Wydatek w ostatniej chwili zmniejszy podatek

Do prowadzenia biznesu potrzeba wielu urządzeń, narzędzi czy innych przedmiotów, których jednostkowa cena jest relatywnie niska. Są to np. telefony, meble biurowe, faksy, komputery czy drukarki. Są one niezbędne niemal w każdej firmie. Dlatego jeżeli przedsiębiorca planuje nabycie której z tych rzeczy i dysponuje środkami na ten cel, to powinien rozważyć taki zakup jeszcze w tym roku. Dlaczego? Regulacje podatkowe umożliwiają korzystne rozliczenie zakupionych na potrzeby firmy rzeczy, których wartość nie przekracza 3,5 tys. zł.

W przypadku nabycia środków trwałych określanych często jako niskocenne (czyli takich, których wartość początkowa nie przekracza 3,5 tys. zł) przy rozliczaniu związanych z nimi wydatków w kosztach uzyskania przychodów można wybrać jedno z następujących rozwiązań:

● według art. 22d ust. 1 ustawy o PIT - wydatek poniesiony na nabycie takiego składnika majątku można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania (bez wprowadzania do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych),

●według art. 22f ust. 3 wspomnianej ustawy - składnik majątku można wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo dokonać odpisu amortyzacyjnego jednorazowo w miesiącu oddania do używania składnika majątku lub w miesiącu następnym.

Limit 3,5 tys. zł

Oznacza to, że składniki majątku o wartości nieprzekraczającej 3,5 tys. zł, nawet jeżeli spełniają wszystkie kryteria do uznania ich za środki trwałe (m.in. przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok), to można ich do nich nie zaliczać. Taką możliwość dopuszczono m.in. w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 marca 2011 r., sygn. ILPB1/415-1388/10-2/AMN, a także w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 września 2011 r., sygn. IBPBI/1/415-656/11/RM.

Mówiąc najprościej, jeżeli właściciele firmy zakupi jeszcze w tym roku wiele przedmiotów potrzebnych mu do prowadzenia działalności gospodarczej o wartości do 3,5 tys. zł, to będzie mógł wydatki na ten cel uwzględnić w rozliczeniach za 2012 r. Oczywiście musi pamiętać o spełnieniu podstawowego warunku, a mianowicie zakupione rzeczy muszą być niezbędne do prowadzonej działalności gospodarczej i osiągania przychodów.

Rozpatrzmy skorzystanie z istniejących możliwości na konkretnym przykładzie. Otóż bardzo dużo przedsiębiorców opodatkowanych jest na zasadach ogólnych przewidzianych w ustawie o PIT i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Taki przedsiębiorca może jeszcze w grudniu kupić na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej laptop o wartości 2,9 tys. zł. Według przepisów składniki majątku, których wartość nie przewyższa 3,5 tys. zł, nawet gdy spełniają wszystkie kryteria do uznania ich za środki trwałe (czyli m.in. przewidywany okres ich używania będzie dłuższy niż rok), mogą na podstawie decyzji podatnika nie zostać zaliczone do środków trwałych. Wtedy jednak należy je potraktować jak wyposażenie. Z tego wynika, że przedsiębiorca ma prawo zaliczyć zakup laptopa za 2,9 tys. zł do kosztów uzyskania przychodów bieżącej działalności gospodarczej w miesiącu oddania go do użytkowania, nie ujmując go w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (a wprowadzając go do ewidencji wyposażenia). Takie rozliczenia uznano za prawidłowe w interpretacjach przepisów podatkowych wydanych przez izby skarbowe.

Pomocne czasopisma

Przedsiębiorcy mogą jeszcze w tym roku ponieść wydatki na inne cele, dzięki którym zoptymalizują roczne rozliczenie podatkowe. Przykładowo takie możliwości mają właściciele firm rozliczających się według ustawy o PIT, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, ujmując w niej koszty metodą kasową. Pod koniec tego roku mogą oni zamówić i opłacić roczną prenumeratę specjalistycznych czasopism na 2013 rok. Po otrzymaniu w grudniu faktury mogą wpisać ją w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W takim przypadku nie ma znaczenia to, że wydatek dotyczy przyszłego roku podatkowego, a więc 2013 r. Przy spełnieniu wspomnianych warunków, wydatek ten można bowiem zaliczyć do tegorocznych kosztów.

Po poradę do eksperta

Zdarza się, że przedsiębiorca dla rozwiązania problemu związanego z prowadzoną działalnością biznesową musi się zwrócić o pomoc specjalisty, np. adwokata, radcy prawnego czy też doradcy podatkowego. Sprawa może dotyczyć m.in. sporządzenia prawidłowej umowy z kontrahentem, odzyskania należności, rozwiązania sporu prawnego itp. Wydatki związane z tego rodzaju usługami można uwzględnić w kosztach prowadzonej działalności gospodarczej. Gdy zatem przedsiębiorca jest przekonany, że będzie musiał skorzystać z usług eksperta, to niech zrobi to jeszcze do końca tego roku. Jeżeli bowiem poniesie wydatek np. na fachowe doradztwo dotyczące prowadzonej firmy jeszcze w grudniu, to uzyska prawo do uwzględnienia go w tegorocznych kosztach. To zaś wpłynie ostatecznie na zmniejszenia podatku wynikającego z rocznego zeznania PIT.

Wydatki trzeba udokumentować

Dla skorzystania z odliczeń umożliwiających obniżenie podatku konieczne jest posiadanie dokumentów świadczących o ich poniesieniu. Dlatego pod koniec roku przedsiębiorca zamierzający uwzględnić w rocznym zeznaniu PIT zakupy i inne wydatki związane z prowadzonym biznesem powinien dokonać przeglądu i zorientować się, czy ma np. wszystkie faktury, na podstawie których zamierza dokonać odliczeń. Gdy zorientuje się, że zagubił jakieś dokumenty, to może poprosić ich wystawcę o duplikat.

Ponadto już po złożeniu zeznania za 2012 r. przedsiębiorca musi pamiętać o tym, że dokumenty świadczące o wydatkach musi przechowywać tak długo, aż nie przedawni się wykazany w rocznym zeznaniu podatek dochodowy. A zgodnie z przepisami zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl