Jak rozliczać koszty zakwaterowania

dyrektor zarządzająca w Auxilium, oddział Łódź

Zgodnie z art. 29 kodeksu pracy (k.p.) umowa o pracę powinna określać m.in. szczegółowe warunki pracy i płacy, a także miejsce wykonywania pracy. Zdarza się jednak, że pracodawca musi oddelegować swoich pracowników do wykonywania tych samych obowiązków w innej miejscowości. Oddelegowanie wiąże się ze wskazaniem w umowie o pracę innego miejsca wykonywania pracy. Zgodnie z art. 42 k.p., żeby zmienić to postanowienie, pracodawca musi zastosować wypowiedzenie umowy przy jednoczesnym zaproponowaniu na piśmie pracownikowi nowych warunków umowy. Istnieje też możliwość zmiany dotychczasowego miejsca wykonywania pracy na mocy porozumienia między pracownikiem i pracodawcą.

Pracodawca najczęściej zapewnia pracownikowi zakwaterowanie w miejscu oddelegowania, co w całości stanowi koszt pracodawcy.

Od 1 stycznia 2011 r. nastąpiła zmiana w przepisach dotyczących zwolnienia z opodatkowania świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracownika. Do tej pory, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, zwolniona z opodatkowania była wartość świadczenia dotycząca zakwaterowania pracowników w hotelach robotniczych (bez limitu) oraz w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania (z miesięcznym limitem 500 zł).

Zwolnienie to dotyczy pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością wykonywania pracy, oraz gdy nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przysługujących ze względu na pracę poza miejscem zamieszkania.

Obecnie świadczenia ponoszone przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników zwolnione są z opodatkowania bez względu na rodzaj kwatery do wysokości 500 zł. Zmiana nie jest korzystna dla pracowników zakwaterowanych w hotelach robotniczych, których dotychczas limit nie dotyczył.

Oprac. sf

Ustawa z 25 listopada 2010 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 226, poz. 1478).