Jak rozliczyć prezenty otrzymane przed świętami od pracodawcy

Otrzymane od pracodawcy nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie wszelkiego rodzaju świadczenia rzeczowe lub pieniężne stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy. Ta zasada ma zastosowanie także w sytuacji przekazywania pracownikom prezentów z okazji świąt Bożego Narodzenia.

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2 - 2b ustawy o PIT. Z kolei wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się według ceny zakupu, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione.

Z definicji przychodów ze stosunku pracy wynika, że ustawodawca zaliczył do nich nie tylko pieniądze, ale również wartość otrzymanych świadczeń w naturze czy świadczeń nieodpłatnych poniesionych za pracownika.

W niektórych przypadkach podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia w podatku dochodowym. Przepisy przewidują, że wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i pieniężne pochodzące w całości z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Maksymalna kwota objęta zwolnieniem w skali roku wynosi 380 zł na osobę. To oznacza, że po przekroczeniu tej kwoty zwolnienie już nie przysługuje i od nadwyżki ponad limit świadczeń rzeczowych przekazanych na rzecz pracownika należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Pracodawcy, którzy chcą podarować pracownikom prezenty na święta, zazwyczaj decydują się na bony towarowe. Pozwalają one pracownikom np. zrobić zakupy na święta. Jednak otrzymanie tego typu prezentu niesie za sobą określone konsekwencje podatkowe.

Przekazanie pracownikowi bonów czy talonów uprawniających do wymiany na towary lub usługi pozostaje poza zakresem zwolnienia dotyczącego świadczeń związanych z działalnością socjalną pracodawcy. Zgodnie z ustawą o PIT wartość bonów towarowych jest uznawana za przychód ze stosunku pracy, dlatego przekazanie pracownikom bonów towarowych spowoduje konieczność zapłaty podatku dochodowego. Pracodawca pobierze zaliczkę na podatek dochodowy od wartości przekazanych bonów, gdyż nie są one traktowane jako świadczenie rzeczowe. Dla pracownika będzie to przychód ze stosunku pracy, opodatkowany według skali podatkowej ze stawkami 18 lub 32 proc.

Skoro jesteśmy przy bonach, warto jeszcze wspomnieć o obowiązkach w zakresie VAT. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy muszą prezenty dla pracowników opodatkowywać VAT. Opodatkowaniu VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Towarami są rzeczy ruchome, jak również wszelkie postacie energii, budynki i budowle lub ich części będące przedmiotem czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, które są wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, a także grunty. Z kolei przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

Ponieważ przekazanie bonów towarowych nie stanowi ani dostawy towarów, ani świadczenia usług, nie mieści się w katalogu czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Pracodawcy przekazujący prezenty rzeczowe powinni także pamiętać o znowelizowanej od 1 kwietnia 2011 r. ustawie o VAT. Zgodnie z tymi regulacjami wszelkie nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa podlega opodatkowaniu, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu.

W praktyce zdarzają się też sytuacje, gdy były pracodawca przekazuje upominki dla swoich byłych pracowników, będących już na emeryturze. W takim przypadku przepisy ustawy o PIT przewidują, że świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych są zwolnione z PIT. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje roczny limit w wysokości 2280 zł na jedną osobę. Zarówno bony towarowe, jak i upominki świąteczne przekazane emerytom i rencistom (byłym pracownikom) w granicach limitu będą objęte zwolnieniem. Nadwyżkę ponad ustawowy limit trzeba będzie opodatkować.

Trzeba jednak w tym przypadku pamiętać, że kluczowy jest statut emeryta. Co to oznacza? Otóż to, że świadczenia wypłacane na rzecz byłych pracowników, którzy nie posiadają statusu emeryta bądź rencisty, a pobierają np. świadczenia przedemerytalne lub zasiłek dla bezrobotnych - nie korzystają ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT. Beneficjenci tych świadczeń nie spełniają przesłanki podmiotowej określonej w tym przepisie, tj. nie należą do kategorii emerytów lub rencistów.

Przy rozliczaniu podarunków świątecznych warto jeszcze wspomnieć o ujmowaniu wydatków na nie w kosztach podatkowych firm.

Prezenty dla pracowników w rozliczeniach z fiskusem muszą uwzględnić też pracodawcy. Dla nich podstawową kwestią jest możliwość zaliczenia wydatków związanych z nabyciem prezentów do kosztów podatkowych.Trzeba pamiętać, że jeżeli prezenty są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to nie mogą być kosztem. Jeżeli ich zakup został pokryty środkami obrotowymi, to ustawa o CIT (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) nie zawiera żadnego przepisu, który by tego zakazywał. W większości przypadków organy podatkowe uznają, że takie wydatki mogą być kosztem.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawach o PIT i CIT (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT).

Zatem aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

● został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

● jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

● pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

● poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

● został właściwie udokumentowany,

● nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu niestanowiących kosztów, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Wartość imprez jest przychodem dla pracowników. Według stanowiska organów podatkowych przychód ze stosunku pracy powstaje w każdym przypadku, w którym mamy do czynienia z uzyskaniem przez pracownika realnej korzyści. Pracodawca powinien doliczyć wartość otrzymanych świadczeń do przychodu i opodatkować.

Z ustaleniem wysokości przychodu po stronie pracowników nie powinno być żadnego kłopotu. W przypadku imprez wyjazdowych z obowiązkowym szkoleniem bhp przychodem pracownika nie będzie udział w szkoleniu, do którego organizacji i sfinansowania obligują pracodawcę przepisy prawa pracy. Przychodem jest jednak wartość innych świadczeń zakupionych dla pracownika podczas wycieczki, wykraczających poza standardową ofertę dla gości hotelowych. Imprezy integracyjne w formie wycieczek czy wyjść do restauracji, w których uczestniczą pracownicy, również generują przychód po ich stronie. Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której pracodawca nie jest w stanie zidentyfikować, kto otrzymał świadczenia w związku z imprezą zorganizowaną w restauracji (np. wyjście na piwo), wycieczką bądź biletowaną imprezą artystyczną. Podobnie trudno zaakceptować argument o niemożności przypisania przychodu w sytuacji, gdy pracownik partycypuje w kosztach imprezy integracyjnej - w tej sytuacji mamy do czynienia ze świadczeniem częściowo odpłatnym.

Jeśli źródłem finansowania imprezy integracyjnej jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, finansowanie musi uwzględniać sytuację dochodową pracowników. Oznacza to, że dofinansowanie z ZFŚS będzie różne dla poszczególnych pracowników. W takiej sytuacji zastosowanie może znaleźć zwolnienie z podatku do 380 zł rocznie.

Skorzystanie ze zwolnienia w PIT możliwe jest, jeżeli są spełnione łącznie przesłanki: świadczenia mają charakter świadczenia rzeczowego bądź pieniężnego, są w całości sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, otrzymywane są w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ich wysokość nie przekracza w roku podatkowym 380 zł.

Przepis ustawy o PIT określa źródło finansowania świadczeń rzeczowych, uznając, że dla zastosowania zwolnienia od podatku konieczne jest, aby pracodawca nie sfinansował tych świadczeń z innych źródeł niż zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Ustawodawca nie precyzuje natomiast kwestii wielkości udziału w finansowaniu działalności socjalnej, tj. możliwe jest zarówno pokrycie przez zakład pracy 100 proc. wartości świadczeń, jak i częściowe jego sfinansowanie z wymienionych w przepisie źródeł.

Zatem przekazane pracownikom świadczenia w postaci pomocy rzeczowej lub pieniężnej sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będą przychodem pracownika ze stosunku pracy. Jednocześnie przychód ten będzie korzystać ze zwolnienia od opodatkowania do 380 zł.

Kwota ta obejmuje wartość rzeczowych i pieniężnych świadczeń otrzymanych w skali całego roku podatkowego. Natomiast nadwyżka przychodu ponad 380 zł podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Art. 11, 12, 21, 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).