Co jest ważniejsze: termin czy data. Oto jest pytanie

Zasady wystawiania faktur znajdują się obecnie w ustawie o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Można więc mieć nadzieję, że już nie będą zmieniane co roku. Ustawa szczegółowo określa minimalny katalog informacji podawanych na fakturze. Znajdują się w nim m.in. dwie daty.

Wypisanie dokumentu

Datą, która jest bezwzględnie wymagana, jest data wystawienia faktury, przy czym jej format jest dowolny. Dobrze jest pilnować zasady, żeby data wystawienia faktury współgrała z jej numerem - jeżeli faktura z późniejszą datą ma wcześniejszy numer, może to wskazywać na nieprawidłowości przy jej wystawianiu.

Data wystawienia faktury pełni zatem funkcje kontrolne i pozwala zweryfikować, czy podatnik wystawił ją terminowo.

Dokonanie sprzedaży

Ustawodawca wymaga, aby na fakturze podawać także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty zaliczki (przedpłaty, zadatku itp.), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Podatnicy mogą przy tym stosować pewne uproszczenie. W rozumieniu przepisów o VAT przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W efekcie data sprzedaży jest równoznaczna z datą dostawy lub datą wykonania usługi. Odrębnie musi być wykazana jedynie data otrzymania zaliczki lub podobnych należności.

Miejsce i układ

Ustawodawca nie określił wzoru faktury VAT, a jedynie wskazał minimalny zakres informacji, które należy na niej podawać. Tym samym faktura może mieć dowolny układ, byle zawierała wszystkie dane. Dopuszczalne jest zatem podanie daty sprzedaży lub daty otrzymania zaliczki (należności podobnych) np. w opisie przedmiotu transakcji - choćby poprzez wskazanie: "Usługi wykonane w okresie 16 marca 2014 r. - 15 kwietnia 2014 r." czy "Zaliczka otrzymana 23 maja 2014 r.".

Wskazanie miesiąca

Podatnicy często piszą na fakturach miesiąc, w którym były dokonywane dostawy lub wykonywane usługi. Mimo że formalnie rzecz biorąc podając miesiąc określa się ramy czasowe (od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca), to może to być podważone w oparciu o literalne brzmienie ustawy o VAT, gdyż - formalnie rzecz biorąc - nie jest to podanie daty (data zakończenia dostaw lub wykonania usług wynika w takim przypadku z faktury, ale nie została na niej podana).

Problem nie występuje, jeżeli faktura jest wystawiona ostatniego dnia miesiąca. W takim przypadku data wystawienia faktury pokrywa się z ostatnim dniem okresu rozliczeniowego, wobec czego wystarczająca jest data wystawienia faktury, a podatnie okresu kończącego się w dacie wystawienia faktury należy uznać za informacje uzupełniające.

Inaczej, jeżeli faktura jest wystawiona w kolejnym miesiącu - np. faktura została wystawiona 5 lutego 2014 r., nie ma na niej określonej daty sprzedaży, ale w opisie przedmiotu transakcji jest podane - "Usługi świadczone w styczniu 2014 r.". Mimo że oczywiste jest, że faktura dokumentuje usługi wykonane do 31 stycznia 2014 r., to istnieje ryzyko uznania, że została wystawiona nieprawidłowo. Aby uniknąć wątpliwości, wystarczyłby zapis np.: "Usługi świadczone od 1 stycznia do 31 stycznia 2014 r." albo wykazanie w odrębnej pozycji daty wykonania usług (31 stycznia 2014 r.).

Praktyczne skutki

Mimo że problem wydaje się dość błahy i mało istotny, wywołuje skutki praktyczne. W przypadku niewielkich firm mało kto zwraca na niego uwagę.

Gorzej jest w przypadku większych podatników, a w szczególności w podmiotów sektora budżetowego. Często podważają one bowiem poprawność faktury wykazującej jedynie datę wystawienia i miesiąc transakcji, żądając skorygowania dokumentu poprzez podanie daty sprzedaży.

Kontrowersje powyższe są skutkiem zbyt rygorystycznego określenia użytego przez ustawodawcę. Użył on bowiem zwrotu data, zamiast termin, przez który należy rozumieć zdarzenie przyszłe pewne.

Termin można określić datą, ale także w inny sposób. Ułatwieniem byłoby także umożliwienie podawania daty sprzedaży lub okresu, w którym były dokonywane transakcje. Rodzi się tylko pytanie, czy i ewentualnie kiedy ustawodawca postanowi ułatwić życie podatnikom w tym zakresie - może od nowego roku?

Termin wystawienia faktury
Faktury mogą być wystawione nie wcześniej niż 30. dnia przed: 1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi; 2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.	Podatnicy mogą wystawiać faktury do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym wystąpił obrót, czyli dokonano dostawy, wykonano usługę lub otrzymano zaliczkę (od zasady tej istnieją wyjątki).

Podsumowanie

● Data wystawienia faktury może być jedyną datą na dokumencie, jeżeli jest tożsama z datą sprzedaży.

● Na fakturach można wciąż pisać "data sprzedaży", gdyż oznacza ona datę dostawy lub wykonania usługi.

● W przypadku sprzedaży ciągłej bezpieczniej jest podawać datę początkową i datę końcową okresu, za który jest wystawiana faktura.

@RY1@i02/2014/110/i02.2014.110.07100030b.803.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski

Paweł Ziółkowski

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).