Jak odbierać pisma podatkowe z urzędu skarbowego podczas urlopu

Podatnicy, którzy planują wyjazd turystyczny, powinni ustanowić pełnomocnika, który będzie za nich odbierał pisma od organów podatkowych. Jeśli bowiem podatnik pozostaje w sporze z fiskusem, to w toku całego postępowania podatkowego pism urzędowych kierowanych do niego może być bardzo wiele. W przypadku wysłania pisma pocztą wiele spraw podatkowych rozstrzyga się o tzw. awizowanie. Istotne jest, czy pisma zostały podatnikowi doręczone skutecznie. Od tego dnia bowiem liczony jest termin na złożenie na przykład odwołania.

Dlatego warto rozważyć ustanowienie pełnomocnika do odbioru korespondencji albo nawet skierowanie do organu wniosku o odbieranie pism e-mailem.

Pisma, zwrotki i awiza

Zasady doręczania pism określają przepisy Ordynacji podatkowej. Podstawową zasadą jest, że organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem.

Wybór podmiotu doręczającego pismo należy do decyzji organu. Nie oznacza to jednak, że organ może doręczać pisma równocześnie za pośrednictwem kilku wyżej wymienionych podmiotów, a następnie uznawać za skuteczne doręczenie przez wybrany przez siebie podmiot, zależnie od okoliczności. Tak stwierdził WSA w Warszawie w wyroku z 25 listopada 2004 r. (sygn. akt V SA/Wa 885/04, prawomocny). [Przykład 1]

Przy doręczaniu korespondencji przez Pocztę Polską istotna jest tzw. zwrotka (potwierdzenie odbioru). Podatnicy powinni zdać sobie sprawę z tego, że pocztowe potwierdzenie odbioru jest dokumentem urzędowym. Oznacza to, że w celu podważenia jego treści muszą uzyskać informację o innej dacie doręczenia, w drodze np. reklamacji pocztowej.

Doręczanie pism przez Pocztę Polską może odbywać się również w przypadku pism kierowanych do zagranicznych podmiotów. WSA w Warszawie w wyroku z 20 lipca 2005 r. (sygn. akt III SA/Wa 1135/05, prawomocny) uznał, że w sytuacji gdy polski organ podatkowy w ramach toczącego się postępowania wysyła za pośrednictwem Poczty Polskiej pismo do podmiotu mającego siedzibę za granicą, a Poczta Polska w ramach międzynarodowych procedur pocztowych przekazuje to pismo pocztowemu operatorowi zagranicznemu, to doręczenie pisma pod zagraniczny adres należy traktować jako dokonane przez Pocztę Polską.

Podatnicy, którzy często wyjeżdżają poza miejsce zamieszkania, mogą też wnioskować o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W celu doręczania pism w formie pliku organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny strony informację wskazującą adres elektroniczny, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma.

Fikcja doręczenia

Jeżeli doręczenie pisma do rąk adresata w miejscu zamieszkania lub pracy albo pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu okaże się niemożliwe, pismo przechowywane będzie przez placówkę pocztową przez okres 14 dni.

W przypadku doręczenia pism w domu podatnika istotne jest to, że doręczenie pisma w trakcie postępowania podatkowego osobie niepełnoletniej jest nieskuteczne i nie będzie rodzić żadnych skutków prawnych. Ponadto aby pismo zostało doręczone skutecznie, pełnoletni domownik musi oświadczyć, że podejmuje się oddania pisma adresatowi. Zawsze możliwe jest przeprowadzenie dowodu, że osoba, która podjęła się przekazania pisma, zaniedbała obowiązek zawiadomienia o przesyłce. Jeśli na przykład żona podatnika odebrała pismo kierowane do męża, ale nie oświadczyła, że podejmuje się oddania mu pisma, to pismo nie zostanie doręczone skutecznie.

W przypadku natomiast doręczenia przez pocztę, jeśli listonosz nie zastanie nikogo pod adresem, to o tym fakcie podatnik (adresat) zawiadamiany jest dwukrotnie, przy czym powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma umieszcza się w skrzynce pocztowej, na drzwiach mieszkania, bądź też w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Po upływie terminu 14 dni doręczenie jest skuteczne, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Jest to tzw. fikcja doręczenia, co oznacza, że pismo może zostać uznane za doręczone skutecznie nawet wówczas, gdy adresat faktycznie nie zapoznał się z jego treścią. Aby uniknąć negatywnych skutków takiego doręczenia, szczególnie istotne jest staranne zbadanie prawidłowości potwierdzenia odbioru oraz wyjaśnienia okoliczności, które mogły spowodować brak zawiadomienia adresata o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej.

Fikcji doręczenia można jednak uniknąć. Jeśli podatnik planuje dłuższy urlop wakacyjny lub też często musi wyjeżdżać, to może zabezpieczyć swoje interesy prawne, ustanawiając pełnomocnika. Podatnicy powinni pamiętać, że każde naruszenie przez organ podatkowy przepisów w zakresie doręczenia powoduje, że pismo (decyzja) nigdy nie zostało skutecznie doręczone i nie zaczyna obowiązywać w obrocie prawnym. Przykładowo niedopuszczalne będzie poprawianie czy też uzupełnianie zawiadomienia (zwrotki) po fakcie.

Pełnomocnik do odbiorów

Z przepisów Ordynacji podatkowej wynika, że podatnik musi ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń, jeśli planuje co najmniej 2-miesięczny wyjazd zagraniczny. Można jednak to zrobić także w przypadku innych, krótszych wyjazdów. W takiej sytuacji organ podatkowy będzie musiał doręczać pisma nie podatnikowi, lecz pełnomocnikowi. Jednocześnie podatnik, ustanawiając pełnomocników, wyznacza jednego z nich jako właściwego do doręczeń. W przypadku niewyznaczenia pełnomocnika właściwego do doręczeń organ podatkowy doręcza pismo jednemu z pełnomocników. [Przykład 2 ]

W toku postępowania strona lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego, jeżeli wniesiono o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyrażono na to zgodę. Dlatego jeśli podatnik działa samodzielnie, to wymaga to od niego zachowania należytej staranności co do obowiązku informowania o zmianie adresu. Jeśli organ nie zostanie powiadomiony o zmianie adresu, to doręczenie będzie uznane za skuteczne, gdy zostanie wysłane pod dotychczasowy adres. Podkreślić trzeba, że dla zawiadomienia organu o zmianie adresu nie wystarczy złożenie dyspozycji na poczcie o przekierowaniu korespondencji na nowy adres.

Niekiedy także i z ustanowieniem pełnomocnictwa wiąże się ryzyko poniesienia negatywnych skutków doręczenia lub jego braku. Gdy pełnomocnik podaje adres podatnika jako właściwy do korespondencji, to nie może twierdzić, że nie otrzymał pism, a doręczenia były nieskuteczne. Tak uznał NSA w wyroku z 18 stycznia 2007 r. (sygn. akt II FSK 148/06). Również jeśli pełnomocnictwo do reprezentowania podatnika zostało przedłożone dopiero w odpowiedzi na wezwanie izby skarbowej (a na etapie postępowanie przed urzędem skarbowym podatnik działał samodzielnie), to od tej daty dopiero istnieje umocowanie do jego reprezentowania. Tym samym od tego momentu wszelkie pisma kierowane będą do pełnomocnika i w takiej sytuacji bezzasadne będą ewentualne zarzuty podatnika, jeśli pisma nie będą już doręczane jemu bezpośrednio.

Pełnomocnictwo do odbioru pism z poczty może zostać udzielone również innemu domownikowi. Zasady udzielenia takiego pełnomocnictwa określa rozporządzenia ministra infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. nr 5, poz. 34 z późn. zm.). Pełnomocnictwa pocztowego adresat udziela, składając pisemne oświadczenie woli w obecności upoważnionego pracownika poczty, okazując jeden z dokumentów: dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, inny dokument z fotografią, odciskiem pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła oraz podpisem jego posiadacza. W przypadku cudzoziemców nieposiadających żadnego z wymienionych dokumentów może to być inny dokument stwierdzający tożsamość. Takie pełnomocnictwo będzie upoważniać domownika do odbioru pism na poczcie w sytuacji, gdy nie mógłby ich odebrać sam adresat (np. z powodu wyjazdu). [Przykład 3]

Ważne

Jeżeli adresat nie chce przyjąć pisma, zwraca się je nadawcy (organowi) z adnotacją o odmowie przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy i uznaje za doręczone

PRZYKŁADY

1 Czy decyzja podatkowa musi być wrzucona do skrzynki pocztowej

Brak odbioru awizo przez podatnika skutkuje skutecznym doręczeniem przesyłki, ale tylko wtedy gdy spełnione zostaną wszystkie warunki związane z prawidłowym doręczeniem. Jeśli pismo nie mogło zostać skutecznie doręczone przez listonosza podatnikowi ani za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy, to przesyłka powinna zostać złożona na poczcie na okres 14 dni.

Gdy podatnik nie ma skrzynki pocztowej na drzwiach mieszkania czy na klatce, to nie można uznać, że w razie braku odbioru tego pisma nastąpiła fikcja doręczenia, jeśli listonosz zostawił awizo na drzwiach budynku. Tak uznał NSA w wyroku z 14 grudnia 2011 r. (sygn. akt II FSK 1245/11).

2 Czy pismo o zajęciu konta można przesłać do pełnomocnika podanika

Nie. NSA w wyroku z 23 września 2011 r. (sygn. akt II FSK 599/10) uznał, że o wszczęciu postępowania egzekucyjnego i stosowaniu środków przymusu przez organ egzekucyjny podatnik powinien być informowany bezpośrednio przez ten organ, a nie przez pełnomocnika lub inną wskazaną przez niego osobę.

Specyfiką postępowania egzekucyjnego w administracji jest to, że tytuły wykonawcze powinny być doręczone bezpośrednio zobowiązanemu, a nie innej osobie, jak choćby pełnomocnikowi zobowiązanego. Otóż zgodnie z art. 26 par. 1 i par. 5 ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 229, poz. 1954 z późn. zm.), wszczęcie egzekucji administracyjnej następuje z chwilą doręczenia zobowiązanemu odpisu tytułu wykonawczego. Ponadto z art. 72 par. 4 pkt 1 tej ustawy wynika, że organ egzekucyjny zawiadamia zobowiązanego o zajęciu jego wynagrodzenia za pracę, doręczając mu odpis tytułu wykonawczego, o ile nie został wcześniej doręczony.

3 Jakie skutki ma zawiadomienie urzędu skarbowego o wyjeździe turystycznym

Tak. Czasowej nieobecności na czas określony podatnika w miejscu stałego pobytu poniżej 2 miesięcy nie można utożsamiać ze zmianą adresu. NSA w wyroku z 27 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 2097/10) uznał, że zawiadomienie organu o czasowym wyjeździe w celach turystycznych lub służbowych za granicę (krótszym niż dwa miesiące) ma jedynie walor informacyjny i nie powoduje żadnych skutków prawnych w zakresie doręczania pism.

Oznacza to, że jeśli do podatnika przebywającego na urlopie za granicą została wysłana na jego adres w Polsce korespondencja urzędowa, która nie została przez niego odebrana, to należy uznać, że pismo zostało doręczone skutecznie.

Przemysław Molik

przemysław.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 144 - 154c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749).