Momentem poniesienia kosztu jest data z faktury

Podatniczka od dziesięciu lat prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Koszty pośrednie rozlicza metodą kasową, tj. w dacie ich faktycznego poniesienia. Składki ZUS, na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) nie zawsze wpłacała w terminach wynikających z odrębnych przepisów. Składki w części finansowanej przez płatnika FP i FGŚP księguje z datą faktycznej zapłaty. Czy postępuje prawidłowo?

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Natomiast zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Jednocześnie w kolumnie 2 księgi należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).

Podatnicy mogą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, stosując do ewidencji zdarzeń gospodarczych jedną z dwóch przewidzianych przepisami metod: tzw. metodę memoriałową lub metodę uproszczoną.

Wybór metody należy do podatnika, z tym zastrzeżeniem, że wybraną metodę powinien stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (tzw. uproszczona metoda ewidencjonowania kosztów).

Jednocześnie ustawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez moment poniesienia kosztu w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Te zasady obowiązują wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, bez względu na metodę jej prowadzenia.

Zatem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

prawnik w Auxilium

@RY1@i02/2010/061/i02.2010.061.086.004a.001.jpg@RY2@

Gabriela Nowicka, prawnik w Auxilium

Zgodnie z zasadą ogólną, koszty potrąca się w roku, w którym zostały poniesione. Uszczegółowieniem tej regulacji jest wprowadzony od 1 stycznia 2007 r. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, stanowiący, że momentem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania danego kosztu.

Zatem aby prawidłowo zaewidencjonować koszty, należy wybrać moment, w którym pojawił się dokument stanowiący dowód jego poniesienia. Możemy mieć do czynienia z sytuacją, kiedy moment wydania dokumentu będzie tym samym, w którym koszt rzeczywiście poniesiono. Może się jednak zdarzyć inaczej. Moment rzeczywistego poniesienia kosztu nie będzie miał znaczenia, gdy z dokumentu wynika coś innego. Zatem nie można księgować kosztów w momencie uiszczenia opłaty za daną fakturę, ale powinno się je księgować zgodnie z datą faktury.

Moment zaewidencjonowania kosztów wyznaczany datą wystawienia faktury może rodzić problemy, gdy faktycznie poniesiony koszt nastąpi później. Należy również uważać na faktury, które otrzymujemy później niż data, na którą opiewają. Wówczas możemy mieć poważny problem z zaewidencjonowaniem takiego kosztu.