Jak przed fiskusem tłumaczyć się z zaginięcia lub zniszczenia dokumentacji podatkowej

Podatnicy mają obowiązek przechowywać księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. To nie koniec obowiązków. Podatnicy muszą też przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Jeśli chodzi o rozliczenia VAT, to w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego. Kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.

W przypadku utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, podatnik powinien podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji.

Przede wszystkim podatnik powinien uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawców. Żaden z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie zwalnia podatnika z obowiązku udokumentowania fakturą VAT (lub duplikatem takiej faktury) prawa do obniżenia podatku należnego o określoną kwotę podatku naliczonego nawet w przypadku, gdy utrata dokumentów źródłowych nastąpiła wskutek działania siły wyższej (np. powodzi).

W konsekwencji podatnik jest zobowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres. Kwoty podatku naliczonego wynikają z otrzymanych od sprzedawców faktur VAT lub ich duplikatów. W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów podatnik musi skorygować odliczony podatek naliczony przez złożenie korekt deklaracji VAT, w których podatek ten odliczono.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Podatnicy, którzy w powodzi stracili dokumentację, powinni podjąć próbę jej odtworzenia. Należy się jednak spodziewać, że w wielu przypadkach nie będzie to możliwe. Jest to o tyle ważne, że skutkiem braku dokumentacji w razie ewentualnej kontroli podatkowej (skarbowej) lub postępowania podatkowego może być oszacowanie obrotów podatnika przez fiskusa.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli m.in.: brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Organ podatkowy odstępuje od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Przez księgi podatkowe rozumie się przy tym księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów zobowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci, a więc także ewidencje i rejestry VAT.

Zniszczenie dokumentacji źródłowej, obrazującej przebieg zdarzeń gospodarczych (wykonanych czynności opodatkowanych i dokonanych zakupów uprawniających do odliczeń) powoduje, że organ podatkowy może stanąć w obliczu braku danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania, co mogłoby skutkować koniecznością oszacowania podstawy opodatkowania. Fakt, że dokumenty źródłowe uległy zniszczeniu nie wskutek zawinionych działań podatnika, lecz wskutek działania żywiołu w postaci pożaru nie może przy tym stanowić przesłanki negatywnej do zastosowania instytucji szacowania podstawy opodatkowania.

Jeśli zatem podatnik na podstawie innych dokumentów niż te, które spłonęły, będzie potrafił wykazać przeprowadzone transakcje, a tym samym wysokość przychodów i kosztów, urząd skarbowy odstąpi od procedury szacowania.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Kradzież z włamaniem do samochodu podatnika może zostać zakwalifikowana jako zdarzenie losowe, o ile podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia, a samo zdarzenie było nieprzewidywalne i nie do uniknięcia. Niezależnie jednak od oceny kradzieży na gruncie prawa karnego i cywilnego należy podkreślić, że skutków takich zdarzeń nie można przenosić na Skarb Państwa.

W przypadku kradzieży dokumentów księgowych zarówno w interesie podatnika, jak i jego obowiązkiem jest poczynić starania i odtworzyć skradzioną dokumentację. Zarówno przepisy ustaw podatkowych, jak również wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych nie przewidują zwolnienia z obowiązku rozliczenia podatkowego w przypadku kradzieży dokumentów.

Na podatniku, a nie na organie podatkowym, spoczywa ciężar dowodu w zakresie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Podatnicy, u których wystąpią szczególne okoliczności związane z powodzią, której skutki mają wpływ na dokonywane przez podatnika rozliczenia podatkowe, mogą zgodnie z procedurami przewidzianymi w Ordynacji podatkowej (wystąpić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem, np. o zastosowanie określonych ulg podatkowych. Chodzi tu m.in. o takie ulgi, jak rozłożenie płatności podatku lub zaległości podatkowej na raty, umorzenie należności podatkowej czy odroczenie terminu płatności zobowiązań wobec fiskusa.

Argumentem, który podatnik we wniosku o przyznanie ulgi w zapłacie zobowiązania podatkowego powinien podać, powinna być klęska żywiołowa, jaka go dotknęła, czyli w naszym przypadku powódź.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Brak dokumentu zewnętrznego w postaci faktury lub jej duplikatu powoduje niemożność udokumentowania poniesionego wydatku, a tym samym zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą lub inną działalnością zarobkową, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Jednak wydatek taki musi być właściwie udokumentowany.

W przypadku zagubienia faktury VAT oraz niewystawienia przez sprzedawcę duplikatu faktury nie jest możliwe zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, albowiem nie jest spełniony warunek prawidłowego jego udokumentowania, w sposób przewidziany prawem.

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl