Sołtys także może doręczyć pismo

Organ podatkowy doręcza pismo za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawione. W szczególnym przypadku, gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys również za pokwitowaniem. Istnieje możliwość doręczania pism, z wyjątkiem zaświadczeń, za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres pocztowy elektronicznej strony, a także jej przedstawiciela lub pełnomocnika. Aby pisma dostarczane były w taki sposób, należy wcześniej wystąpić do urzędu skarbowego z prośbą o doręczanie pism drogą elektroniczną oraz podać adres elektroniczny. Serwer, z którego ktoś będzie korzystać, musi być rzetelny, a dostęp do konta e-mailowego - chroniony.

Pisma doręcza się stronie, chyba że działa ona przez przedstawiciela lub pełnomocnika.

W takim przypadku pisma doręcza się przedstawicielowi lub pełnomocnikowi. W przypadku gdy strona ustanawia więcej niż jednego pełnomocnika, powinna wyznaczyć jednego właściwego do doręczeń podatkowych. Gdy tego nie uczyni, organ podatkowy doręcza pismo jednemu, dowolnie wybranemu pełnomocnikowi.

Jeśli w toku postępowania strona, jej przedstawiciel lub pełnomocnik zmienią swój adres, muszą oni poinformować o tym organ podatkowy. Dotyczy to także adresu elektronicznego. Niedopełnienie tego obowiązku spowoduje, że organ, wysyłając list na stary adres, uzna, że pismo zostało doręczone.

W przypadku wyjazdu strony za granicę na dłużej niż dwa miesiące musi ona ustanowić pełnomocnika do doręczeń. Dotyczy to również osób fizycznych niebędących rezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego. Do ustanowienia pełnomocnika odpowiedzialnego za kontakty z organami celnymi w sprawach dotyczących VAT i akcyzy z tytułu importu towarów zobowiązana jest również osoba, która nie posiada miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium kraju. O ustanowieniu pełnomocnika należy poinformować organ podatkowy. W razie wyjazdu bez ustanowienia pełnomocnika pismo uważa się za doręczone pod dotychczasowym adresem lub w przypadku nierezydentów pod adresem ostatniego czasowego pobytu. Nawet jeśli strona poda organowi podatkowemu swój nowy zagraniczny adres, organ podatkowy nie ma obowiązku wysłać pisma za granicę.

Pisma doręcza się osobom fizycznym zarówno w miejscu ich zamieszkania lub pracy, jak i w siedzibie organu podatkowego oraz w miejscu pracy adresata osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji, jeżeli takie stanowisko w firmie zostało utworzone. W przypadku kiedy nie można dostarczyć pisma w miejscach wymienionych powyżej, można je doręczyć w każdym miejscu, gdzie będzie istniała możliwość zastania adresata. Jednak zwykle pisma wysyłane są na adres domowy i w przypadku nieobecności adresata organ podatkowy korzysta z możliwości doręczenia pisma pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy tylko osoby te zechcą podjąć się dostarczenia pisma adresatowi. Jednak musi on dobrowolnie wyrazić chęć doręczenia pisma. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Takiego zawiadomienia nie umieszcza się, gdy pismo zostało przekazane pełnoletniemu domownikowi.

Jeżeli wszystkie możliwe sposoby dostarczenia zawiodą, pismo przechowuje się przez 14 dni w placówce pocztowej, gdy pismo miało być dostarczone przez pocztę lub w urzędzie gminy (alternatywnie miasta), gdy pismo dostarczyć miał pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba. Podmioty te mają obowiązek dwukrotnego zawiadomienia adresata o przechowywaniu pisma. Powtórne zawiadomienie następuje w razie nieodebrania pisma w terminie siedmiu dni. Umieszcza się je w podawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub pomieszczenia, w którym adresat wykonuje czynności zawodowe. Osoba doręczająca pismo może również pozostawić pismo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli adresat nie odbierze pisma, uważa się je za doręczone z upływem wyżej wspomnianych 14 dni.

Gdy pismo pochodzi od organów celnych, które nie znają adresu strony lub nie są w stanie go ustalić, wywiesza się je na okres 14 dni w siedzibie organu celnego prowadzącego postępowanie. W tym wypadku również pisma oraz decyzje uważa się za doręczone po upływie tego terminu.

Osobom prawnym oraz jednostkom niemającym osobowości prawnej pismo doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności - osobie upoważnionej do odbioru korespondencji. Przy czym, gdy podany przez te podmioty adres ich siedziby nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, pismo uważa się za doręczone i dołącza się do akt sprawy. Oznacza to, że ważne jest, by podczas zmiany siedziby, rozbudowy, otwarcia drugiej filii zawiadamiać o tym organ podatkowy. Należy również zwrócić uwagę na fakt, że pisma skierowane do osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które nie mają organów, doręcza się kuratorowi wyznaczonemu przez sąd.

Odbierający pismo potwierdza doręczenie pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia. Jeśli odbierający pismo adresat uchyla się od potwierdzenia pisma, dostarczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i uzasadnia brak jej podpisu. Jeśli pismo doręczane jest drogą elektroniczną, pismo uznaje się za doręczone, jeśli w terminie dwóch dni od wysłania pisma organ podatkowy otrzyma w formie elektronicznej potwierdzenie. Jeśli potwierdzenia nie otrzyma, organ podatkowy zobowiązany jest do dostarczenia pisma w formie tradycyjnej.

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, zwraca się je nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. W takim przypadku uznaje się, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata. Innymi słowy, przyjmuje się fikcje, że mimo iż pismo nie zostało przez stronę przeczytane, to zna ona treść danego pisma i liczy się z konsekwencjami niewypełnienia zaleceń w nich zawartych.

Pisma skierowane do osób fizycznych nieznanych z miejsca pobytu, dla których sąd nie wyznaczył przedstawiciela, doręcza się przedstawicielowi.

Pisma kierowane do osób korzystających ze szczególnych uprawnień w związku z posiadanym immunitetem dyplomatycznym lub konsularnym doręcza się w sposób przewidziany w poszczególnych przepisach szczególnych, w umowach i przyjętych zwyczajach międzynarodowych.

Minister finansów może wystąpić do władzy państwa członkowskiego Unii Europejskiej właściwej w sprawach podatkowych z wnioskiem o doręczenie pisma organu podatkowego. Pisma te doręcza organ podatkowy wskazany przez ministra finansów

Na firmowy adres e-mailowy urząd skarbowy wysłał pismo. Po dwóch dniach nie otrzymał potwierdzenia, więc pismo w formacie listu zostało wysłane do firmy pocztą na adres, pod którym firma zarejestrowała swój zakład świadczący usługi. Jednak pod wskazanym adresem nie mieścił się już zakład usługowy, ponieważ dwa miesiące wcześniej został przeniesiony w inne miejsce, a osoby odpowiedzialne nie poinformowały o tym organu podatkowego. W tym przypadku pismo uznaje się za doręczone, ponieważ firma nie dopełniła swojego obowiązku poinformowania o zmianie siedziby.

Pod nieobecność adresata listonosz dostarczył do jego domu (adres zamieszkania był zgodny z adresem zameldowania) pismo z urzędu skarbowego. Listonosz przekazał pismo za pokwitowaniem 15-letniej córce adresata, która jednak później nie przekazała pisma adresatowi. Urząd skarbowy nie ma prawa uznać, że pismo zostało doręczone, ponieważ pismo odebrać za pokwitowaniem może tylko pełnoletni domownik. Listonosz powinien upewnić się, że ma do czynienia z osobą pełnoletnią przed pokwitowaniem odbioru.

Paulina Bąk

paulina.bak@infor.pl

Art. 144-154 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).