Nie każdy wydatek na samochód wykorzystywany na potrzeby firmy pomniejszy przychód

Trudno w dzisiejszych czasach wyobrazić sobie prowadzenie działalności gospodarczej bez używania samochodu. Ustawy podatkowe zawierają szczególne regulacje poświęcone skutkom podatkowym korzystania z samochodu w działalności gospodarczej. Konsekwencje te różnią się w zależności od tego, czy samochód stanowi własność podatnika, czy podatnik korzysta z niego na podstawie innego stosunku prawnego, np. najmu czy leasingu.

Co można odliczyć

Kupiony przez podatnika samochód osobowy, który będzie wykorzystywany w działalności gospodarczej, może być uznany za środek trwały i wprowadzony do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Dominika Dragan-Berestecka, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy, przypomina, aby pamiętać, że zasadniczo nie jest możliwe zaliczenie wydatków poniesionych na zakup samochodu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Kosztami podatkowymi będą bowiem tylko odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z właściwymi przepisami i to wyłącznie odpisy w części ustalonej od wartości samochodu nieprzewyższającej równowartości 20 tys. euro. Wartość tę przelicza się na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania

- Dlatego może się zdarzyć, że wydatki na zakup samochodu nie będą w całości stanowić kosztów uzyskania przychodów - ostrzega Dominika Dragan-Berestecka.

Ograniczenie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów obejmuje również składki na ubezpieczenie samochodu osobowego. Za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się składek na ubezpieczenie pojazdu w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro. Tu przeliczenia na złote dokonujemy według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Dominika Dragan-Berestecka podkreśla, że wszelkie inne wydatki ponoszone w związku z eksploatacją samochodu w działalności gospodarczej, czyli wydatki np. na paliwo, przeglądy, wymianę opon czy myjnię, będą stanowić koszty uzyskania przychodów. Przepisy ustaw podatkowych nie wprowadzają w tym względzie ograniczeń, przy założeniu, że samochód faktycznie jest wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Umowa najmu

Jeżeli podatnik wykorzystuje w swojej działalności samochód niestanowiący jego składnika majątkowego, ale jest on użytkowany np. na podstawie umowy najmu, wówczas należy pamiętać o ograniczeniach w rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z tym autem. Dominika Dragan-Berestecka zwraca uwagę na art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT (analogicznie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT), z którego wynika, że wydatki związane z używaniem na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochodów osobowych niebędących składnikami majątku podatnika, mogą być kosztem jedynie do wysokości limitu wynikającego z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach. Te odrębne przepisy to rozporządzenie dotyczące warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

- Dodatkowym warunkiem zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu, która powinna spełniać warunki wskazane w ustawie o CIT - dodaje nasza rozmówczyni.

Brak ewidencji oznacza, że wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów, zaś z uwagi na obowiązujący limit niekiedy nie wszystkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu zostaną uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów.

Podejście fiskusa

W przypadku umowy najmu problematyczna jest kwestia uwzględniania w kwocie kilometrówki czynszu najmu. Wątpliwości rodzą się na tle art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, w części, w jakiej dotyczy kosztów używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Dominika Dragan-Berestecka podkreśla, że stanowisko organów podatkowych jest w tej kwestii jednolite. Ministerstwo Finansów niezmiennie prezentuje pogląd, że czynsz najmu stanowi element kosztu używania samochodu i objęty jest limitem kilometrówki. Przykładem może być interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 stycznia 2011 r. (nr IBPBI/2/423-1452/10/MS), z której wynika, że przepis ustawy o CIT mówi o kosztach z tytułu używania samochodu. Zatem zasadne jest przyjęcie, że do limitowanych kosztów z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego majątku podatnika, wykorzystywanego na potrzeby działalności, należy zaliczyć także koszty związane z czynszem za wynajem takich samochodów. Czynsz z tytułu wynajmu samochodu osobowego stanowi bowiem jeden z elementów kosztów używania takiego samochodu, a tym samym będzie podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych w ramach limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.

Organ podatkowy podkreślił, że koszty używania samochodu osobowego w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT nie oznaczają jedynie kosztów eksploatacji, ale jako koszty związane z uprawnieniem do jego używania mieszczą się w pojęciu kosztów używania samochodu.

- To niekorzystne dla podatników stanowisko popierają także sądy administracyjne - ostrzega Dominika Dragan-Berestecka.

Przykładem może być nieprawomocne orzeczenie WSA w Warszawie z 8 kwietnia 2011 r. (sygn. akt I SA/Po 913/10) oraz wyrok NSA z 25 marca 2010 r. (sygn. akt II FSK 1890/08). Wydaje się zatem - jak uważa Dominika Dragan-Berestecka - że kwestia ta została przesądzona na niekorzyść podatników. Stąd rozliczanie kosztów czynszu najmu na zasadach ogólnych, tj. z pominięciem limitu, wiąże się z istotnym ryzykiem sporu z organem podatkowym.

Do kosztów używania samochodu, które podlegają limitowi, zalicza się także koszty parkingów, przejazdów (autostrad) jako wydatki, które wiążą się nierozerwalnie z używaniem samochodu (np. wyrok WSA w Poznaniu z 9 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Po 626/10).

- Korzystanie z samochodu osobowego na podstawie umowy najmu wiąże się tym samym z dużymi ograniczeniami w zakresie ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów - ocenia Dominika Dragan-Berestecka.

W praktyce może bowiem się okazać, że czynsz najmu konsumuje kwotę kilometrówki w danym miesiącu. W efekcie koszty rzeczywistego używania samochodu (eksploatacji), takie jak paliwo, płyny, drobne naprawy, nie zostaną uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów podatnika.

Co wybrać

Alternatywą dla umowy najmu jest leasing. Przepisy podatkowe wprowadzają dwa rodzaje takiej umowy - leasing operacyjny oraz finansowy. Według Dominiki Dragan-Beresteckiej podstawowa różnica między nimi sprowadza się do podmiotu uprawnionego do dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Umowa leasingu, jesli bierze się pod uwagę konsekwencje na gruncie podatku dochodowego, może okazać się bardziej atrakcyjna ze względu na to, że w odniesieniu do samochodów leasingowanych nie znajdują zastosowania przepisy ograniczające rozliczenie kosztów uzyskania przychodów, dotyczące m.in. samochodów wynajmowanych. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszystkie wydatki związane z eksploatacją danego samochodu, mimo że samochód nie stanowi własności podatnika. Z drugiej jednak strony, zaletą umowy najmu będzie z pewnością to, że w przeciwieństwie do umowy leasingu nie musi spełniać określonych warunków, o których mowa w przepisach podatkowych.

Ważne

Warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu używania samochodu do kosztów uzyskania przychodów jest ewidencja spełniająca warunki wskazane w ustawie o CIT, a kwota limitu zależy od liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów

Ewidencja przebiegu

Przedsiębiorca w dokumentacji związanej z przebiegiem auta powinien zawrzeć takie dane, jak: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Tak sporządzona ewidencja powinna zostać potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 97, poz. 397 z późn. zm.).