Pro forma nie jest pustą fakturą

@RY1@i02/2014/168/i02.2014.168.183000400.803.jpg@RY2@

@RY1@i02/2014/168/i02.2014.168.183000400.804.jpg@RY2@

Przemysław Powierza Tax Partner w RSM Poland KZWS

Świadczymy usługi budowlane. Z uwagi na to, że realizacja naszych zleceń wymaga zwykle zakupu sporej ilości materiałów, bardzo często uzgadniamy z klientami zaliczki. Kwotę oraz ustalony termin wpłaty zaliczki przed rozpoczęciem robót wykazujemy na elektronicznych fakturach pro forma. Po zmianie przepisów dotyczących faktur mamy jednak wątpliwości, czy stosując pro formę, nie wystawiamy czasem pustej faktury. Czy nie podejmujemy niepotrzebnie ryzyka?

W opisanej sytuacji nie ma mowy o żadnym ryzyku. E-fakturą jest po prostu dokument w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane przepisami o VAT. Nieco mylące może być to, że od 1 stycznia 2013 r. nie wymaga się już, aby każda faktura (w tym e-faktura) zawierała określenie faktura albo faktura VAT. Zgodnie z unijnymi zasadami przyjmuje się, że o charakterze danego dokumentu przesądza jego treść. Ze zbioru danych umieszczonych w e-fakturze musi wynikać, że mamy do czynienia z fakturą dokumentującą dokonanie dostawy towaru, świadczenie usługi lub otrzymanie zaliczki i uprawniającą jednocześnie do odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli podatnik chce potwierdzić przyjęcie zlecenia albo udokumentować złożenie konkretnej oferty i poda w takim e-dokumencie szereg elementów wymaganych na fakturze, a dodatkowo nazwie go fakturą pro forma - nie będzie problemu. Charakter faktury pro forma musi jednak jednoznacznie wynikać z takiego e-dokumentu. Jest to tym bardziej istotne, że w przypadku usług budowlanych dopuszczalne jest wystawienie faktury przed ich wykonaniem i powoduje to co do zasady powstanie obowiązku podatkowego.

Musimy więc pamiętać, aby w pro formie znalazła się wyraźna wskazówka, że nie chodzi o e-fakturę. Jak o to zadbać w praktyce?

Z treści takiego elektronicznego dokumentu powinno wyraźnie wynikać, że chodzi np. o wezwanie do zapłaty, prośbę o wpłatę należności, dane do przelewu zaliczki na poczet usługi. W takim wypadku całość danych w dokumencie będzie wskazywać na to, że:

● żadne świadczenie nie zostało jeszcze wykonane ani nie otrzymano żadnej płatności, a ponadto

● wystawca dokumentu potwierdza jedynie przyjęcie zlecenia i prosi o wniesienie płatności.

Przestrzegając tych zasad, nie stworzymy ryzyka uznania takiego e-dokumentu za pustą e-fakturę, od której trzeba by zapłacić podatek zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Wątpliwości w tym zakresie rozwiało również Ministerstwo Finansów, publikując na swojej stronie internetowej stosowne wyjaśnienia.

Oprac. ŁGO