Jakie koszty może ująć pracownik w rocznym zeznaniu podatkowym

Jeżeli podatnik nie złożył pracodawcy wniosku o uwzględnienie wyższych kosztów uzyskania przychodów przysługujących osobom dojeżdżającym do pracy z innej miejscowości, to pracodawca w trakcie roku podatkowego przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy stosował koszty podstawowe. Wynoszą one 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Tymczasem wyższe koszty uzyskania przychodów przysługują pracownikom, którzy dojeżdżają do pracy z innej miejscowości. Chodzi tu o sytuację, w której miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika w roku podatkowym było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie otrzymywał dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu (z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu). W tym przypadku koszty uzyskania przychodów wynoszą 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy maksymalnie 1668,72 zł.

Jeżeli pracownik spełniał w roku podatkowych warunek do stosowania wyższych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, to ma prawo do ich przyjęcia w rocznym rozliczeniu podatkowym PIT-37 lub PIT-36.

Art. 22 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Stosownie do art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych od przychodów z tytułu, o których mowa w art. 13 pkt 2 lub 5 - 9 ustawy, pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18 proc. przychodu, jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł (do końca 2010 r. kwota ta odnosiła się do wszystkich umów zawartych w miesiącu z jednym płatnikiem). Jako przykład wypłat niewielkich kwot wypłacanych przez płatników można podać właśnie ryczałt dla osoby uczestniczącej w procedurze okazania. Ryczałt dla takiej osoby za jednorazowy udział w okazaniu wynosi 12 zł. Między innymi takie dochody objęte są regulacją art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT. Poza tym np. drobne umowy-zlecenia czy umowy o dzieło.

W takiej sytuacji pobór podatku następuje u źródła, czyli przez płatnika w momencie dokonania wypłaty świadczenia. Podatek pobrany przez płatnika, w tym wypadku policję, w wysokości 18 proc. przychodu jest podatkiem należnym. Jego ostateczne rozliczenie następuje przy jego poborze. Podkreślić należy, że podatek zryczałtowany pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty jego uzyskania. W konsekwencji przychód ten równa się dochodowi. Dochodów opodatkowanych 18-proc. zryczałtowanym podatkiem dochodowym podatnik nie łączy z dochodami opodatkowanymi przy zastosowaniu skali podatkowej (art. 27 ustawy). W konsekwencji dochody te nie wpływają na progresję podatkową. Nie należy ich zatem wykazywać w rocznym zeznaniu podatkowym.

Art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów uwzględniają wszyscy pracownicy niezależnie od tego, czy są zatrudnieni w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy. Wysokość kosztów, jakie można uwzględnić w zeznaniu rocznym, zależy jednak od liczby przepracowanych w roku podatkowym miesięcy.

Jeżeli zatem przykładowo pracownik zatrudniony był na umowę o pracę w 2010 r. tylko przez cztery miesiące, to w rozliczeniu podatkowym za 2010 rok uwzględni koszty podatkowe tylko za te cztery miesiące, które przepracował, tj. w wysokości 445 zł (111,25 zł x 4).

Art. 22 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Koszty uzyskania przychodów mogą być przyjęte w zeznaniu rocznym przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Dotyczy to przypadków, gdy ustalone w ustawie o PIT sztywne koszty zryczałtowane są niższe od wydatków faktycznie poniesionych przez podatnika na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.

Podatnicy mogą uwzględnić wyższe koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że są w stanie udokumentować poniesione wydatki na dojazdy. Uwzględnienie w rocznym zeznaniu kosztów w rzeczywistej wysokości uzależnione zostało od spełnienia przez podatnika warunku udokumentowania ich poniesienia wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Podatnik musi pamiętać o gromadzeniu i przechowywaniu wszystkich biletów okresowych, ponieważ to one stanowią dowód poniesienia wydatku na przejazdy. Ich posiadanie jest warunkiem niezbędnym do skorzystania z możliwości zwiększenia kwoty kosztów z kwoty 1668,72 zł (zryczałtowane roczne koszty w przypadku pracowników zatrudnionych u jednego pracodawcy i dojeżdżających do miejsca pracy) do kwoty, którą podatnik w rzeczywistości przeznaczył na bilety.

Art. 22 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wynika, że programy komputerowe podlegają ochronie jak utwory literackie. Zgodnie z tą samą ustawą jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, u którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Oznacza to, że prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Dla celów zastosowania 50-proc. kosztów uzyskania przychodów organy podatkowe stoją na stanowisku, że z treści umowy o pracę (lub innego dokumentu) powinno wyraźnie wynikać, że obowiązki ze stosunku pracy obejmują także działalność twórczą, a wyodrębniona część wynagrodzenia stanowi honorarium za przeniesienie praw autorskich do utworu. Konieczne jest dokładne wyróżnienie (w jasny, czytelny sposób) tej części wynagrodzenia, która związana jest z wykonywaniem czynności czy prac objętych prawami autorskimi oraz pozostałej jego części związanej z wykonywaniem typowych obowiązków pracowniczych.

Tylko takie rozróżnienie, jak również dokumentowanie prac - utworów chronionych prawem autorskim oraz wypłaconych wynagrodzeń z tego tytułu - daje podstawę do zastosowania 50 proc. kosztów uzyskania przychodów.

Art. 12, art. 74 ust. 3 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.).

Płatnik był zobowiązany do wykazania kosztów uzyskania przychodu faktycznie zastosowanych w trakcie roku, tj. za 11 miesięcy w związku z wypłatą w roku 2010 jedenastu wypłat. Jednak pracownicy mają prawo uwzględnić koszty uzyskania przychodów należne za wszystkie przepracowane miesiące za 12 miesięcy w PIT-37 lub PIT-36.

Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych jest limitowana, i to zarówno w skali miesiąca, jak i całego roku. Art. 32 ust. 2 ustawy o PIT określa zasady poboru zaliczki na podatek dochodowy m.in. od przychodów ze stosunku pracy. Zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania przychodów mogą być uwzględnione przez płatnika jedynie w miesiącu, w którym pracownik otrzymuje przychody ze stosunku pracy, przy czym ich wysokość nie może przekroczyć określonych w ustawie limitów. Tym samym, jeżeli pracownik, np. z powodu przyjętego w zakładzie pracy systemu wypłaty wynagrodzeń, nie uzyskał w danym miesiącu przychodów ze stosunku pracy, koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie mogą być odliczone przez płatnika. W konsekwencji, przy sporządzaniu informacji PIT-11 płatnik zobowiązany jest do wykazania kosztów uzyskania przychodów faktycznie uwzględnionych w trakcie roku, tj. za 11 miesięcy w przypadku dokonania w roku 11 wypłat.

Pracownicy mają jednak prawo uwzględnić pełne koszty uzyskania przychodów, należne za wszystkie przepracowane miesiące za 12 miesięcy, w zeznaniu podatkowym. Również w przypadku dokonania rocznego obliczenia podatku przez płatnika (PIT-40) płatnik uwzględnia przysługujące koszty uzyskania przychodów za wszystkie miesiące, w których pracownik świadczył pracę. Koszty uzyskania przychodów przysługują bowiem pracownikowi za 12 miesięcy, bez względu na regulamin wynagradzania w części dotyczącej systemu wypłaty wynagrodzeń, o ile tylko w tym okresie pracownik zgodnie z umową świadczył pracę na rzecz zakładu pracy.

Art. 32 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Od przychodów z umów-zleceń i umów o dzieło koszty uzyskania przychodów przysługują w wysokości 20 proc. przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika ze środków podatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Podatnik może uwzględnić w rocznym zeznaniu podatkowym faktycznie poniesione koszty uzyskania przychodu, jeżeli były one wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej w wysokości 20 proc. Podatnik musi jednak posiadać dokumenty, na podstawie których będzie mógł udowodnić wysokość poniesionych kosztów. W tym wypadku mogą to być np. faktury VAT potwierdzające zakup materiałów niezbędnych do wykonania dzieła.

Warto zaznaczyć, że przy rozliczaniu umowy o dzieło w niektórych wypadkach mogą mieć zastosowanie 50-proc. koszty uzyskania przychodów. Dotyczy to umów, w ramach których wykonawca realizuje dzieło mające charakter utworu w rozumieniu przepisów o prawie autorskich i prawach pokrewnych i jednocześnie z umowy wyraźnie wynika przeniesienie na zleceniodawcę majątkowych praw autorskich.

Art. 22 ust. 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl