Kiedy i jak można złożyć zeznanie podatkowe przez pełnomocnika

Zgodnie z ogólną zasadą każda deklaracja podatkowa może być podpisana przez pełnomocnika (przepisy Ordynacji podatkowej wskazują, że przez pojęcie deklaracji należy rozumieć również zeznanie podatkowe). Wątpliwości co do możliwości podpisywania deklaracji podatkowych przez ustanowionych pełnomocników rozstrzygnęły obowiązujące od 1 stycznia 2007 r. przepisy rozdziału 9a Ordynacji podatkowej. Na zeznaniu PIT-37 nie musi zatem figurować podpis podatnika. Formularz może wypełnić i złożyć osoba reprezentująca podatnika, tj. pełnomocnik do podpisywania deklaracji. Podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia podatnika z obowiązku podpisania deklaracji.

Należy pamiętać, że pełnomocnikiem może być ustanowiona tylko osoba fizyczna. Osoba ta musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Wyjaśnijmy, że pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności. Pełnomocnik nie musi natomiast legitymować się specjalnymi kwalifikacjami czy wiadomościami. Pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji można zatem udzielić na przykład członkowi rodziny. W przypadku konieczności wyjazdu czy pracy za granicą możliwość złożenia zeznania podatkowego przy pomocy pełnomocnika jest z pewnością dużym ułatwieniem.

Ponieważ pełnomocnikiem podatnika może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, w rezultacie nie ma możliwości udzielenia pełnomocnictwa osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. W praktyce oznacza to, że nie można upoważnić do podpisywania zeznań podatkowych np. biura rachunkowego.

Generalna zasada stanowi, że tylko podatnik może uiścić ciążące na nim zobowiązanie podatkowe. Oczywiście praktyka jest taka, że podatnik jako osoba fizyczna nie musi osobiście regulować swoich zobowiązań. Przepisy prawa cywilnego wprowadzają możliwość działania przez pełnomocnika. Również przepisy Ordynacji podatkowej dopuszczają składanie deklaracji podatkowych przez pełnomocnika.

W opisanym przypadku skuteczność dokonanej zapłaty zależy przede wszystkim od tego, czy podatek był płacony przez córkę, która działała we własnym imieniu, czy zrobiła to w imieniu ojca. W pierwszym przypadku córka dokonywałby zapłaty z własnego konta bankowego i takie działanie należałoby kwalifikować jako zapłatę podatku przez osobę trzecią. W konsekwencji taka zapłata nie dawałaby podstawy do skutecznej zapłaty zobowiązania ojca przez córkę. Zobowiązanie podatkowe nie może być bowiem przeniesione na osobę trzecią w drodze czynności cywilnoprawnej (np. umowy), co wielokrotnie podkreślały sądy administracyjne.

Jeżeli jednak córka dysponowała środkami zgromadzonymi na rachunku bankowym ojca i dokonała w ten sposób zapłaty jego zobowiązań podatkowych, wówczas działała w jego imieniu i na jego rzecz jako pełnomocnik. Takiej zapłacie trudno odmówić skuteczności.

Zostały już uchwalone zmiany dokonujące uproszczeń w składaniu deklaracji podatkowych przez internet. Nowe przepisy wejdą w życie z dniem ogłoszenia. Zlikwidowały one obowiązek informowania urzędu skarbowego o zamiarze złożenia deklaracji podatkowej w formie elektronicznej. Integralną częścią takiego zawiadomienia było wskazanie osoby upoważnionej do składania deklaracji w formie elektronicznej i podpisywania deklaracji podpisem elektronicznym. W związku z likwidacją obowiązku składania zawiadomień w przepisach Ordynacji podatkowej dotyczących podpisywania deklaracji uregulowano kwestię podpisywania e-deklaracji przez pełnomocnika. W tym celu został rozszerzony zakres pełnomocnictwa, jakie podatnik może udzielić do podpisywania za niego deklaracji.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w formie elektronicznej podatnik będzie musiał złożyć samodzielnie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników. Pełnomocnictwo to muszą złożyć tylko ci podatnicy, którzy wcześniej nie zawiadamiali urzędu skarbowego o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej, a chcą, by również takie deklaracje mogły być podpisywane przez pełnomocnika.

Należy podkreślić, że w świetle nowych przepisów pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji jest odrębnym pełnomocnictwem wyłącznie do podpisywania deklaracji i zeznań podatkowych składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że podatnik, który przedłożył do organu podatkowego pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w zwykłej w formie papierowej na podstawie art. 80a par. 2 ustawy - Ordynacja podatkowa, musi przedłożyć odrębne pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli chce skorzystać z możliwości składania deklaracji w tej formie. Złożenie tego pełnomocnictwa, w przeciwieństwie do pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji papierowych, nie będzie podlegało opłacie skarbowej.

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, deklaracja może być podpisana także przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. Przepisy Ordynacji podatkowej wskazują przy tym, że w przypadku gdy zgodnie z przepisami prawa deklaracja powinna być podpisana przez więcej niż jedną osobę, udzielenie upoważnienia przez wszystkie te osoby jest niezbędne, aby dane pełnomocnictwo było skuteczne. Taka sytuacja występuje w przypadku preferencyjnego rozliczenia małżonków. Złożony w zeznaniu wniosek o łączne opodatkowanie dochodów jest skuteczny tylko wtedy, gdy oboje małżonkowie złożą swoje podpisy na formularzu (PIT-36 lub PIT-37).

Jeżeli zatem zeznanie składa podatnik wspólnie z małżonkiem, pełnomocnictwo do podpisania zeznania jest skuteczne, jeśli zostało udzielone temu samemu pełnomocnikowi przez oboje małżonków. Podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia podatnika i małżonka z obowiązku podpisania deklaracji.

Przepisy Ordynacji podatkowej regulujące podpisywanie deklaracji nie wymagają szczególnej formy dla udzielenia pełnomocnictwa. Stanowią jednak, że w kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym. Należałoby zatem stosować w tym zakresie art. 137 par. 2 Ordynacji podatkowej. Stanowi on, że pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie. Podpisanie deklaracji stanowi o złożeniu oświadczenia o podaniu danych zgodnych z rzeczywistością. Oświadczenie to jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Z tych powodów upoważnienie do podpisania deklaracji podatkowej nie może być dorozumiane, lecz musi jednoznacznie wynikać z dokumentu pełnomocnictwa. Trzeba również pamiętać, że warunkiem skuteczności pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji jest złożenie go do organu podatkowego. Chodzi tu o organ podatkowy właściwy w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji stanowi zatem szczególny rodzaj pełnomocnictwa. Musi z niego wynikać upoważnienie do podpisywania określonego rodzaju zeznań (deklaracji) podatkowych, np. rocznych zeznań w podatku dochodowym od osób fizycznych PIT-37. Szczególny charakter pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji przejawia się też w tym, że na przykład pełnomocnik ustanowiony przez podatnika w postępowaniu podatkowym nie mógłby na podstawie tego pełnomocnictwa podpisywać deklaracji podatkowych podatnika. W takiej sytuacji pełnomocnik procesowy musiałby być do tego odrębnie upoważniony na podstawie przepisu art. 80a ustawy - Ordynacja podatkowa. Nawet bardzo szerokie pełnomocnictwo procesowe nie jest bowiem wystarczające do podpisywania deklaracji przez pełnomocnika.

Przepisy wyraźnie wskazują, że do organu podatkowego właściwego w sprawach danego podatku należy złożyć zarówno samo pełnomocnictwo, jak i zawiadomienie o jego odwołaniu. Jeżeli zatem podatnik nie chce już korzystać z pomocy pełnomocnika przy składaniu zeznania rocznego w podatku dochodowym od osób fizycznych, musi zawiadomić o tym właściwy urząd skarbowy.

Najważniejszym i podstawowym warunkiem skuteczności pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji jest złożenie go do organu podatkowego właściwego w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja. Za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa należy zapłacić opłatę skarbową w wysokości 17 zł.