Kiedy i jakie dane podatnik musi aktualizować w urzędzie skarbowym

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu oraz otrzymują numer identyfikacji podatkowej, zwany NIP.

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty niż wymienione, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, a w szczególności zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków. Podmioty te również otrzymują NIP.

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają także podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenia zdrowotne.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którym płatnik pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika.

Ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych dokonują naczelnicy urzędów skarbowych. Postępowanie w sprawie nadania NIP jest prowadzone na podstawie Ordynacji podatkowej. Nadanie NIP następuje w drodze decyzji wydanej przez naczelnika urzędu skarbowego.

W przypadku osób fizycznych rozpoczynających działalność gospodarczą decyzję tę wydaje się w terminie trzech dni roboczych. Decyzja zawiera numer PESEL, jeżeli osoba fizyczna taki posiada.

W sprawach ewidencji podatników właściwymi naczelnikami urzędów skarbowych są: 1) dla podatników podatku od towarów i usług, niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku – naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług; 2) dla jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności. Dla pozostałych podatników podatku dochodowego właściwy jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku. Dla niebędących podatnikami podatku dochodowego NIP nadaje naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce – naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Z kolei dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych, niebędących jednocześnie podatnikami, NIP nadaje naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika. W pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Przepisy określają całą procedurę uzyskania NIP. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjnoprawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych. Dodatkowo podaje się: w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej; w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych – dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom; w przypadku podatkowych grup kapitałowych – dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności.

Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Podatniczka, która nie prowadzi działalności gospodarczej na zaktualizowanie swoich danych w urzędzie skarbowym, ma 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Warto wiedzieć, że podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem tego płatnika. Płatnik jest zobowiązany przekazać zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie siedmiu dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych nieprowadzący działalności gospodarczej, dla których obowiązek aktualizowania danych wynika z faktu otrzymania dowodu osobistego, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty. Organ ten zobowiązany jest do poinformowania podatnika o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie siedmiu dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.

Zgłoszenia identyfikacyjne oraz zgłoszenia aktualizacyjne mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Naczelnik urzędu skarbowego lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie elektronicznej, złożenie zgłoszenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Co ważne, na razie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej może być składane zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej nieprowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej (NIP-3).

Zgłoszenie składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinno zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym oraz jeden podpis elektroniczny.

NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego (z pewnymi wyjątkami, dotyczącymi spółek).

W przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika decyzja o nadaniu NIP wygasa z mocy prawa.

Organy prowadzące ewidencję ludności są zobowiązane, w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu, do przekazania informacji o zgonie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego podatnika.