Jak płatnik powinien prawidłowo wypełnić i wysłać PIT-11 i PIT-40

W tym samym terminie do podatników musi trafić informacja o uzyskanych przez podatnika dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11

Rozliczenie przez płatnika opłaca się podatnikom, którzy nie korzystają z preferencyjnych rozliczeń (np. z małżonkiem lub jako rodzic samotnie wychowujący dziecko), ulg czy odliczeń. Dodatkowo podatnicy nie tracą czasu na dopełnienie obowiązków związanych z rocznym rozliczeniem podatkowym. Wszystkich formalności dopełnia płatnik.

Podatnicy, którzy w danym roku podatkowym byli zatrudnieni na umowę o pracę, otrzymywali emerytury lub renty z zagranicy za pośrednictwem płatnika, byli tymczasowo aresztowani lub skazani, otrzymywali świadczenia integracyjne lub stypendia, byli członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, mogą skorzystać z możliwości rozliczenia dochodów rocznych za pośrednictwem płatnika. Aby z tej możliwości skorzystać w rozliczeniu PIT za 2010 rok, musieli najpóźniej 10 stycznia 2011 r. przedstawić płatnikowi oświadczenie PIT-12 dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego.

Płatnik, który PIT-12 otrzymał, musi za podatnika wypełnić PIT-40, czyli roczne obliczenie podatku. Warto jednak pamiętać, że płatnik, który wypełnia PIT-40, nie uwzględni w nim żadnych ulg podatkowych ani np. 1 proc. podatku, który podatnik mógłby przekazać na rzecz organizacji pożytku publicznego.

Złożenie oświadczenia PIT-12 do 10 stycznia następnego roku po roku, za który dokonywane jest rozliczenie, oznacza, że płatnik przygotowuje dla pracownika roczne obliczenie podatku na druku PIT-40. Formularz ten musi być przygotowany przez pracodawcę do końca lutego roku następującego po roku podatkowym i w tym samym terminie przekazany pracownikowi i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu. Również rozliczenie podatku - niedopłata lub nadpłata - jest dokonywane bezpośrednio przez pracodawcę. Deklaracja PIT-40 powinna zostać złożona do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Jeśli podatnik zmienił miejsce zamieszkania w trakcie roku podatkowego, płatnik jest zobowiązany przesłać deklarację do organu podatkowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika w ostatnim dniu roku podatkowego.

I tu jedna ważna uwaga: mimo że rozliczenia rocznego na PIT-40 dokonuje płatnik, podatnik nie zwalnia się z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenie z fiskusem. Oświadczenie PIT-12 jest traktowane na równi z zeznaniem i przez jego złożenie pracownik sam deklaruje, po analizie swojej sytuacji podatkowej, że spełnia warunki do takiej formy rozliczenia podatku.

Obowiązek sporządzenia PIT-40 przez płatnika wynika z art. 37 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7 ustawy o PIT, złoży płatnikowi przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru - PIT-12, które traktuje się na równi z zeznaniem, płatnik jest zobowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach obowiązującej progresywnej skali PIT, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Przy dokonywaniu rocznego obliczenia podatku płatnik:

1) uwzględnia koszty za dojazdy pracownika w wysokości faktycznie poniesionych,

2) odlicza od dochodu pobrane w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne,

3) na wniosek podatnika odlicza od dochodu:

- zwrócone płatnikowi świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy - jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek,

4) odlicza od podatku kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w roku podatkowym ze środków podatnika,

5) dolicza do podatku obliczonego zgodnie ze skalą PIT otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przez płatnika jest podatkiem dochodowym należnym od podatnika za dany rok, chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania w podatku dochodowym.

Roczne obliczenie podatku płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazują podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników o ograniczonym obowiązku podatkowym w Polsce urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Płatnik będzie musiał rozliczyć również ewentualną nadpłatę lub dopłatę podatku, która wyjdzie po wypełnieniu PIT-40. Przepisy przewidują, że różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Inaczej będzie przy nadpłacie PIT. Nadpłatę zalicza się na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji.

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, zobowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W wypełnianym PIT-12 poza danymi identyfikacyjnymi podatnik musi oświadczyć, że:

● poza dochodami uzyskanymi od tego płatnika nie uzyskał innych dochodów (z wyjątkiem dochodów ze sprzedaży nieruchomości, innych opodatkowanych stawką zryczałtowaną czy dochodów rozliczanych na PIT-38);

● nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem odliczenia składek ZUS, zwrotu nienależnie pobranych świadczeń;

● nie korzysta z możliwości wspólnego opodatkowania małżonków lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko;

● nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z wyjątkiem zwrotu składki na ubezpieczenie zdrowotne zwróconej przez tego płatnika.

Pracodawca, który otrzymał w terminie PIT-12 od swojego pracownika, ma obowiązek przygotować jego zeznanie roczne na formularzu PIT-40. Jeśli pracownik spóźni się z oświadczeniem, to dokonanie za niego rocznego obliczenia podatku przez pracodawcę zależy wyłącznie od jego dobrej woli. Zakład pracy może go wyręczyć w rozliczeniach z urzędem skarbowym, ale nie musi.

Pracodawca, wypełniając PIT-40, dolicza także do podatku otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Warto dodać, że przepisy ustawy o PIT jako termin złożenia PIT-12 wskazują "przed 10 stycznia następnego roku podatkowego". Ministerstwo Finansów w odpowiedzi przygotowanej dla "DGP" potwierdziło, że ostatnim dniem na złożenie PIT-12 jest 10 stycznia, a nie dzień wcześniejszy, czyli np. 9 stycznia.

Na sporządzenie PIT-40 płatnikom został już tylko tydzień. Najpóźniej 28 lutego 2011 r. muszą sporządzić PIT-40 za 2010 rok.

Warto wiedzieć, że termin na złożenie zeznania uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

● wysłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za poświadczeniem przedłożenia, do organu podatkowego lub do jednostki informatycznej obsługi administracji podatkowej;

● nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym;

● złożone przez żołnierza lub członka załogi statku morskiego w dowództwie jednostki wojskowej lub kapitanowi statku;

● złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego;

● złożone przez osobę aresztowaną w administracji aresztu śledczego.

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej płatnik zobowiązany jest do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Za prawidłowe wykonanie tych czynności płatnik ponosi odpowiedzialność wobec organów podatkowych.

Jeśli podatnik przy rocznym rozliczeniu z fiskusem korzysta z pośrednictwa płatnika, jest chroniony przed ryzykiem popełnienia błędów przy samodzielnym sporządzaniu rocznego zeznania. Dodatkowo, upoważniając pracodawcę do rozliczenia podatku, pracownicy są uwolnieni od konieczności dalszego wypełniania jakichkolwiek formalności.

Gdy płatnik sporządzi za podatnika roczne obliczenie podatku, nie oznacza to automatycznej utraty prawa do samodzielnego rozliczenia z fiskusem. Jeśli podatnik dojdzie do wniosku, że chce wypełnić PIT indywidualnie, bo np. okazało się, że może skorzystać z jakiejś ulgi podatkowej, może złożyć samodzielnie zeznanie podatkowe. Wtedy deklaracja indywidualna zastąpi PIT-40 sporządzony przez płatnika.

W praktyce może się też zdarzyć, że mimo rozliczenia za pośrednictwem płatnika podatnik będzie musiał złożyć zeznanie samodzielnie. Będzie tak wtedy, gdy np. okaże się, że pracownik nie miał prawa do rozliczenia przez pracodawcę w PIT-40, bo osiągał inne dochody. Wtedy podatnik w zależności od źródła uzyskania przychodów powinien złożyć zeznanie roczne samodzielnie.

Płatnik sporządzający PIT-40 nie uwzględnia w nim - poza składkami ubezpieczeniowymi - żadnych ulg i odliczeń.

Ulgi podatkowe są prawem, a nie obowiązkiem podatnika. Może on z odliczeń korzystać, ale nie musi. Gdyby jednak chciał pomniejszyć swój dochód, np. o wydatki internetowe, rehabilitacyjne czy przekazane darowizny lub podatek, np. uwzględniając ulgę na dziecko, będzie musiał samodzielnie wypełnić zeznanie podatkowe. Wtedy zeznanie podatnika zastąpi deklarację wypełnioną przez płatnika.

Formularz PIT-40 składa się z trzech stron i 89 pozycji.

Płatnik wpisuje swój NIP w poz. 1. Następnie w poz. 4 trzeba określić, za jaki okres roczne obliczenie podatku jest sporządzane, podając rok.

Teraz płatnik musi przejść do części A PIT-40. W tym miejscu (poz. 5-6) trzeba podać urząd skarbowy, do którego adresowany jest formularz, oraz cel jego złożenia. Do wyboru będzie tu złożenie formularza bądź jej korekta.

Płatnik zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej ma prawo skorygować złożoną deklarację. Musi tylko pamiętać, że do korekty trzeba dołączyć pisemne uzasadnienie przyczyn korekty (patrz wzór uzasadnienia przyczyn korekty).

Teraz część B poświęcona danym płatnika. Uzupełnienie poszczególnych rubryk będzie zależało od tego, czy płatnik jest osobą fizyczną, czy nie. W poz. 7-18 płatnik wpisuje: rodzaj płatnika poprzez zaznaczenie odpowiedniego kwadratu, pełną nazwę firmy, REGON lub imię, nazwisko, datę uroczenia i PESEL, adres siedziby bądź zamieszkania.

Następna część - C - dotyczy danych podatnika. Trzeba tu wpisać: NIP, nazwisko, imię, datę urodzenia, PESEL oraz adres zamieszkania.

Kolejna część - D. Trzeba w niej podać informacje o załącznikach, jakie do PIT-40 są dołączane. Płatnik do PIT-40 może dołączyć, po pierwsze, NIP-3, gdy jest zobowiązany do przekazania naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenia identyfikacyjnego podatnika (patrz ramka: zgłoszenie NIP przez płatnika). Po drugie, płatnik może do PIT-40 dołączyć PIT-R - informację o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich.

W części E płatnik musi podać informacje o kosztach uzyskania przychodu - zaznaczając odpowiedni kwadrat - z tytułu: jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych); jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy; z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych); z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych) podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy; na podstawie wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie biletami okresowymi.

Część F PIT-40 jest najobszerniejsza, bo poświęcone są jej poz. 37-67. W tej części płatnik musi wpisać dochody podatnika oraz pobrane zaliczki. Wpisywanie dochodów podatnika podzielone jest tu na poszczególne źródła przychodów: należności ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy; należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego; emerytury - renty zagraniczne; należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym lub skazanym; przychody z osobiście wykonywanej działalności gospodarczej, w tym z umowy-zlecenia i umowy o dzieło; prawa autorskie i inne prawa pokrewne; inne źródła. Przychód z wymienionych źródeł wpisuje się w poz.: 37, 41, 43, 46, 49, 52, 56, 60.

Koszty uzyskania przychodów wpisuje się w poz.: 38, 42, 53, 57, 61.

Na wpisanie dochodu (przychód minus koszty) poświęcone są poz.: 39, 44, 47, 50, 54, 58, 62.

Zaliczki pobrane przez płatnika wpisuje się w poz.: 40, 45, 48, 51, 55, 59, 63. W sytuacji gdy podatnik mimo złożonego oświadczenia PIT-12 złoży w urzędzie skarbowym PIT-37 albo PIT-36, do zeznania tego przenosi kwotę zaliczki odpowiednio pomniejszoną o kwotę z poz. 84, jeśli z rocznego obliczenia podatku PIT-40 wynika nadpłata, albo powiększoną o kwotę z poz. 83, jeśli z rocznego odliczenia podatku PIT-40 wynika kwota do zapłaty.

I zostają pozycje na podsumowanie. Sumę przychodów wpisuje się w poz. 64, kosztów w poz. 65, dochodów w poz. 66 i zaliczek w poz. 67.

Część G PIT-40 to odliczenia od dochodu. W poz. 68 płatnik wpisuje składki na ubezpieczenie społeczne. Składki zagraniczne wpisuje się w poz. 69. Na wpisanie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń przeznaczona jest poz. 70.

Kolejna rubryka przeznaczona jest na odliczenie od dochodu niewymienione w poz. 68 i 70. W poz. 71 trzeba podać rodzaj odliczenia, a w poz. 72 kwotę. Pozycje 71 i 72 należy wypełnić w sytuacji, gdy obowiązujące przepisy przewidują pomniejszenie przez płatnika dochodu do opodatkowania o kwoty inne niż wymienione w poz. 68 i 70, odpowiednio poz. 80 i 81 - jeżeli obowiązujące przepisy przewidują pomniejszenie przez płatnika podatku o kwotę inną niż wymienioną w poz. 77.

Co istotne, suma kwot z poz. 68, 70 i 72 nie może przekroczyć kwoty z poz. 66, czyli sumy dochodów.

Część H służy obliczeniu podatku należnego. W poz. 73 trzeba wpisać podstawę obliczenia podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych. Od kwoty z poz. 66 - dochód - należy odjąć sumę kwot z poz. 68, 70 i 72 - odliczenia od dochodu. W poz. 74 trzeba wpisać obliczony podatek zgodnie z art. 27 ustawy o PIT. Podatek oblicza się od podstawy opodatkowania wykazanej w poz. 73. Jeżeli wynik jest liczbą ujemną, należy wpisać 0. W poz. 75 płatnik wpisuje doliczenie do podatku. W poz. 76 podaje się podatek. Aby obliczyć jego wysokość, do kwoty z poz. 74 należy dodać kwotę z poz. 75. To była część H.1.

Teraz część H.2. W tym miejscy należy podać odliczenia od podatku. W poz. 77 wpisuje się wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne. W poz. 78 jest miejsce na wpisanie składek zdrowotnych, ale zapłaconych za granicą. Pozycja 79 służy wpisaniu kwoty składek z poz. 77, możliwej do odliczenia w roku podatkowym. Wpisuje się kwotę z poz. 77, nie więcej jednak niż kwota podatku z poz. 76. W poz. 81 wpisuje się kwotę innych odliczeń od podatku niewymienionych w poz. 77. W poz. 80 trzeba podać rodzaj tego innego odliczenia od podatku.

Suma kwot z poz. 79 i 81 nie może przekroczyć kwoty podatku z poz. 76.

Część H.3. to część poświęcona podatkowi należnemu. W poz. 82 płatnik wpisuje podatek należny po zaokrągleniu do pełnych złotych. Od kwoty z poz. 76 należy odjąć sumę kwot z poz. 79 i 81. Pozycja 83 przeznaczona jest na podanie różnicy pomiędzy podatkiem należnym a sumą zaliczek pobranych przez płatnika. Tu podaje się kwotę podatku do zapłaty. Od kwoty z poz. 82 należy odjąć kwotę z poz. 67. Jeżeli różnica jest liczbą ujemną, należy wpisać 0.

Różnicę pomiędzy podatkiem należnym a sumą zaliczek pobranych przez płatnika pobiera się z dochodu za marzec roku następującego po roku podatkowym. Różnicę tę na wniosek podatnika płatnik może pobrać z dochodu za kwiecień roku następującego po roku podatkowym. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub lutym roku następującego po roku podatkowym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka.

Ostatnia pozycja tej części - 84 - to miejsce na wpisanie różnicy pomiędzy sumą zaliczek pobranych przez płatnika a podatkiem należnym. Tu wpisuje się więc nadpłatę podatku, którą należy obliczyć poprzez odjęcie od kwoty z poz. 67 kwoty z poz. 82. Jeżeli różnica jest kwotą ujemną, wpisuje się 0. Tu też jeszcze jedna informacja: różnicę pomiędzy sumą zaliczek pobranych przez płatnika a podatkiem należnym zalicza się na poczet zaliczki należnej za marzec roku następującego po roku podatkowym, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, zwraca się ją podatnikowi w gotówce.

Część I to oświadczenie płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku / pełnomocnika płatnika o znajomości przepisów kodeksu karnego skarbowego w zakresie odpowiedzialności za uchybienie obowiązkom płatnika. W tej części płatnik lub osoba wyznaczona wpisują swoje imię, nazwisko i się podpisują.

W części J urząd skarbowy może zamieścić swoje adnotacje.

W sytuacji gdy płatnik wypełni za podatnika PIT-40, nie pozbawia to podatnika indywidualnego rozliczenia podatkowego. Podatnik może złożyć zeznanie indywidualne. Wtedy deklaracja podatnika zastąpi PIT-40 wypełniony przez płatnika.

Składki na ubezpieczenie społeczne podlegają odliczeniu od dochodu w rocznym PIT. Odliczenie nie jest limitowane.

Podatnik, który chciał dokonać rozliczenia za 2010 rok za pośrednictwem płatnika, musiał najpóźniej 10 stycznia 2011 r. złożyć płatnikowi PIT-12.

Płatnik rozliczający podatnika wypełnia PIT-40. W rozliczeniu za 2010 rok formularz ten płatnik musi przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika, do 28 lutego 2011 r.

Jeśli w rozliczeniu PIT-40 płatnikowi wyjdzie dopłata podatku, pobierze ją z wypłaty marcowej podatnika. Jeśli z rozliczenia wyjdzie nadpłata, zostanie ona zaliczona na poczet marcowej zaliczki podatkowej. Gdy okaże się, że nadpłata jest wyższa niż zaliczka, różnica zostanie zwrócona podatnikowi w gotówce.

Płatnik może skorygować złożoną deklarację poprzez złożenie deklaracji korygującej wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Wiemy już, że w PIT-40 płatnik nie uwzględni żadnych przysługujących podatnikowi ulg. Niestety, to nie koniec ograniczeń. Podatnik, który zdecyduje się na rozliczenie za pośrednictwem płatnika, musi wiedzieć, że w PIT-40 płatnik nie ma możliwości wskazania jednej organizacji pożytku publicznego, dla której podatnik mógłby przekazać 1 proc. swojego podatku.

Podatnik, który chciałby wesprzeć częścią swojego podatku organizację pożytku publicznego, musi zeznanie roczne złożyć indywidualnie.

Płatnik, który sporządzi PIT-40, musi go przekazać zarówno podatnikowi, jak i właściwemu dla podatnika urzędowi skarbowemu. Sposobów na dostarczenie PIT płatnicy mają co najmniej kilka.

Deklarację można złożyć w urzędzie skarbowym zarówno osobiście, jak i przekazać ją podatnikowi osobiście, np. prosząc podatnika o jego odebranie w firmie.

Płatnicy mogą również wysłać PIT-40 za pośrednictwem Poczty Polskiej. Warto to zrobić listem poleconym, choć przepisy nie wymagają takiej formy. Datą złożenia formularza jest wtedy data stempla pocztowego. Wyjątkiem będzie wysłanie rocznego zeznania za pośrednictwem poczty zagranicznej lub innego operatora niż Poczta Polska. W takim przypadku datą złożenia zeznania rocznego będzie data wpływu pisma do urzędu.

Kolejnym sposobem jest składanie zeznań poprzez urządzenia przyjmujące korespondencję od podatników. W wielu urzędach skarbowych w całej Polsce funkcjonują tzw. urzędomaty. Są to specjalne skrzynki, do których należy złożyć PIT-40. Urządzenie wyda potwierdzenie przyjęcia pisma.

Ostatnim sposobem na złożenie zeznania jest wysłanie go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którym płatnik na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1) pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub

2) dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub

3) pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy-zlecenia

- dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika.

Zasad tych nie stosuje się do podatników, którzy uprzednio dokonali zgłoszenia identyfikacyjnego.

Płatnicy zobowiązani są do zaopatrzenia się w formularze zgłoszeń w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na ich siedzibę. Płatnik dostarcza podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie siedmiu dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego.

Podatnik składa płatnikowi zgłoszenie identyfikacyjne w terminie 14 dni od dnia otrzymania formularza zgłoszenia.

Płatnik zobowiązany jest przekazać, w tym za pośrednictwem placówki pocztowej operatora publicznego, zgłoszenie identyfikacyjne naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika.

Składki zapłacone na ubezpieczenie zdrowotne odlicza się od podatku. Odliczenie nie może przekroczyć 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki.

Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych są zobowiązani do sporządzenia i złożenia rozliczenia PIT-40 jedynie w ściśle określonych sytuacjach.

Jeżeli podatnik spełnia warunki wymagane dla dokonania rozliczenia rocznego za pomocą formularza PIT-40, podatek należny wykazany w rozliczeniu sporządzonym przez płatnika stanowi roczne zobowiązanie podatkowe, chyba że naczelnik urzędu skarbowego określi inną wysokość zobowiązania. Taka zmiana zobowiązania podatkowego jest jednak możliwa jedynie poprzez wydanie przez naczelnika urzędu skarbowego decyzji podatkowej w tym zakresie.

Płatnik jest również zobowiązany do właściwego rozliczenia z podatnikiem kwot wykazanych w ramach rozliczenia PIT-40. Kwotę do zapłaty wynikającą z rozliczenia pobiera się z dochodu za marzec lub - na wniosek podatnika - z dochodu za kwiecień roku, w którym sporządzane jest rozliczenie. Pobraną kwotę płatnicy wpłacają na rachunek właściwego urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki podatnika należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik powinien zwrócić ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym oraz wykazuje w deklaracji.

W praktyce mogą zdarzyć się sytuacje popełnienia błędów w PIT-40. W takim przypadku pracodawca, który popełnił błąd, powinien skorygować takie rozliczenie. Następnie, podobnie jak w przypadku pierwotnego dokumentu, przekazać je podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu. Wraz z korektą rozliczenia PIT-40 pracodawca powinien złożyć do urzędu skarbowego pisemne wyjaśnienie przyczyny korekty.

W niektórych przypadkach błędne zeznanie może skorygować również sam urząd skarbowy. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, jeżeli organ podatkowy uzna, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe, inne oczywiste omyłki lub że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, w zależności od charakteru i zakresu uchybień może ją skorygować. Jednak organ podatkowy może samodzielnie dokonać stosownych poprawek lub uzupełnień jedynie w przypadku, gdy zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza 1 tys. zł. W innych przypadkach organ podatkowy powinien zwrócić się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień. Jednocześnie powinien wskazać przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji budzą wątpliwość.

W odniesieniu do korekty dokonanej samodzielnie przez organ podatkowy można wnieść sprzeciw do organu, który jej dokonał, w terminie 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji. Wniesienie sprzeciwu anuluje korektę.

Przez złożenie PIT-12 pracownik zwalnia się z obowiązku samodzielnego złożenia zeznania podatkowego za poprzedni rok, przesuwając ten obowiązek na pracodawcę, ale nie zwalnia się całkowicie z odpowiedzialności. PIT-12 jest traktowany na równi z zeznaniem i poprzez jego złożenie pracownik sam deklaruje, po analizie swojej sytuacji podatkowej, że spełnia warunki do takiej formy rozliczenia swojego podatku rocznego. Pracodawca, przyjmując oświadczenie pracownika, nie ma obowiązku weryfikacji jego poprawności. Jeśli złożone oświadczenie okazałoby się nieprawdziwe, bo pracownik osiągał inne dochody poza danym zakładem pracy, to nie pracodawca, ale pracownik ponosiłby odpowiedzialność z tytułu złożenia nieprawdziwego oświadczenia. Jeśli ujawnienie dodatkowych dochodów nastąpi przed złożeniem PIT-40 przez pracodawcę, podatnik powinien niezwłocznie poinformować zakład pracy o nowych okolicznościach i sam przygotować swoje zeznanie. Zakład pracy, mając informację o innych dochodach pracownika, jest zwolniony z obowiązku sporządzenia PIT-40, ale powinien wystawić PIT-11 i przesłać go do urzędu skarbowego i pracownika w wymaganym terminie. Gdyby okazało się, że informacja o dodatkowych dochodach doszła do pracownika dopiero w marcu, a zatem po terminie złożenia PIT-40 przez pracodawcę, pracownik powinien dokonać korekty zeznania samodzielnie. Pracownik musi pamiętać, że za składanie nieprawdziwych oświadczeń, zatajanie prawdy, a wskutek tego przyczynianie się do uszczuplenia podatku, grożą mu sankcje karne skarbowe.

Do końca lutego płatnicy muszą wystawić i wysłać informację o uzyskanych dochodach przez podatnika i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11.

Płatnik w informacji PIT-11 musi podać wysokość przychodów podatnika. Wykazuje także koszty uzyskania przychodów uwzględnione faktycznie przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek. Kolejną rubryką do wypełnienia jest wysokość dochodu, czyli przychód minus koszty da nam dochód. Kolejna rubryka przeznaczona jest na wpisanie dochodu zwolnionego z podatku. Płatnik nie uwzględnia tu przychodów wolnych od podatku na podstawie ustawy o PIT oraz przychodów, od których na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W tej części płatnik wpisuje dochody zwolnione z podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych. Ostatnia rubryka do wypełnienia dotyczy zaliczek pobranych przez płatnika.

W PIT-11 wykazuje się przychody z następujących źródeł: stosunek pracy, służbowy, spółdzielczy i z pracy nakładczej, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy; z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego; emerytury - renty zagraniczne; praca przypadająca tymczasowo aresztowanym lub skazanym; świadczenia wypłacone z funduszów: pracy i gwarantowanych świadczeń pracowniczych; działalność wykonywana osobiście, w tym umowy zlecenia i o dzieło; czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich; prawa autorskie i inne prawa majątkowe; umowy aktywizacyjne; inne źródła.

Trzeba pamiętać, że jeśli pracodawca uwzględniał przy rozliczeniach pracownika podwyższone koszty, jakie przysługują osobom dojeżdżającym do pracy, takie też koszty zostaną ujęte w PIT-11.

Podatnik ponosi odpowiedzialność za złożenie nieprawdziwych danych w PIT-12. Pracownik powinien zdążyć z indywidualnym rocznym rozliczeniem podatkowym za 2010 rok do 2 maja 2011 r. (termin ustawowy to 30 kwietnia, ale w tym roku przypada w sobotę, więc termin wydłuża się do 2 maja)

Płatnikami, którzy mają obowiązek sporządzenia PIT-40 zgodnie z przepisami ustawy o PIT, są:

● art. 31 ustawy o PIT: osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;

● art. 33 ustawy o PIT: rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną;

● art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7: osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy - od wypłacanych przez nie emerytur i rent,

● jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne - od wypłacanych przez nie stypendiów,

● areszty śledcze oraz zakłady karne - od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym,

● centrum integracji społecznej - od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy o zatrudnieniu socjalnym.

Informację PIT-11 płatnicy muszą wystawiać nie tylko po zakończeniu roku podatkowego. Czasem mają taki obowiązek też w trakcie roku. Jeżeli obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są zobowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji PIT-11.

Zatem podatnik, który chce otrzymać PIT-11 od swojego byłego pracodawcy w trakcie roku, musi złożyć do niego odpowiedni wniosek w tym zakresie. Najpóźniej po 14 dniach pracodawca będzie musiał taki dokument wystawić.

Informację PIT-11 mogą również otrzymać cudzoziemcy, którzy uzyskiwali w Polsce dochody. Przepisy ustawy o PIT przewidują, że na pisemny wniosek podatnika, który nie posiada miejsca zamieszkania w Polsce, w związku z zamiarem opuszczenia przez niego Polski osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są zobowiązane do sporządzenia i przesłania podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, informacji PIT-11.

Podatnik może więc zawnioskować o wystawienie PIT-11. Płatnik na jego sporządzenie ma 14 dni od otrzymania wniosku podatnika.

W praktyce mogą też się zdarzyć sytuacje, gdy jedna spółka przejmuje drugą wraz z pracownikami. W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Z tego wynika, że obowiązek poboru nie ustaje, lecz przechodzi na nowego płatnika, który przejmując pracowników, przejmuje także obowiązek poboru podatku dochodowego od osób fizycznych. W związku z tym dotychczasowy płatnik nie jest zobowiązany do sporządzenia informacji PIT-11 w trakcie roku. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od dnia przejęcia pracowników powinna być naliczana od dochodów uzyskanych w nowym oddziale.

Przepisy nie przewidują zwolnienia z obowiązku złożenia zeznania podatkowego, w sytuacji gdy płatnik nie dopełni obowiązku wystawienia i doręczenia podatnikowi w ustawowo określonym terminie informacji PIT-11 o uzyskanych przez podatnika dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Oznacza to, że mimo nieotrzymania od płatnika (pracodawcy) informacji PIT-11 na podatniku ciąży obowiązek wykazania w zeznaniu rocznym uzyskanego przychodu, kosztów uzyskania przychodów, dochodu, pobranych zaliczek i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Przy sporządzaniu zeznania można wykorzystać np. posiadane miesięczne odcinki wypłat, umowę o pracę, zestawienie rocznych operacji na rachunku bankowym itp.

W przypadku otrzymania informacji PIT-11 od pracodawcy po upływie terminu do złożenia zeznania, jeżeli dane w niej zawarte będą różnić się od wykazanych w złożonym zeznaniu rocznym, należy złożyć korektę zeznania rocznego.

Warto jednak wiedzieć, że termin na wystawienie PIT-11 jest terminem ustawowym, którego przekroczenie spowoduje, że na płatnika zostanie nałożona kara grzywny do 180 stawek dziennych. Wysokość stawki dziennej za przestępstwa skarbowe w 2011 roku została określona w przedziale od 46,20 zł do 18 480 zł.

Przy wypełnianiu PIT-11 - podobnie jak przy PIT-40 - płatnik może się pomylić. Taki błąd trzeba będzie poprawić. Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Płatnik może skorygować błędną informację przez złożenie informacji korygującej wraz z wyjaśnieniem przyczyn korekty.

@RY1@i02/2011/035/i02.2011.035.086.0007.001.jpg@RY2@

Uzasadnienie przyczyn korekty

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).