Organy coraz lepiej badają należytą staranność. Podatnik ma z kolei wiele możliwości, by dochodzić swoich praw

1. Organy podatkowe zwracają coraz większą uwagę na należytą staranność i działanie podatnika w dobrej wierze. Zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE, jeśli podatnik nie wiedział lub przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć, że padł ofiarą oszustwa, to nie można go pozbawić prawa do odliczenia VAT. Jak zatem należy zachować tę należytą staranność?

Nie ma prostej i jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. To zależy m.in. od rodzaju biznesu, otoczenia rynkowego i skali działalności podatnika. Podatnik ma zachować należytą staranność, czyli staranność wymaganą w stosunkach danego rodzaju. Może zdarzyć się, że podatnik, który działa w szczególnych realiach rynkowych, gdzie prawdopodobieństwo występowania oszustw podatkowych jest wysokie, powinien korzystać ze szczególnych procedur weryfikacyjnych swoich kontrahentów. Dopiero po zbadaniu m.in. standardów funkcjonujących w danej branży, jej specyfiki oraz samego przedsiębiorstwa będzie można powiedzieć, co trzeba zrobić, aby działać zgodnie z należytą starannością.

2. Czy możemy pokazać przykładowe rodzaje biznesów, w których stosowane są różne praktyki należytej staranności?

Inne standardy będzie stosowała np. duża hurtownia elektroniki, która zajmuje się sprzedażą towarów do różnych przedsiębiorców, a inne mały sklep, który prowadzi głównie sprzedaż detaliczną. Hurtownia ma większe możliwości weryfikacji klienta - ma większy personel, służby księgowe i prawne itd. Sklep takie możliwości ma ograniczone. Różne praktyki stosowane będą też dla różnych branż i modeli biznesowych.

3. Jakie metody weryfikacji należytej staranności stosują organy podatkowe?

W ostatnim czasie organy podatkowe stosują różne metody. Są one w szczególności ukierunkowane na badanie realiów rynkowych i konfrontowanie ich z działalnością podatnika. Starają się więc udowodnić, że przedsiębiorca powinien był stosować określone praktyki i gdyby to robił, nie zawarłby kwestionowanej transakcji. Wykazują, że gdyby weryfikował on swoich kontrahentów inaczej, to nie doszłoby do nabycia czy sprzedania towaru użytego do popełnienia oszustwa podatkowego.

Zdobyta przez organy wiedza o praktykach rynkowych ułatwia im zbieranie innych dowodów. Na przesłuchaniach padają pytania o mechanizmy podejmowania decyzji, które są konfrontowane z wiedzą urzędu na temat rynku. Urzędy kontroli skarbowej aktywnie korzystają z prawa do zbierania i wykorzystywania danych rynkowych uzyskanych od innych podmiotów. Obecnie organy podatkowe starają się poruszać w granicach wyznaczonych przez orzecznictwo TSUE dotyczące problematyki dobrej wiary i należytej staranności (np. wyroki w sprawach Mahageben i David, Bonik). Organy starają się więc udowodnić, że podatnik o określonym zapleczu technicznym, operacyjnym, kadrowym nie dochował należytej staranności, co doprowadziło do zakupu towaru użytego do przestępstwa lub sprzedaży takiego towaru ze stawką 0 proc.

4. Podatnik musi jednak umieć się bronić w postępowaniach. Czy powinien zbierać dane o kontrahentach, aby móc później udowodnić, że dochował należytej staranności?

Działania podatnika będą zależały od wielu czynników. Czynniki te pozwalają na odtworzenie obrazu należytej staranności, która obowiązuje danego podatnika. Generalnie nie można wymagać od małego przedsiębiorcy, aby zatrudniał analityków czy doradców, ponieważ pozostawałoby to w dysproporcji do prowadzonego biznesu. Więksi przedsiębiorcy muszą jednak zadbać o to, aby w razie konieczności wylegitymować się stosowaniem rozwiązań organizacyjnych potwierdzających należytą staranność. Wychodzi się więc z założenia, że "duży może więcej".

5. Czy samo zbieranie dokumentów o kontrahentach wystarczy?

Faktycznie, wśród firm panuje powszechna opinia, że zbieranie dokumentów jest wystarczające, aby wykazać należytą staranność i działanie w dobrej wierze. W wielu przypadkach takie myślenie jest błędne. W prowadzonych postępowaniach organy podatkowe zarzucają, że gromadzenie dokumentów nie zmierzało faktycznie do weryfikowania kontrahentów. Same dokumenty więc nie wystarczą. Problemem jest więc to, jak wykazać, że podatnik weryfikował kontrahentów, co faktycznie robił, aby uniknąć kontaktów z osobami uczestniczącymi w nadużyciach podatkowych. Skuteczna obrona przed zarzutem braku dochowania należytej staranności wymaga więc nie tylko gromadzenia dokumentów, ale także posiadania i stosowania rozwiązań organizacyjnych ukierunkowanych na weryfikację kontrahenta i ocenę zawieranej transakcji.

6. Jak zatem weryfikować dokumenty i udowodnić, że kontrahent został sprawdzony?

To zależy od tego, o jakim biznesie mowa. Żeby odpowiedzieć na to pytanie, należy ustalić standard należytej staranności obowiązujący konkretnego podatnika. Żeby to zrobić, trzeba się przyjrzeć przedsiębiorstwu podatnika, jego działalności i warunkom, w jakich funkcjonuje. To samo zresztą robią organy podatkowe. Dopiero z taką wiedzą można opracować odpowiednie rozwiązania organizacyjne, które ułatwią, a czasem wręcz umożliwią obronę przed zarzutem braku dochowania należytej staranności. Mechanizmy takie mogą się zmaterializować przykładowo w procedurach stosowanych przez pracowników podatnika. Jak te procedury powinny wyglądać, żeby chronić podatnika, zależeć jednak będzie od ustaleń i czynników wskazanych przeze mnie wcześniej. Takie rozwiązania organizacyjne powinny służyć podatnikowi do obrony przed fiskusem na wypadek sporu.

7. Jakie procedury może wdrożyć firma?

Znów to zależy od tego, o jakim biznesie i tym samym standardzie należytej staranności mowa. Na pewno rozwiązania stosowane przez podatnika powinny dotyczyć sposobu postępowania przy zakupie i sprzedaży zagranicznej towarów. Ryzyko może się bowiem pojawić zarówno gdy nabywamy towar i odliczamy VAT, jak i wtedy gdy sprzedajemy go ze stawką 0 proc. VAT. Rozwiązania te powinny prowadzić do niezawierania transakcji podejrzanych, a nawet jeśli to się zdarzy - mimo zastosowanych zabezpieczeń - powinny prowadzić do wykazania, że podatnik dochował jednak należytej staranności.

8. Co z dowodami z postępowania karnego? Często organy powołują się na nie w postępowaniu podatkowym i w ten sposób starają się dowieść, że podatnik mógł wiedzieć o oszustwie.

W praktyce organy podatkowe przychodzą z całymi segregatorami dowodów zgromadzonych w postępowaniu karnym, a sprawy podatkowe często są następstwem spraw karnych. Problem polega na tym, że materiały te są włączane do postępowania podatkowego, mimo że podatnik nie brał udziału przy ich przeprowadzaniu, np. przesłuchiwaniu świadków czy podejrzanych. Nie wiadomo też, czy dokumenty są kompletne. Może się zdarzyć, że do materiału sprawy podatkowej zostaną włączone protokoły przesłuchania świadków czy podejrzanych, ale już nie protokoły z ich konfrontacji czy inne dokumenty zgromadzone przez organy ścigania. Podatnik co do zasady nie ma wglądu w materiały z postępowania karnego, szczególnie na etapie postępowania przygotowawczego. W postępowaniu podatkowym należy więc zwrócić uwagę na ocenę tego materiału dowodowego i poddanie go analizie pod kątem tego, czy on w ogóle służy sprawie podatkowej. Często materiał z postępowania karnego pokazuje schemat i sposób działania grupy przestępczej, czyli modus operandi przestępstwa, natomiast w ogóle nie dotyka on kwestii należytej staranności samego podatnika oraz pozostawiania przez niego w dobrej wierze lub braku dobrej wiary.

9. Podatnicy, zbierając dokumenty o kontrahentach, mogą też pozyskać informację, czy firma była zarejestrowana do celów VAT. Czy firmy powinny czekać z transakcją, aż otrzymają takie dane z urzędu skarbowego?

Na wstępie warto pamiętać, że sprawdzenie rejestracji kontrahenta nie zawsze jest wystarczające dla wykazania należytej staranności. W wielu przypadkach zdarza się, że spółka wykorzystywana przez oszustów do dokonywania nadużyć w VAT jest od strony rejestracyjnej jak najbardziej w porządku. Podatnik działający z należytą starannością powinien mieć to na uwadze.

Jeżeli chcemy sprawdzić rejestrację kontrahenta, to warto zadzwonić do Biura Informacji Podatkowej w Koninie - informacje powinny być uzyskane niemalże od ręki. Jest to informacja bardziej pewna niż VIES, ponieważ informacje z tego ostatniego zbioru są aktualizowane z opóźnieniem. Sądy również przywiązują większą wagę do informacji z Konina niż pochodzących z VIES - na samej stronie internetowej VIES znajduje się bowiem zastrzeżenie co do jakości udostępnianych tam danych. Jeśli transakcja opiewa na dużą kwotę, np. VAT w wysokości 50 tys. zł, to warto poczekać również na pisemne dane o rejestracji przesłane e-mailem lub faksem.

Warto pamiętać, że sprawdzenie rejestracji kontrahenta nie zawsze jest wystarczające do wykazania należytej staranności

@RY1@i02/2013/145/i02.2013.145.071000800.801.jpg@RY2@

Wojtek Górski

Przemysław Antas aplikant radcowski, PwC

Rozmawiał Łukasz Zalewski