdy pobierze urzędowe poświadczenie odbioru. System ma 24 godziny na wydanie takiego poświadczenia. Jeśli podatnik nie otrzymał urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO), powinien ponownie wysłać e-deklarację, a wcześniej sprawdzić wszystkie dane w formularzu.

Jeśli wszystko przebiegło prawidłowo, podatnik musi pamiętać o obowiązku przechowywania deklaracji przez pięć lat oraz urzędowego poświadczenia odbioru.

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Art. 3a i 3b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Par. 4 ust. 1 rozporządzenia z 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. nr 259, poz. 1769). Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. nr 246, poz. 1817 z późn. zm.).