Niejasne przepisy eliminują e-faktury

Rozporządzenie ministra finansów dotyczące elektronicznego przesyłania faktur miało zliberalizować tę praktykę, a wprowadziło zamieszanie. Księgowi nie wiedzą, co w istocie oznacza obowiązek zapewnienia e-fakturze autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Temat przesyłania faktur drogą elektroniczną został nagłośniony po opublikowaniu Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. Celem unijnej dyrektywy były m.in. liberalizacja obowiązujących zasad przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych oraz doprowadzenie do stanu, w którym faktury papierowe i elektroniczne będą traktowane jednakowo.

Obowiązek dostosowa-nia krajowych przepisów do postanowień dyrektywy spadł na resort finansów, który 17 grudnia 2010 r. wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2010 r. nr 249, poz. 1661).

- Co prawda rozporządzanie resortu finansów rzeczywiście zniosło obowiązek stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemów elektronicznej wymiany danych EDI (electronic data interchange) przy przesyłaniu e-faktur, ale jednocześnie w par. 4 nałożyło na przedsiębiorców obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści elektronicznych faktur - wskazuje Katarzyna Robak, kierownik zespołu modułów w Comarch.

Ministerialne rozporządzenie wymienia tylko dwa przykłady form zabezpieczenia e-faktur, które gwarantują spełnienie zasad autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych dokumentów. Chodzi o znane, kosztowne i jak dotąd niezbyt chętnie stosowane narzędzia: bezpieczny podpis elektroniczny i elektroniczną wymianę danych (EDI). W rozporządzeniu brakuje wskazania innych możliwości. Oznacza to, że przesyłanie faktur e-mailem w popularnych plikach PDF, na co najbardziej liczyli przedsiębiorcy, nadal jest problematyczne. W razie kontroli skarbowej ocena prawidłowości posługiwania się plikami PDF nie jest oczywista - będzie zależeć od interpretacji przepisów i decyzji urzędników aparatu skarbowego.

- Gdy istnieje przymus wdrożenia unijnych dyrektyw, które jednak są negatywnie oceniane przez urzędników, to powstają nowelizacje, które z jednej strony wprowadzają do krajowego porządku prawnego nowe rozwiązania, a z drugiej ugruntowują dalsze obowiązywanie dotychczasowych. W efekcie zmienia się niewiele albo nic - komentuje Andrzej Rajkiewicz, przedstawiciel branży energetycznej. Jego zdaniem przykładów tego rodzaju nowelizacji przepisów można znaleźć wiele.

W pierwszych dniach nowego roku resort finansów opublikował informator, w którym objaśnia najważniejsze zmiany w VAT obowiązujące w 2011 r. Wskazuje tam, że to sam podatnik ma określić metody gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych e-faktur. Czy wobec tego legalne są inne niż wymienione w rozporządzeniu metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury?

Wśród księgowych zdania są podzielone. Bo co poza podpisem cyfrowym i systemami elektronicznej wymiany danych może zapewnić e-fakturze wymaganą integralność i autentyczność?

Wojciech Małota, przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy i inicjator akcji "Chcemy legalnie wysyłać faktury e-mailem", uważa, że warto zachować ostrożność z eksperymentami i z samodzielnym zabezpieczaniem e-faktur. Jego zdaniem najlepiej poczekać na pierwsze interpretacje Izb Skarbowych oraz wyroki sądów administracyjnych, które precyzyjniej wskażą, czy wysyłanie faktury e-mailem w pliku PDF jest dozwolone, czy też nie.

- Ostatnie słowo należy zawsze do urzędnika kontrolującego firmę i interpretującego przepisy - przyznaje Barbara Przybylska z zespołu systemów ERP w Comarch. - Jednak analiza przepisów rozporządzenia i informatora wydanego przez resort pozwala określić inne możliwości zabezpieczenia e-faktur niż tylko te wskazywane przez ministerstwo - uważa.

Zgadzają się z nią inni przedstawiciele branży IT.

Informatycy wskazują, że rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne, np. zapisane w umowie kontrahentów. Twierdzą, że skoro to podatnik ma określić metodę zapewnienia autentyczności i integralności e-faktur, to - aby działać zgodnie z prawem - powinien wykazać się jakimś działaniem w tym kierunku. Może to być ważny argument podczas ewentualnej kontroli skarbowej. Przecież resort w swoim informatorze wyraźnie wskazuje, że "celem zaproponowanych w rozporządzeniu zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych". Warto więc wykazać się inicjatywą i skorzystać z możliwości przyjęcia rozwiązania wygodnego, generującego niższe koszty, a w praktyce dającego tę samą pewność co do autentyczności i integralności jak w przypadku faktur papierowych.

Podatnik powinien jednak pamiętać o uzyskaniu zgody odbiorcy na otrzymywanie e-faktur, bo tego wymaga rozporządzenie. Najlepiej opisać dokładnie procedury, jakie firma będzie stosować, by zagwarantować autentyczność i integralność wymienianych faktur. W takim dokumencie przedsiębiorca może opisać procedurę zamówienia towarów/usług oraz informację, w jaki sposób, oraz przez kogo zostanie przesłana faktura (np. e-mailem, w formacie PDF, z konkretnego adresu e-mail). Posiadając w dokumentacji zarówno zamówienie, jak i fakturę (w postaci pisemnej lub elektronicznej, np. w formie pliku PDF) przedsiębiorca może dokonać porównania danych zawartych w zamówieniu z danymi na fakturze, w szczególności może zweryfikować: dane dostawcy/odbiorcy, termin płatności, rodzaj towaru/usługi, ilość, cenę, wartość itp. W razie kontroli łatwo wykazać wtedy, że nie została naruszona autentyczność, integralność treści - dane na fakturze są zgodne z treścią zamówienia.

Przedsiębiorca nie zawsze jednak dysponuje dokumentem zamówienia. W takiej sytuacji można porównać fakturę z umową (gdy fakturę dostarczono w związku z wcześniej podpisaną umową, np. na usługi telekomunikacyjne) lub dokumentem wydania zewnętrznego, gdy w sklepie nastąpił odbiór towaru, a faktura zostanie dosłana.

Bez względu na formę przekazywania sobie faktur przez kontrahentów urzędnicy skarbowi mogą zastosować kontrolę krzyżową. Wówczas sprawdzą, czy dana faktura ma te same dane u wystawcy i u odbiorcy. Wymaga to wglądu w pliki faktur. Kontrahenci przesyłający sobie faktury e-mailem powinni więc w czytelny i łatwo dostępny sposób przechowywać e-dokumenty. Będzie to świadczyć o autentyczności pochodzenia (razem z e-mailem zapisane są data jego otrzymania, nadawca itd.)

Zdaniem informatyków integralność i autentyczność samego pliku z fakturą zapewnia podpis elektroniczny. To najlepsza metoda zdobycia orientacji, czy nie nastąpiła nieuprawniona modyfikacja. Jednak każdy przedsiębiorca może opracować procedury, które dadzą mu pewność co do autentyczności i integralności e-faktur. Jeśli uczyni je częścią umowy z kontrahentami, to praktyka wymiany e-faktur uzyska mocną podstawę.

- Ministerstwo Finansów mimo mało zrozumiałej formy przekazu daje podatnikom kredyt zaufania, z którego warto skorzystać. Jest to szczególnie ważne w rozwoju małych przedsiębiorstw, dla których biurokracja jest najbardziej uciążliwa - podsumowuje Jakub Cel z Comarchu.

@RY1@i02/2011/023/i02.2011.023.130.002a.001.jpg@RY2@

Kaszty fakturowania obrotu gospodarczego

Krzysztof Polak

krzysztof.polak@infor.pl