Co zrobić w przypadku zniszczenia dokumentacji podatkowej

Każdy podatnik, zarówno przedsiębiorca, jak i osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, musi przechowywać dokumentację podatkową przez prawie sześć lat. Wszystko dlatego, że po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, przedawnia się zobowiązanie podatkowe. Problem pojawi się, gdy podatnik stracił dokumenty. Mówimy tu m.in. o księgach podatkowych, rachunkowych, dokumentach potwierdzających poniesienie wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Utrata tej dokumentacji może nastąpić z różnych przyczyn. Zazwyczaj jest to powódź czy pożar. Zdarzają się także kradzieże.

Jeśli doszło do utraty dokumentacji podatkowej, trzeba dołożyć wszelkich starań, aby ją odtworzyć. Najważniejsze będą dokumenty, na podstawie których będzie można dokonać zapisów w ewidencjach i księgach - podatkowych lub rachunkowych.

Niestety przepisy Ordynacji podatkowej czy ustaw o PIT lub CIT nie zawierają regulacji, które podpowiadałyby, jak można odtworzyć dokumenty fiskalne. Regulują jednak, jakie skutki ma brak dokumentów podatkowych.

Zgodnie z Ordynacją podatkową, jeśli podatnik nie posiada ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania lub też gdy dane z tych ksiąg nie pozwalają na jej określenie, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania.

Zatem w interesie samego podatnika powinno być jak najszybsze odtworzenie utraconych ewidencji. Przykładowo w przypadku utraty lub zniszczenia faktur VAT lub faktur korygujących dokumentujących zakup towarów, materiałów czy usług, podatnik może poprosić kontrahentów o wystawienie ich duplikatów.

O utracie wskutek np. zdarzenia losowego dokumentów, podatnicy powinni niezwłocznie powiadomić organ podatkowy. Takich rad udzielają organy podatkowe, bo zasada ta nie wynika z żadnych przepisów podatkowych. Wszystko dlatego, że podatnicy wobec ustawowego obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej, jak również jej szczególnego znaczenia i mocy dowodowej dla potrzeb rozliczenia podatku powinni zachować najwyższą staranność, przechowując tę dokumentację w sposób maksymalnie zapobiegający jej zniszczeniu.

Podatnik w wyniku ostatniej powodzi stracił praktycznie cały majątek firmy. Czy te straty może ująć w rozliczeniach podatkowych?

Tak. Przedsiębiorcy, którzy w wyniku powodzi stracili majątek firmy, mogą te straty rozliczyć podatkowo. Gdy podatnik posiada w ewidencji środki trwałe, które ze względu na powódź utracą przydatność gospodarczą, ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu nieumorzoną wartość utraconych środków trwałych. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT nie stanowią kosztów uzyskania przychodów straty poniesione w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności.

W przypadku towarów, które przedsiębiorca utracił w związku z powodzią, to co do zasady należy uznać, że następuje w tym przypadku strata w środkach obrotowych, która jest dla podatnika rónież kosztem uzyskania przychodu.

Warto tu dodać, że skutki podatkowe strat w środkach trwałych i środkach obrotowych w wyniku powodzi są tożsame na grucie CIT i PIT.

Gdy przedsiębiorcy otrzymają odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, to trzeba wiedzieć, że podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

W sytuacji zniszczenia dokumentów stanowiących podstawę do wypełnienia deklaracji lub zeznań podatkowych na skutek powodzi organy podatkowe powinny, w uzgodnieniu z podatnikiem, wyznaczyć termin przeznaczony na odtworzenie utraconych dokumentów bądź przedłożenie innych dowodów potwierdzających dane wynikające z tych dokumentów.

Utrata dokumentów podatkowych ma szczególne znaczenie przy ustalaniu wysokości przychodów i kosztów uzyskania przychodów. Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, musi być odpowiednio udokumentowany.

Przykładowo podstawą zapisów w księdze podatkowej są m.in. faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące lub inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

● wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

● przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

● podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonanych na podstawie książeczek opłat.

Według Izby Skarbowej w poznaniu (interpretacja nr BD-G 415-2/06z), niezależnie od okoliczności, w jakich nastąpiła utrata ksiąg rachunkowych i dokumentacji źródłowej, skutków takiego zdarzenia nie można przenosić na Skarb Państwa. Nie oznacza to zatem, że złożone przez podatnika rozliczenia podatkowe (deklaracje) nie będą podlegały weryfikacji. W sytuacji zaistnienia zdarzenia losowego, jakim jest np. pożar, nie tylko w interesie podatnika, ale i jego obowiązkiem jest poczynić starania mające na celu odtworzenie zniszczonej dokumentacji. Podatnik może się więc zwrócić do kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur, a także posłużyć np. elektronicznymi kopiami dokumentów i ewidencji - o ile takie były prowadzone i zachowały się. Organy podatkowe mogą w tym przypadku współpracować z podatnikiem w odtwarzaniu utraconych dokumentów, jednak to przede wszystkim podatnik posiada wiedzę dotyczącą zaistniałych zdarzeń gospodarczych, dlatego też nie może on biernie przyglądać się ewentualnym działaniom organów podatkowych. Nie można przy tym zapominać także, że to na podatniku, a nie na organach podatkowych spoczywa ciężar dowodu w zakresie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych (wyrok NSA w Warszawie z 4 listopada 2003 r., sygn. akt III SA 2763/02).

Dyrektor poznańskiej izby przypomniał także, że deklaracje składane w urzędzie skarbowym nie stanowią całościowego materiału dowodowego i tym samym nie można ich uznać za jedyny dowód w sprawie ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych.

Ostatnie burze na Pomorzu spowodowały duże straty w firmie podatnika. W wyniku pożaru po uderzeniu pioruna podatnik stracił praktycznie całą dokumentację podatkową. Czy może wystąpić do urzędu skarbowego o odroczenie terminu rozliczenia podatkowego?

Tak. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej naczelnicy urzędów skarbowych mogą na wniosek podatników, a także płatników i inkasentów, odroczyć terminy wynikające z przepisów prawa podatkowego. Zasad ta dotyczy m.in. możliwości odraczania terminów do złożenia deklaracji podatkowych VAT-7. Aby takie odroczenie uzyskać, podatnik musi złożyć wniosek. Wniosek musi być złożony przed upływem daty złożenia deklaracji oraz wskazywać, że odroczenie jest uzasadnione ważnym interesem podatnika, płatnika lub inkasenta. Jako uzasadnienie należy wskazać np. brak możliwości złożenia deklaracji z powodu pożaru pomieszczeń, w których była przechowywana dokumentacja podatkowa.

Utrata dokumentacji podatkowej powoduje duże utrudnienia w rozliczeniach z fiskusem i może być źródłem wielu komplikacji także w przyszłości. Jak już wspomniałam, w przypadku braku ksiąg podatkowych i innych niezbędnych dowodów źródłowych organy podatkowe mogą dokonać oszacowania podstawy opodatkowania i wyliczenia podatku, jaki powinien zostać przez podatnika zapłacony. W wielu przypadkach dokonany szacunek może być dla podatnika krzywdzący.

Ponadto to podatnik powinien prawidłowo udokumentować poniesienie kosztu. Stąd brak dowodów źródłowych może spowodować zakwestionowanie wykazanych kosztów uzyskania przychodu lub ich uwzględnienie w bieżących rozliczeniach.

Trudności mogą się też pojawić w przypadku rozliczeń VAT. Generalnie prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. Podstawą do odliczenia VAT jest zatem dokument źródłowy. Mogą pojawić się wątpliwości co do istnienia prawa do odliczenia w sytuacji, gdy faktury zostały zniszczone.

Przy utracie dokumentacji prowadzonej na bieżąco, powstaje też problem z dokonaniem bieżących rozliczeń podatkowych, tj. zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, rozliczenia podatku od wypłacanych pensji pracownikom.

W celu odtworzenia dokumentów podatkowych - poza fakturami - można podjąć takie działania, jak np.:

● wystąpić do banku, w którym podatnik posiada rachunek, o przesłanie wyciągów bankowych - w ten sposób można np. udowodnić wysokość przychodów,

● wystąpić do kontrahentów o wydanie duplikatów wystawionych przez nich dowodów kasowych - w ten sposób podatnik uzyska potwierdzenie np. poniesienia kosztów,

● na podstawie prowadzonych ewidencji sprzedaży, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, zawartych umów można sporządzić pozostałe dowody księgowe.

● odtworzyć np. z baz komputerowych ewidencje.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).