Jaka forma kontaktu z urzędem przyniesie najwięcej korzyści

@RY1@i02/2011/045/i02.2011.045.086.006b.001.jpg@RY2@

Agnieszka Tałasiewicz partner w Ernst & Young

Strategia prowadzenia sporu powinna opierać się na dobraniu takich środków, które pozwolą na najlepsze wyjaśnienie sprawy. Oznacza to, że z jednej strony warto pracować nad właściwą szczegółowością i rzetelnością dowodów przedstawionych w formie pisemnej. Z drugiej jednak strony pamiętajmy, że często tylko rozmowa z osobą kontrolującą rozliczenia podatkowe pozwoli na najwłaściwsze określenie punktów spornych, wątpliwości czy oczekiwanych wyjaśnień. Organy podatkowe, urzędnicy prowadzący postępowanie nie mogą pod pozorem pisemności postępowania odmówić nam spotkania czy przedyskutowania podejścia do sprawy podatkowej. A zatem należy pamiętać, że rozmowa jest dobrą bazą/podstawą do właściwego udokumentowania już na piśmie istotnych okoliczności sprawy. Nie można jednak nadmiernie polegać na ustaleniach ustnych czy liczyć na to, że to, co powiemy, znajdzie bezpośrednie odzwierciedlenie w decyzji. Aby być pewnym, że przedstawione przez nas okoliczności nie zostaną pominięte, powinniśmy przedstawić je na piśmie.

Forma pisemna w komunikacji z urzędem czy kontrolującymi może mieć jeszcze jedną zaletę z punktu widzenia podatnika. A mianowicie możemy wnosić, by kontrolujący przedstawiali swoje żądania w trakcie czynności kontrolnych na piśmie. Zapobiega to nieprecyzyjnemu czy wręcz nieprawidłowemu zrozumieniu zakresu żądania, a czasami może doprowadzać do faktycznego ograniczenia zakresu żądania. Łatwiej się bowiem formułuje żądania ustnie niż na piśmie. Z praktycznego punktu widzenia należy zatem kierować się zdroworozsądkową zasadą sformułowaną już przez Rzymian: verba volant, scripta manet (słowa ulatują, pisma pozostają).

Pisemność oznacza też, że urzędnicy nie mogą z zasady powoływać się na to, co usłyszeli od nas w czasie kontroli - liczy się to, co na piśmie.

Warto zaznaczyć jeszcze, że skala pisemności rośnie na kolejnych etapach postępowania. W kontroli naturalny jest bezpośredni kontakt podatnika z urzędnikiem. Później ten kontakt się nieco formalizuje. A na etapie organu odwoławczego wydaje się być tylko formalny. Ale to tylko pozory, bo niejednokrotnie okazuje się, że najwłaściwszą strategią powinno być jednak spotkanie z urzędnikiem i zrozumienie jego wątpliwości. A jak wspomniano wcześniej - urzędnik nie może odmówić prośbie o spotkanie. Z naszej praktyki wynika, że takie spotkania są owocne nie tylko dla strony postępowania, ale też dla urzędników. Często dostają oni sprawę bez żadnego komentarza, a zorientowanie się, o co chodzi na podstawie protokołu kontroli czy decyzji organu I instancji, to często droga przez mękę.

Pisemność postępowania może być nadużywana przez obie strony postępowania lub wykorzystywana w sposób "sprytny". W sferze anegdotycznej niech pozostaną jednak metody wykorzystywania dla dobra podatnika pisemności procesu - jak choćby sytuacje, w których podatnik mając kilkadziesiąt analogicznych spraw, zamiast składać kilkadziesiąt pełnomocnictw, składa pełnomocnictwo do protokołu i tym samym unika opłaty skarbowej.

EM