Błędy rachunkowe w rozliczeniu VAT należy poprawić

Podatnicy, z wyjątkiem tych wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo od podatku (ze względu na rodzaj wykonywanych czynności) oraz zwolnionych podmiotowo od podatku (ze względu na nieosiągnięcie określonego obrotu), są obowiązani prowadzić ewidencję do rozliczeń VAT. Ewidencja ta (rejestr zakupu i sprzedaży) powinna zawierać: kwoty, które podlegają odliczeniu oraz niepodlegające odliczeniu (obliczone zgodnie z art. 90 ustawy o VAT), dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Od 2010 roku podatnicy świadczący usługi opodatkowane poza Polską powinni wykazywać w ewidencji VAT nazwę wykonanej usługi i jej wartości bez podatku. Oznacza to, że podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium Polski, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych w Polsce.

Przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych nie określają formy prowadzenia ewidencji do celów VAT oraz zasad ich wypełniania. Nie istnieje wzór takiej ewidencji. Podatnik sam musi ustalić sposób jej prowadzenia, który m.in. umożliwi organom kontrolnym rozbicie sprzedaży według różnych stawek VAT. Liczba prowadzonych ewidencji VAT zależy od profilu i różnorodności prowadzonej działalności. Można prowadzić rejestr sprzedaży oraz rejestr zakupu towarów i usług. W przypadku transakcji z UE można prowadzić rejestr wewnątrzwspólnotowej dostawy i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a przy transakcjach pozaunijnych - rejestr eksportu i importu. Przepisy wymagają jedynie, by prowadzenie rejestru zakupu i sprzedaży VAT gwarantowało poprawne ustalenie wartości VAT, przypadającego do zapłaty lub odliczenia.

Przepisy podatkowe nie wprowadzają odrębnych zasad poprawiania błędów w prowadzonych ewidencjach VAT, co oznacza, że błędy rachunkowe i oczywiste omyłki poprawiać można podobnie jak przy wpisach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Szczególnie że podatnik prowadzący ewidencję VAT może przenosić zawarte w niej dane do księgi przychodów i rozchodów. Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji VAT.

W związku z tym korekta błędów (np. wynikających z przestawienia cyfr, uwzględnienia w rozliczeniu faktury pro forma, która nie stanowi faktury VAT) polega w takim przypadku na skreśleniu (a nie zamazywaniu) dotychczasowego błędnego zapisu i wpisaniu obok nowej, poprawnej treści z podaniem daty poprawki. Obok daty należy złożyć swój podpis. Skreślenia należy dokonać w taki sposób, aby było można odczytać poprzednią treść. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające sprzedaż lub zakupy mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Taki sposób dokonywania poprawek w rejestrach VAT nie dotyczy oczywiście ewidencji prowadzonej przy użyciu kasy rejestrującej. Błędne wpisy do pamięci kasy nie mogą być poprawione, ale można je zapisywać np. w samodzielnie zaprowadzonym zeszycie - rejestrze błędnych zapisów w kasie.

W praktyce ewidencje sprzedaży prowadzone są w formie gotowych formularzy lub komputerowo. Rejestry sprzedaży i zakupów w formie elektronicznej, gdy będą przechowywane w sposób umożliwiający, na żądanie organów, natychmiastowy i pełny dostęp drogą elektroniczną - mogą być uznane za prawidłowo prowadzone. Równocześnie musi być zapewniona możliwość wydrukowania poszczególnych rejestrów.

Skoro przepisy nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji, to istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie elementy określone ustawą o VAT. Komputerowe prowadzenie ewidencji VAT pozwala ponadto w wielu przypadkach uniknąć błędów i pomyłek oraz szybciej dokonać poprawek.

Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów, przy czym księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Jest to o tyle istotne, że organy podatkowe nie uznają za dowód ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. A to jest już powód do oszacowania wartości sprzedaży.

Rejestry VAT stanowią księgę podatkową, która powinna rzetelnie, czyli zgodnie z rzeczywistością, ujawniać w szczególności kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego.

Jednak analogicznie do zasad określonych przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów rejestry VAT będą prowadzone rzetelnie, nawet gdy wystąpią pomyłki rachunkowe. Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy: podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe (faktury VAT) odpowiadające warunkom określonym w przepisach o VAT.

Należy też pamiętać, że nierzetelne prowadzenie ewidencji VAT lub jej brak jest przestępstwem lub wykroczeniem karnym skarbowym zagrożonym karą grzywny.

Ewidencja dla potrzeb VAT musi być prowadzona w sposób zapewniający prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowych. W przypadku oczywistych pomyłek należy najpierw poprawić wpisy w rejestrach. Dane zebrane w rejestrze będą służyć do korygowania wielkości wykazywanych w deklaracji składanych za okres rozliczeniowy (VAT-7, VAT-7D, VAT-7K). W związku z takimi błędami należy dokonać stosownych poprawek w ewidencji dla potrzeb VAT oraz deklaracji, w której zaznaczamy, że jest to korekta. Deklarację korygującą składa się wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Trzeba pamiętać, że błędów nie można poprawiać na fakturach VAT. Błędy należy korygować wystawiając fakturę korygującą (do własnej faktury) lub notę korygującą (do faktury otrzymanej). Błędy na innych dokumentach i w ewidencjach VAT można poprawiać bezpośrednio na tych dokumentach. Fakturą korygującą można poprawiać pomyłki w jakiejkolwiek pozycji wystawionej wcześniej faktury. Nota korygująca może być wykorzystywana tylko do poprawiania takich błędów w otrzymanych fakturach VAT, które nie dotyczą danych liczbowych (np. błędów w adresie).

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, który stanowi podstawę rozliczeń podatkowych. Jest to forma dowodu papierowego, który zapowiada wystawienie dokumentu księgowego, np. faktury VAT.

1) ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej (w zakresie objętym tym postępowaniem lub kontrolą),

2) przysługuje nadal po zakończeniu:

a) kontroli podatkowej,

b) postępowania podatkowego (w zakresie nieobjętym decyzją określającą wysokość zobowiązania podatkowego).

● kwotę podatku podlegającą wpłacie lub zwrotowi z urzędu skarbowego,

● inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej,

● kwoty podatku naliczonego przy częściowym odliczeniu VAT,

● wysokość podatku należnego,

● przedmiot i podstawę opodatkowania,

● kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego.

Bogdan Świąder

bogdan.swiader@infor.pl

Art. 99, art. 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Art. 81, art. 81b, art. 193 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Art. 60, art. 61 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).