Przedsiębiorstwo transportowe może rozliczyć ryczałty za noclegi

Wielu prowadzących firmy transportowe przedsiębiorców decyduje się na rozliczenia ze skarbówką według zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). To bardzo popularna forma, umożliwia bowiem uwzględnianie wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dzięki temu podatek płaci się od osiągniętego dochodu, czyli od nadwyżki przychodów nad kosztami ich uzyskania (ustawa o PIT przewiduje opodatkowanie według skali: 18 proc. i 32 proc., albo według jednolitej 19-proc. stawki).

W praktyce jednak duża część przedsiębiorców ma problemy z prawidłowym rozliczaniem niektórych wydatków związanych z prowadzeniem firm zajmujących się przewozami ładunków. Chodzi o przedsiębiorców zatrudniających pracowników na podstawie umów o pracę na stanowisku kierowca. Specyfiką takiej działalności transportowej są ciągłe podróże służbowe zatrudnionych kierowców poza miejsce wykonywania pracy. Z tytułu wykonywania podróży służbowych kierowcom wypłacane są m.in. przysługujące im ryczałty za noclegi. Jednocześnie należy podkreślić, że takie ryczałty wypłaca się tylko wówczas, gdy kierowcy nie mają zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedstawiają rachunków za nocleg w hotelu lub w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie.

W związku z tym bardzo wielu przedsiębiorców rozliczających się według ustawy o PIT ma wątpliwości, czy kwoty wypłaconych kierowcom ryczałtów za noclegi będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w przypadku, gdy kierowcy wykonują transport samochodem ciężarowym. W tej sprawie właściciele firm transportowych zwracali się z pytaniami do skarbówki.

Osiąganie przychodów

Wyjaśniając tę kwestię, należy zwrócić uwagę na art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są te, które poniesiono w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 wspomnianej ustawy o PIT. W tej ostatniej regulacji (czyli w art. 23) wymieniono wydatki, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Warunki do spełnienia

Zdaniem fiskusa kosztami są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. Oznacza to, że kosztami będą zarówno te, które pozostają w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Zwrócono na to uwagę m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, 3 sierpnia 2012 r., nr ILPB1/415-612/12-2/IM.

Oprócz tego dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest również spełnienie kolejnego warunku: nie może być on wyszczególniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, czyli we wspomnianym już art. 23 ustawy o PIT.

Kolejnym wymogiem umożliwiającym zaliczenie wydatku do kosztów jest należyte jego udokumentowanie, stosownie do rodzaju ksiąg prowadzonych przez przedsiębiorcę zajmującego się transportem i zatrudniającego kierowców.

Zakazu nie ma

W katalogu ujętym w art. 23 ustawy o PIT nie ma ani zakazu, ani też jakiegokolwiek ograniczenia dotyczącego możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży w ramach delegacji krajowych i zagranicznych, a także zwróconych pracownikom wydatków poniesionych przez nich w związku ze świadczeniem usług transportowych, odbywanych w ramach podróży służbowych.

Warto jednocześnie wskazać na przepisy par. 2 rozporządzenia ministra racy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety, a także zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że kwoty wypłaconych kierowcom ryczałtów za noclegi będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w przypadku, gdy wykonują oni transport samochodem ciężarowym w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Opodatkowanie ryczałtem

Przedsiębiorca zajmujący się przewozem ładunków - jeżeli spełnia ustalone w przepisach warunki - to może skorzystać z zasad określonych w ustawie z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.). Co prawda będzie on wtedy płacił podatek od przychodu, ale za to według bardzo korzystnej stawki. Określono ją w art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy o zryczałtowanym podatku. Z przepisu tego wynika, że dla działalności polegającej na przewozie ładunków taborem samochodowym o ładowności powyżej 2 ton stawka podatkowa wynosi 5,5 proc. przychodów.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewsi@infor.pl