Prezent nie zawsze stanowi przychód dla pracownika

Świąteczne bonusy od pracodawcy stały się już tradycją w wielu firmach. Tego rodzaju świadczenia (rzeczowe lub pieniężne) zawsze należy analizować w kontekście możliwości wystąpienia przychodu po stronie pracowników i kosztu podatkowego po stronie pracodawcy.

Zasadą jest, że wszelkie należności, których źródłem wypłaty jest wiążący pracodawcę i pracownika stosunek pracy, stanowią przychód w podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynika to z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. Nie ma przy tym znaczenia źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Przykładowy katalog takich przychodów obejmuje: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W przypadku wypłaty pracownikom pomocy świątecznej ze środków obrotowych firmy w wysokości 200 zł kwotę tę pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia pracownika. Od tak ustalonej łącznej kwoty dochodu musi następnie pobrać, na ogólnych zasadach, zaliczkę na podatek dochodowy oraz przekazać ją do właściwego urzędu skarbowego (art. 31, art. 32 i art. 42 ust. 1 ustawy o PIT).

Na zasadach ogólnych

Po stronie pracodawcy powstaje kwestia możliwości zaliczenia takich wydatków do kosztów. Zastosowanie będą tu miały zasady ogólne. Zgodnie z nimi możliwe jest zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli są one poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w ustawowym katalogu wydatków, których nie można uznać za koszt (art. 22 i 23 ustawy o PIT).

Upominki czy drobne kwoty wręczane pracownikom z okazji świąt trudno byłoby uznać za koszty reprezentacji, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. Nie są to bowiem wydatki skierowane na zewnątrz, czyli do kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów firmy, lecz dotyczą jej pracowników.

W praktyce zasadniczo przyjmuje się, że wręczanie świątecznych prezentów pracownikom to praktyka, która wpływa motywująco na pracowników, zwiększając efektywność ich pracy i wzmacniając poczucie przynależności do firmy. Wydatki poniesione na ten cel mają więc pośredni wpływ na osiągane przez firmę przychody. W konsekwencji mogą one być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, że uznając dany wydatek za koszt, musi być w stanie jednoznacznie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Jako koszty pośrednie wydatki te są potrącalne w dacie ich poniesienia, a więc w dniu, na który ujęto koszt, w księgach rachunkowych na podstawie faktury, rachunku, a w razie ich braku - innego dowodu księgowego.

Limitowane zwolnienie

Traktowanie wypłacanego świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o PIT nie zawsze oznacza, że faktycznie będzie on podlegał opodatkowaniu. Pewne rodzaje świadczeń zwolnione są bowiem z obciążeń fiskalnych. I tak zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego - do kwoty 380 zł rocznie - jest wartość świadczeń otrzymywanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.). Dotyczy to zarówno świadczeń rzeczowych, jak i pieniężnych, o ile są one finansowane w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych. Wyjątkiem są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Nie są one uznawane za świadczenia rzeczowe na potrzeby stosowania tego przepisu, co oznacza, że zawsze podlegają opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Z kolei jak świadczenie pieniężne - a więc objęte zwolnieniem - traktowane są karty przedpłacone. Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał, że w swojej istocie karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Nie można jej utożsamiać z bonem, talonem czy też innym znakiem uprawniającym do wymiany na usługę czy towar (interpretacja z 15 kwietnia 2011 r., nr IPPB2/415-100/11-2/MS).

Zgodnie z ustawą o ZFŚS działalność socjalna obejmuje m.in. udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej pracownikom. Przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z niego. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca powinien określić w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Z powyższego wynika, że aby być w zgodzie z przepisami, pracodawca przy przyznawaniu świadczeń socjalnych powinien kierować się sytuacją materialną i rodzinną pracownika (prezenty powinny być zatem zróżnicowane w zależności od uzyskiwanych zarobków, na co zwracają uwagę organy podatkowe). W konsekwencji nie powinien finansować ze środków ZFŚS wydatków, jeżeli zamierza obdarować wszystkich pracowników prezentami świątecznymi o jednakowej wartości. Wiele firm w praktyce ogranicza ryzyko podatkowe i unika fundowania w ten sposób świadczeń o jednakowej wartości, do których dostęp mają wszyscy pracownicy, niezależnie od ich statusu socjalnego.

Wydatków na prezenty fundowane z ZFŚS nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z tego, że kosztem takim są odpisy i zwiększenia na fundusz (pod warunkiem że środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu).

Decyduje wartość

Jak wskazano, zwolnienie z PIT jest limitowane - rocznie do wysokości nieprzekraczającej 380 zł, dlatego z punktu widzenia obowiązków rozliczeniowych ważna jest wartość prezentu. Jeżeli przewyższa ona ustawowy próg - nadwyżka podlega opodatkowaniu na ogólnych zasadach jako przychód ze stosunku pracy. Należy ją więc doliczyć do wynagrodzenia.

Istotne jest to, że limit 380 zł dotyczy wszystkich uzyskiwanych w ciągu roku świadczeń, i to zarówno tych pieniężnych, jak i rzeczowych (limit dotyczy obu rodzajów świadczeń łącznie). Ich wartość trzeba więc zliczać, ustalając, czy ustawowy próg nie został przekroczony. W opisanym przypadku uprawnieni pracownicy otrzymali świadczenie pieniężne w wysokości 300 zł i paczkę dla dziecka o wartości 100 zł. Łącznie wartość uzyskanych świadczeń socjalnych wyniesie zatem 400 zł, czyli o 20 zł przekroczą ustawowy limit. O tę nadwyżkę należy więc zwiększyć wynagrodzenie pracownika i dopiero od tej kwoty potrącić zaliczkę na PIT.

Warto wskazać, że firma może również obdarować byłych pracowników - emerytów i rencistów. W takim wypadku upominki zwolnione są z podatku dochodowego niezależnie od źródła ich finansowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładami pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł.

Ważne

Wydatki na upominki finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie są kosztem uzyskania przychodów. Kosztem takim są bowiem odpisy i zwiększenia na fundusz

Ze środków obrotowych

Wydatki ponoszone na rzecz pracowników sfinansowane ze środków obrotowych mogą być kosztami podatkowymi, pod warunkiem że podatnik wykaże, iż mają związek z prowadzoną przez niego działalnością oraz mają na celu zwiększenie efektywności pracy i służą uzyskaniu przychodu (por. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 23 września 2011 r., nr IBPBI/2/423-762/11/AP).

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl