Kosztem będzie drobny poczęstunek, a nie lunch lub kolacja z klientem

Podatniczka prowadzi jako osoba fizyczna działalność gospodarczą w zakresie działalności agencji reklamowych oraz badania rynku i opinii publicznej. W związku z tym organizuje spotkania z kontrahentami, podczas których omawiane są sprawy biznesowe. Czy wydatki na organizację spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów?

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów podatkowych. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika, mające ułatwić zawarcie umowy lub stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę.

Wydatki na drobny poczęstunek (np. kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, kanapki) podczas spotkań z kontrahentami w biurze prowadzonej działalności, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako niewymienione w art. 23 ustawy o PIT mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Z kolei ponoszone przez podatniczkę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach czy kawiarniach podczas spotkań biznesowych (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji lub kawiarni bez wątpienia ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy u kontrahentów w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które swoje spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie lub u kontrahenta).

Opracowała Ewa Matyszewska