Pracując na własny rachunek można uwzględniać koszty związane z uzyskiem

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z uzyskanymi przychodami. Z oceny związku z uzyskanym przychodem powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

● pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

● nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

● być właściwie udokumentowany.

Prowadzenie samodzielnej działalności gospodarczej w wielu przypadkach jest opłacalne, gdy biznes prowadzony jest we własnym mieszkaniu lub domu. Zazwyczaj tylko część danej nieruchomości jest przeznaczona na cele działalności gospodarczej. Dlatego też nie wszystkie wydatki związane z jej utrzymaniem będą stanowić koszty podatkowe. Za koszty uzyskania przychodów uznaje się bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie o PIT.

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki eksploatacyjne związane z bieżącym utrzymaniem pomieszczeń wykorzystywanych w całości wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, np. czynsz, opłaty za wodę, gaz, energię elektryczną, ogrzewanie wywóz śmieci, ochronę, itd.

Przepisy podatkowe nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących sposobu wyodrębnienia - z wydatków ponoszonych na całą nieruchomość - części przypadającej na działalność gospodarczą. Organy podatkowe akceptują praktykę, zgodnie z którą podatnicy ustalają procentowy wskaźnik udziału powierzchni wykorzystywanej na potrzeby działalności w ogólnej powierzchni domu lub mieszkania i stosują go do ustalenia części wydatków związanych z działalnością gospodarczą.

Trudno sobie obecnie wyobrazić prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej bez dostępu do telefonu czy internetu. Kosztem podatkowym będą opłaty za rozmowy prowadzone w związku z działalnością z prywatnego telefonu. Wysokość wydatków ustala się na podstawie faktury za rozmowy telefoniczne oraz wykazu rozmów (tzw. billingów).

Kosztem nie będzie natomiast stała opłata abonamentowa, gdyż jest ona ponoszona w związku z posiadaniem przez podatnika telefonu do celów prywatnych, a jej wysokość jest niezależna od tego, czy i w jakim zakresie aparat jest także wykorzystywany do działalności gospodarczej.

Podatnik może także zarejestrować w pomieszczeniu przeznaczonym na potrzeby firmy odrębny telefon lub łącze internetowe (stroną umów z dostawcami tych usług będzie przedsiębiorca, co znajdzie odzwierciedlenie w treści otrzymywanych przez niego faktur), wówczas wszystkie wydatki z tym związane będą - co do zasady - stanowiły koszt podatkowy. W takim przypadku należy się jednak liczyć z koniecznością uprawdopodobnienia (np. w trakcie kontroli podatkowej), że wydatki miały związek wyłącznie z działalnością, a nie np. prywatnymi rozmowami podatnika lub członków jego rodziny.

Zgodnie z par. 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) wydatki związane z opłatami za energię elektryczną, wodę, gaz, wywóz nieczystości, telefon, w części przypadającej na działalność gospodarczą mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi, które powinny zawierać: datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatku; określenie przedmiotu operacji gospodarczej; wysokość wydatku.

Dowód wewnętrzny stanowiący podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów sporządza się na podstawie dokumentu obejmującego całość opłat na te cele (np. faktury, książeczki opłat).

Przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w ramach samozatrudnienia - w zależności od zadeklarowanej formy opodatkowania - zobowiązani są do prowadzenia określonej ewidencji podatkowej, na podstawie której ustalana jest podstawa opodatkowania PIT. Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych, tj. według skali podatkowej, zobowiązani są do prowadzenia:

● podatkowej księgi przychodów i rozchodów (bądź ksiąg rachunkowych),

● ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

● ewidencji wyposażenia,

● ewidencji przebiegu pojazdu (jeżeli pojazd nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych),

● kart przychodów dla zatrudnionych pracowników.

Do prowadzenia wymienionych ewidencji podatkowych zobowiązani są także podatnicy opodatkowany podatkiem liniowym 19 -proc.

Podatnik, prowadzący firmę w domu, może np. wyodrębnić pomieszczenia przeznaczone do celów działalności gospodarczej (np. instalacja podliczników), co pozwoli ustalić mu rzeczywiste koszty uzyskania przychodów.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.).