Przedsiębiorca zaliczy wydatki na usługi pocztowe do kosztów

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera katalogu pośrednich kosztów uzyskania przychodów. Niewątpliwie do tego rodzaju kosztów można zaliczyć koszty usług pocztowych czy kurierskich. Jak wskazują organy podatkowe, stanowią one wydatki, które nie służą wytworzeniu towarów bądź usług, lecz związane są z ogólnym zarządem firmy. Bez ponoszenia opłat związanych z prowadzeniem korespondencji trudno byłoby mówić o właściwym funkcjonowaniu firmy. Wydatki na usługi pocztowe to często również koszty sprzedaży, w szczególności w przypadku firm wysyłkowych czy internetowych.

Na rynku działa coraz więcej firmy wysyłkowych. Nie posiadają one punktów handlowych, dystrybutorów czy handlowców, lecz działają w oparciu o sprzedaż wysyłkową. W tym celu zawierają umowy z operatorem pocztowym na wykonywanie usług przesyłkowych. Pozwala to obniżyć koszty poprzez określenie przez Pocztę Polską niższej jednostkowej opłaty za przesyłkę. Wydatki na nabycie usług pocztowych niezbędnych do prowadzenia firmy można potraktować jako pośrednie koszty uzyskania przychodu.

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku takich firm drogą pocztową przesyłany jest nie tylko sam towar, ale przede wszystkim oferta handlowa (katalog), na podstawie której klienci mogą składać zamówienia. Wydatki poniesione na dystrybucję katalogów wraz z kartą zamówień nie są kosztami reklamy, lecz stanowią koszty pośrednie sprzedaży towarów handlowych (por. decyzję Izby Skarbowej w Gdańsku z 21 lipca 2006 r. (nr BI/4117- 0050/06).

Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT). Z punktu widzenia możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów istotne jest nie tylko spełnienie wymogu jego związku (bezpośredniego lub pośredniego) z przychodami, ale także jego właściwe udokumentowanie.

Jak podkreślił NSA w wyroku z 13 czerwca 2001 r., (sygn. akt I SA/Gd 2127/98) przepis art. 22 ust. 1 ustawy o PIT stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nie oznacza, że w rachunek kosztowy można ująć wydatki, które nie są należycie udokumentowane. Właściwy sposób dokumentacji kosztów uzyskania przychodu regulują odrębne przepisy. Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów księgują koszty uzyskana przychodu udokumentowane dowodami księgowymi zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Regułą jest, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są przede wszystkim faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące. Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, przy czym ich treść powinna zawierać elementy, o których mowa w rozporządzeniu. Takimi innymi dowodami są m.in. dowody opłat pocztowych i bankowych.

Zwrócić należy uwagę, że dokonując zakupu usług pocztowych, przedsiębiorca nie musi oczekiwać na wystawienie faktury VAT. Wynika to z tego, że zasadniczo usługi pocztowe są zwolnione z VAT, co oznacza, że nie może być mowy o odliczeniu podatku w związku z nabyciem takich usług. Wystarczy zatem pokwitowanie poniesienia opłaty pocztowej. Trzeba jednak podkreślić, że zwolnienie z VAT w sposób niekwestionowany dotyczy tylko usług pocztowych świadczonych przez operatora publicznego, czyli Pocztę Polskę. Inaczej przedstawia się sytuacja prywatnych operatorów pocztowych.

Jak ostatnio wyjaśniało Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 17667/10), prywatni operatorzy pocztowi nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT przy świadczeniu usług pocztowych. W konsekwencji świadczone przez nich usługi podlegają opodatkowaniu 22-proc. stawką VAT bez względu na charakter świadczonych usług (powszechne usługi pocztowe i inne). Wynika to z tego, że zgodnie z obowiązującą ustawą o VAT zakres zwolnienia obejmuje usługi pocztowe wymienione w grupowaniu PKWiU 64.11, tj. usługi pocztowe świadczone przez pocztę państwową. Chodzi tu wyłącznie o Pocztę Polską SA, której zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) powierzono obowiązek wykonywania zadań operatora publicznego.

Nabywając usługi od operatora pocztowego, który podlega opodatkowaniu VAT, przedsiębiorca opodatkowany VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku zawartego w cenie takiej usługi. Natomiast w podatku dochodowych zaliczy do kosztów uzyskania przychodów kwotę netto, a koszt udokumentuje fakturą.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca nie podlega opodatkowaniu VAT (jest zwolniony podmiotowo lub przedmiotowo), to w takiej sytuacji zaliczy do kosztów uzyskania przychodów cały wydatek wraz z kwotą VAT.

Częstą praktyką w przypadku np. firm zajmujących się e-handlem jest zawieranie przez firmy umowy z operatorem pocztowym w imieniu kupującego. Do wylicytowanego towaru przez kupującego, zgodnie z podaną informacją, do ceny doliczony jest koszt wysyłki za pośrednictwem Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej, który ponosi kupujący. Tym samym kupujący udziela sprzedawcy pełnomocnictwa na zawarcie umowy o świadczenie usług w imieniu kupującego z operatorem pocztowym. Kupujący przelewa na rachunek bankowy sprzedawcy pieniądze, którymi ten płaci w jego imieniu i na jego rachunek za zakupioną usługę pocztową. W takiej sytuacji powstaje pytanie, czy przelane na rzecz sprzedawcy środki pieniężne na pokrycie zobowiązań kupującego względem poczty lub firmy kurierskiej stanowią dla przedsiębiorcy podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek. W opisanej sytuacji przychód nie powstaje, gdyż kwoty otrzymane od kupującego nie są kwotami należnymi przedsiębiorcy z tytułu sprzedaży towarów lub usług. Podatnik prowadzący działalność, działając jako pełnomocnik, zobowiązany jest do przekazania otrzymanych kwot na rzecz Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej. Jednak, jak podkreślił dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 22 czerwca 2009 r. (nr IPPB1/415-211/09-3/AM), warunkiem bezwzględnym i podstawowym dla takiej klasyfikacji kwot otrzymanych od kupującego jest działanie przez przedsiębiorcę w imieniu i na rzecz (rachunek) kupującego na podstawie umowy zawartej z kupującym i udzielonego pełnomocnictwa. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego pełnomocnictwo to jednostronne oświadczenie osoby (mocodawcy), na mocy którego inna osoba (pełnomocnik) zostaje upoważniona do działania w imieniu mocodawcy.

W konsekwencji, aby uniknąć ewentualnego sporu z organami podatkowymi, w regulaminie, np. aukcji internetowej, należy umieścić zapis, z którego wyraźnie wynika, że kupujący akceptuje warunki regulaminu i udziela sprzedającemu pełnomocnictwa na zawarcie umowy o świadczenie usług w imieniu kupującego z Pocztą Polska lub firmą kurierską w celu przesłania za ich pośrednictwem zakupionego towaru na aukcji. Jeżeli ten warunek zostanie spełniony, uznać należy, że środki pieniężne, które wpływają na rachunek przedsiębiorcy w związku z zobowiązaniem do wykonania polecenia mocodawcy, tj. kwoty, które przedsiębiorca zobowiązany jest przekazać wskazanemu przez mocodawcę podmiotowi, nie będą zatem stanowiły podstawy opodatkowania.

Także dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 10 października 2007 r. stwierdził, że kwoty uzyskane przez pełnomocnika na potrzeby wykonania czynności prawnej objętej pełnomocnictwem nie stanowią podstawy opodatkowania VAT, a w konsekwencji nie stanowią również postawy opodatkowania podatkiem dochodowym (nr ITPB1/443-39/07/PS).

Jeżeli przedsiębiorca działa jako pełnomocnik kupującego i przekazuje otrzymane od niego kwoty na pokrycie kosztów usług pocztowych na rzecz operatora pocztowego (Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej), to nie powstaje przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwoty otrzymane od kupującego nie są kwotami należnymi z tytułu sprzedaży towarów lub usług, gdyż przedsiębiorca jako pełnomocnik zobowiązany jest do przekazania otrzymanych kwot na rzecz operatora pocztowego.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).