Jak należy dokonać podatkowych rozliczeń wakacyjnych delegacji

W polskich rozliczeniach podatkowych obowiązuje generalna zasada, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Dla rozliczenia delegacji służbowych kluczowe znaczenie będzie miał właściwie art. 21 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Kolejne punkty artykułu 21 stanowią, że wolne od podatku są:

- diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów, otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 2280 zł;

- dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym - do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju;

- wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w:

a) hotelach pracowniczych,

b) kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł;

- część przychodów osób o nieograniczonym obowiązku podatkowym przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Aby wiedzieć, jakie kwoty z tytułu diet za odbytą podróż służbową będą zwolnione z PIT, trzeba zajrzeć do odpowiednich rozporządzeń. Do rozliczenia diet z tytułu podróży służbowych krajowych zastosowanie będzie mieć rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów; noclegów; dojazdów środkami komunikacji miejscowej; innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Warto wiedzieć, że dieta nie przysługuje m.in. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

W podróżach krajowych środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odpowiednich przepisach.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Jednak ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Trzeba podkreślić, że za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył odpowiedniego rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Do rozliczania diet z tytułu podróży zagranicznych należy stosować przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Z jego przepisów wynika, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety; zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Co istotne, dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia - u nas patrz tabela. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Oblicza się ją w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25 proc. diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

- śniadanie - 15 proc. diety;

- obiad - 30 proc. diety;

- kolację - 30 proc. diety;

- inne wydatki - 25 proc. diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25 proc.

Podobnie jak przy podróżach krajowych przy delegacjach zagranicznych środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Warto podkreślić, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Jeśli podróż będzie odbywać się w ten sposób, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odpowiednich przepisach.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu (patrz tabela). W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Trzeba pamiętać, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Wymienione ryczałty nie przysługują, jeżeli: pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym); strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy; pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży krajowej i wynosi 23 zł za dobę podróży

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 proc. diety

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. Zwrot wskazanych kosztów następuje ze środków pracodawcy. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

@RY1@i02/2010/155/i02.2010.155.055.0004.001.jpg@RY2@

Wysokość diety za dobę podróży i limitu na nocleg w hotelu w niektórych państwach

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).