Jakie prawa i obowiązki ma podatnik podczas kontroli skarbowej

w Kontrolowany musi udostępnić dokumenty i udzielać wyjaśnień

w Kontrolę kończy doręczenie protokołu, do którego można zgłosić zastrzeżenia w terminie 14 dni od jego doręczenia

Organy podatkowe I instancji - naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego, dyrektor urzędu kontroli skarbowej, wójt, burmistrz, prezydent miasta czy starosta - mogą z urzędu wszcząć kontrolę podatkową. Przeprowadzą ją upoważnieni pracownicy.

Kontrola może dotyczyć każdej sprawy, która nie uległa przedawnieniu. Warunkiem jest, żeby wcześniej w danej kwestii nie została już wydana decyzja administracyjna. Przykładowo jeżeli podatnik otrzymał decyzję dotyczącą PIT za 2010 r. zobowiązującą go do zapłaty podatku i ta decyzja jest ostateczna, to organ podatkowy nie może już kontrolować tego okresu.

Kolejne ograniczenie - w przypadku przedsiębiorców może być prowadzona tylko jedna kontrola naraz. Oznacza to, że jeżeli w firmie podatnika trwa już kontrola sanitarna, to nie może rozpocząć się kontrola podatkowa.

Najpierw zawiadomienie

Zanim urzędnicy zapukają do drzwi podatnika, muszą mu dostarczyć zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Powinno być ono skutecznie doręczone (w myśl przepisów Ordynacji podatkowej), a nie tylko dołączone do akt sprawy bez wcześniejszego wysłania. Przesyłane jest na urzędowym formularzu. Musi wskazywać zakres kontroli i zawierać pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji.

Kontrola może być wszczęta nie wcześniej niż po siedmiu dniach i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Po tym terminie przeprowadzenie czynności sprawdzających wymaga ponownego uprzedzenia. Warto pamiętać, że samo wysłanie zawiadomienia nie obliguje organu podatkowego do wszczęcia kontroli. Może się więc zdarzyć, że urzędnicy w ogóle się nie pojawią.

Przepisy przewidują szczególne przypadki, kiedy kontrola może być przeprowadzona bez wcześniejszego zawiadomienia. Tak jest, np. gdy sprawdzana jest niezgłoszona do opodatkowania działalność gospodarcza albo nieujawnione źródła przychodów.

Możliwa jest też kontrola doraźna, np. gdy jest ryzyko utraty materiału dowodowego lub uzasadnione prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa albo wykroczenia skarbowego. Wtedy wystarczy, jeśli urzędnicy okażą legitymację służbową, a najpóźniej w ciągu trzech dni dostarczą upoważnienie do wszczęcia kontroli (jest ono zatwierdzeniem legalności ich działań).

Jeżeli zawiadomienie zawiera błędy albo podatnik w ogóle go nie otrzymał (wtedy, gdy było wymagane), a pojawią się kontrolerzy, to można złożyć sprzeciw wobec kontroli. Wnosi się go do organu podejmującego czynności sprawdzające (np. naczelnika urzędu skarbowego) w terminie trzech dni roboczych od wszczęcia kontroli. Należy go bardzo dokładnie uzasadnić.

Organ podatkowy ma obowiązek rozpatrzyć sprzeciw i wydać postanowienie. Naczelnik urzędu skarbowego lub celnego może zdecydować o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub zezwolić na ich kontynuowanie. Jeśli nie rozpatrzy sprzeciwu w ciągu trzech dni od jego otrzymania, oznacza to, że odstępuje od kontroli. Od postanowienia naczelnika podatnik może wnieść zażalenie do organu II instancji (np. dyrektora izby skarbowej). Ten musi je rozpatrzyć w ciągu siedmiu dni.

Dokumenty i pełnomocnik

Po przybyciu na miejsce kontroli urzędnik musi okazać podatnikowi imienne upoważnienie. Należy dokładnie sprawdzić ten dokument - jeśli zawiera błędy, można nie wpuścić kontrolera albo podważyć potem wyniki kontroli. W upoważnieniu powinno się znaleźć: oznaczenie organu, data i miejsce wystawienia, imię i nazwisko kontrolującego, numer jego legitymacji służbowej, zakres kontroli, data jej rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia. Osoba, która udzieliła upoważnienia, musi być podpisana z imienia i nazwiska z podaniem zajmowanego przez nią stanowiska lub funkcji. Dokument powinien zawierać też pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego oraz podstawę prawną.

Urzędnik ma obowiązek też przedstawić legitymację służbową.

Kontrolowany ma prawo uczestniczyć we wszystkich czynnościach. Może też ustanowić pełnomocnika, który będzie go reprezentował w czasie kontroli. Upoważnienie musi mieć formę pisemną. Należy je zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, nawet jeżeli kontrola dotyczy VAT. Jeżeli w upoważnieniu nie zaznaczymy inaczej, pełnomocnik będzie mógł odebrać zawiadomienie o wszczęciu kontroli i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, składać wyjaśnienia i zastrzeżenia do protokołu oraz dokonywać wszystkich innych czynności podczas kontroli.

W sytuacji gdy prawidłowo poinformowany podatnik lub jego pełnomocnik nie zjawią się w miejscu i czasie podanym w zawiadomieniu o kontroli, urzędnik wezwie ich do stawienia się następnego dnia. Jeżeli tego nie zrobią, uznaje się, że kontrola została wszczęta prawidłowo i można wykonywać czynności sprawdzające. Jeżeli przeprowadzenie kontroli pod nieobecność kontrolowanego będzie niemożliwe (np. urzędnicy nie będą mieli dostępu do dokumentów), kontrola zostanie zawieszona do czasu, aż uda się porozumieć z podatnikiem. Urzędnicy mogą też poprosić inne służby, np. policję lub prokuraturę, o pomoc w dostaniu się do pomieszczeń.

Zasadniczo urzędnicy muszą dokonywać wszystkich czynności w obecności podatnika lub jego pełnomocnika. Kontrolowany może z tego prawa jednak zrezygnować - powinien wtedy złożyć stosowne oświadczenie na piśmie. Jeżeli go nie sporządzi, a nie będzie chciał uczestniczyć w kontroli, urzędnik dokona odpowiedniej adnotacji, którą dołączy do protokołu pokontrolnego. Gdy przedsiębiorca odmówi udziału w czynnościach kontrolnych, mogą być one przeprowadzane w obecności pracowników, a gdy ich brak - w obecności przywołanego świadka.

Obowiązki kontrolowanego

Kontrola może być prowadzona: w siedzibie podatnika, miejscu, gdzie przechowuje on dokumentację, miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością, a nawet w mieszkaniu, ale jedynie w przypadku, jeśli przedsiębiorca ma tam zarejestrowaną działalność. Za zgodą kontrolowanego czynności sprawdzające mogą być też przeprowadzone w siedzibie organu podatkowego.

Podatnik musi wpuścić urzędników do miejsca, gdzie według ustawy może być przeprowadzona kontrola. Jeśli jest to firma, czynności mogą być przeprowadzone w godzinach jej pracy, np. od 8 do 19. Jeśli jednak dane przedsiębiorstwo (np. sklep) jest czynne krótko, np. od 10 do 15, kontrola może trwać maksymalnie osiem godzin dziennie.

Kontrolujący mają prawo swobodnie przemieszczać się po firmie podatnika. Nie muszą uzyskiwać przepustki, nie podlegają też rewizji osobistej. Nie oznacza to jednak, że wolno im przykładowo wchodzić bez obuwia ochronnego do laboratorium. Tak jak wszyscy muszą przestrzegać przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązujących w kontrolowanej jednostce.

Na kontrolowanym, nawet jeśli złożył oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w czynnościach, ciążą pewne obowiązki. Przede wszystkim musi on zapewnić urzędnikom dostęp do dokumentów. Jeżeli księgi podatkowe znajdują się poza jego siedzibą, powinien przywieźć je do firmy i udostępnić tam kontrolerom. Musi im też zapewnić warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów. Jeżeli część papierów została sporządzona w języku obcym, ma obowiązek przedstawić ich tłumaczenie. Urzędnicy mogą filmować i fotografować m.in. dokumenty.

Podatnik ma obowiązek udzielania kontrolerom wszelkich wyjaśnień.

Urzędnicy mogą przesłuchiwać świadków i zasięgać opinii biegłych. Muszą o tym jednak poinformować podatnika lub jego pełnomocnika przynajmniej trzy dni wcześniej. Natomiast o przeprowadzeniu dowodu z oględzin powinni zawiadomić nie później niż bezpośrednio przed ich dokonaniem.

Po kontroli urzędnicy sporządzą protokół. Jeśli ujawnili w nim nieprawidłowości, może być on potem podstawą do wszczęcia postępowania podatkowego wobec kontrolowanego. Jeśli podatnik nie zgadza się z ustaleniami protokołu, ma 14 dni od jego doręczenia na przedstawienie zastrzeżeń lub wyjaśnień, na które powinien przedstawić dowody. Organ podatkowy musi rozpatrzyć zastrzeżenia w ciągu 14 dni i zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia.

Warto pamiętać, że kontrola nie może trwać wiecznie. W jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

ww przypadku mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,

ww przypadku małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,

ww przypadku średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,

ww przypadku pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Jeżeli się przedłuża, należy złożyć ponaglenie do organu drugiej instancji, np. dyrektora izby skarbowej.

Co musi zawierać protokół pokontrolny:

1) dane podatnika,

2) dane kontrolujących,

3) określenie przedmiotu i zakresu kontroli,

4) określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli,

5) opis dokonanych ustaleń faktycznych,

6) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów,

7) ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli,

8) pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji,

9) pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego o każdej zmianie adresu dokonanej w ciągu sześciu miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

WZÓR PONAGLENIA

Warszawa, 6 lutego 2013 r.

Jan Nowak

ul. Piastów Śląskich 100

00-496 Warszawa

NIP 123-456-77-88

Dyrektor Izby Skarbowej

w Warszawie

ul. Felińskiego 2B

01-513 Warszawa

Znak sprawy: KP/115-2/13

Ponaglenie

Na podstawie art. 141 par. 1 w związku z art. 284b par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) składam ponaglenie na działanie naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Bemowo, ponieważ kontrola podatkowa wszczęta 9 stycznia 2013 r. nie została zakończona w terminie wskazanym w upoważnieniu, tj. 30 stycznia 2013 r., wnosząc jednocześnie o:

1) uznanie ponaglenia za uzasadnione,

2) wyznaczenie dodatkowego terminu załatwienia sprawy.

Uzasadnienie

9 stycznia 2013 r. pracownicy Urzędu Skarbowego Warszawa Bemowo doręczyli mi upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, w którym zostało wskazane, że zostanie ona zakończona 30 stycznia 2013 r.

Zgodnie z art. 284b par. 1 Ordynacji podatkowej kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu.

Pomimo upływu wskazanego w upoważnieniu terminu do dnia złożenia ponaglenia kontrola nie została zakończona. Nie otrzymałem również zawiadomienia o niezakończeniu kontroli w terminie.

Mając na uwadze powyższe, składam ponaglenie i wnoszę jak na wstępie.

Jan Nowak

Ważne

Podatnik może złożyć na piśmie oświadczenie o rezygnacji z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Nie zwalnia go to jednak z obowiązku udzielenia urzędnikom wszelkich informacji i zapewnienia im dostępu do dokumentów

Paulina Bąk

paulina.bak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 281-291 c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.). Art. 84c ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.).