Przekazując pracownikom własne towary, trzeba naliczyć VAT

Nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele osobiste pracowników (w tym byłych pracowników) zasadniczo uznawane jest za dostawę towarów. W rezultacie podlega opodatkowaniu VAT tak jak dostawa odpłatna.

W praktyce może się pojawiać wątpliwość, jak rozumieć przekazywanie towarów na potrzeby osobiste pracowników. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 5 maja 2000 r. uznał, że chodzi tu o zaspokajanie takich potrzeb pojedynczych pracowników lub ogółu pracowników, które nie są przez odpowiednie przepisy prawa uznane za potrzeby pracownicze. Jeżeli w świetle regulacji prawnej stosunku pracy nie są one potrzebami pracowniczymi, są potrzebami osobistymi pracowników (sygn. akt I SA/Lu 176/99). Zdaniem sądu, mimo że ustawa nie wiąże sposobu opodatkowania towarów przekazanych pracownikom z tym, czy obowiązek przekazania wynika z przepisów, czy też nie, to jednak zakres praw pracowniczych i odpowiadających im obowiązków pracodawcy rozgranicza te potrzeby pracowników, które pracodawca obowiązany jest zaspokoić, od ich potrzeb osobistych.

Zagadnienie opodatkowania VAT nieodpłatnych przekazań towarów na cele osobiste pracowników reguluje art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Od kwietnia bieżącego roku, po zmianie przepisów, podatek od takiego darmowego wydania nalicza się zawsze, bez względu na to, czy nieodpłatne zbycie towarów zostało dokonane w ramach działalności gospodarczej czy do innych celów. Warunkiem koniecznym jest jednak to, aby przy nabyciu tych towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jeśli warunki te są spełnione, to przekazanie bez wynagrodzenia nabytych towarów przez podatnika na potrzeby osobiste pracowników należy opodatkować w drodze samonaliczenia VAT. Podatnik traktowany jest w tej sytuacji jako ostateczny konsument ponoszący koszt podatku od wydawanych towarów. Zastosowanie ma tutaj art. 106 ust. 7 ustawy o VAT. Wynika z niego obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej.

Faktura taka powinna zawierać zasadniczo wszystkie te dane, które zamieszcza się na fakturze dokumentującej sprzedaż, w szczególności ilość, wartość przekazanych towarów i kwotę podatku należnego z właściwą stawką z tytułu ich przekazania pracownikom. Do opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów należy zastosować takie same stawki VAT, jak przy sprzedaży tych towarów w kraju. W przypadku wystawienia faktury wewnętrznej, dokumentującej m.in. czynność nieodpłatnego przekazania towarów, gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, podatnik nie zamieszcza na fakturze wewnętrznej danych nabywcy, w tym NIP, ani kwoty należnej z tytułu wykonania usługi lub dostawy towaru.

Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę wewnętrzną dokumentującą nieodpłatne przekazania towarów dokonane w tym okresie. To dogodne rozwiązanie przy nieodpłatnych przekazaniach towarów. Istotne jest to, że faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.

Z kolei podstawę opodatkowania ustala się zgodnie z art. 29 ust. 10 ustawy o VAT. Jest nią cena nabycia towarów (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia - koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów.

Obowiązku podatkowego w VAT nie rodzą takie wydania, które mają charakter próbek i prezentów małej wartości. Pojęcia te zostały zdefiniowane w przepisach.

Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, ale pod warunkiem że podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru bez podatku (a gdy nie ma ceny nabycia - jednostkowy koszt wytworzenia) określone w momencie przekazywania towaru nie przekraczają 10 zł.

Z kolei próbką jest niewielka ilość towaru reprezentująca określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Firma przekazała zatrudnionym pracownikom 10 komputerów oraz 10 telefonów na ich cele osobiste. Pracodawca zakupił komputery po cenie jednostkowej netto 1800 zł + 414 zł VAT, natomiast cena jednostkowa telefonów wynosiła 300 zł + 69 zł VAT. Przy nabyciu tych urządzeń firma odliczyła podatek naliczony.

Przekazanie to należy opodatkować VAT. Firma może w tym celu wystawić jedną zbiorczą fakturę wewnętrzną, której wykaże następujące kwoty:

Dla komputerów - 10 x 1800 zł = 18 000 zł netto (podstawa opodatkowania) i VAT należny 23 proc., tj. 4140 zł

Dla telefonów - 10 x 300 zł = 3000 zł netto (podstawa opodatkowania) i VAT należny 23 proc., tj. 690 zł.

Do faktury należy dołączyć wykaz osób, które otrzymały sprzęt.

Przy nieodpłatnym przekazaniu towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika na cele osobiste pracowników wystawiane są faktury wewnętrzne w celu wyliczenia podstawy opodatkowania i określenia kwoty VAT. Oryginału faktury wewnętrznej nie wydaje się nabywcy towaru.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Art. 7 ust. 2, art. 29 ust. 10, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.). Par. 24 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).