Jak rozliczyć koszty wakacyjnego remontu siedziby firmy w PIT

W okresie wakacji wielu przedsiębiorców może przeprowadzać remont lokalu czy budynku, w którym prowadzą działalność gospodarczą. Czas, kiedy są niższe zamówienia na dostawy towarów czy świadczone usługi, jest dla nich najlepszy na odświeżenie pomieszczeń, elewacji, naprawę dachu, okien, instalacji, drzwi i bram lub też na wykonania dobudówki.

Zakres przeprowadzanych prac, tj. czy mają one charakter typowego remontu, czy też modernizacji, wpływa na sposób rozliczenia poniesionych wydatków na wymienione cele w kosztach uzyskania przychodów. Pierwsze z nich rozlicza się bezpośrednio w kosztach w dacie ich poniesienia, natomiast drugie - sukcesywnie poprzez amortyzację.

Rozliczenie kosztów

Wydatki, które spełniają warunek uznania ich za koszt uzyskania przychodów, mogą zostać rozliczone bezpośrednio lub poprzez amortyzację. Przepisy obu ustaw o podatkach dochodowych uzależniają ujęcie danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów m.in. od możliwości realnego uzyskania przychodów.

Rozliczenie poniesionych wydatków poprzez amortyzację polega na stopniowym odliczeniu kosztów związanych z zużyciem środków trwałych (w przypadku siedziby firmy będzie to lokal, magazyn czy cały budynek). Amortyzacja związana jest ze stopniowym zaliczeniem wydatków w koszty podatkowe poprzez odpisy amortyzacyjne. Prawo do dokonywania odpisów ma właściciel lub współwłaściciel środków trwałych albo przedsiębiorca, który wynajmuje lub dzierżawi dany środek trwały (inwestycje w obcych środkach trwałych).

Za środki trwałe uważa się na przykład te nieruchomości, które stanowią własność lub współwłasność podatnika, zostały przez niego nabyte lub wytworzone, są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, a ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. Ponadto są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Dostosowanie lokalu

Przy rozliczeniu kosztów remontu mogą jednak pojawić się problemy. Wynika to z tego, że przepisy podatkowe nie określają, jakie czynności wchodzą w zakres remontu. Określają jedynie, co oznacza ulepszenie środka trwałego. Jest to ważne, ponieważ wydatki na remont stają się kosztem uzyskania przychodu bezpośrednio, natomiast w przypadku ulepszenia, będą rozliczane poprzez odpisy amortyzacyjne, naliczane od podwyższonej wartości początkowej tego środka trwałego. [Przykład 1]

Przedsiębiorcy i organy podatkowe często spierają się o to, czy został przeprowadzony faktycznie remont, czy modernizacja. Dla celów rozliczeń podatkowych przyjęło się, że cechą remontu jest dążenie do przywrócenia pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego (np. konserwacja, naprawy). Natomiast wydatki, które mają charakter ulepszeń, powodują istotną zmianę cech użytkowych danego składnika majątku (np. przebudowa, rozbudowa).

Zmiana przeznaczenia

Zgodnie z przepisami środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł. Wydatki te powinny powodować wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

W związku z tym, że regulacjr podatkowe nie definiują zakresu prac remontowych i modernizacyjnych ani również "przebudowy", "rozbudowy", "rekonstrukcji" czy "adaptacji", odwołać się trzeba do przepisów prawa budowlanego. Decydujący zaś dla zakwalifikowania poniesionych wydatków do kosztów będzie zakres przeprowadzonych robót.

Przed zakwalifikowaniem określonych wydatków do inwestycji lub remontów należy każdorazowo w stosunku do konkretnego środka trwałego szczegółowo przeanalizować zakres zrealizowanych robót, porównując je do stanu istniejącego na podstawie dokumentacji technicznej.

W razie wątpliwości co do prawidłowej kwalifikacji poniesionych wydatków trzeba oprzeć się na opinii biegłego rzeczoznawcy, który w oparciu o stosowną dokumentację i oględziny wypowie się co do charakteru poniesionych nakładów. Takie stanowisko potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 21 grudnia 2011 r. (nr ILPB3/423-455/11-3/JG). [Przykład 2]

Załóżmy, że koszty związane z ulepszeniem budynku stanowią wydatki na ocieplenie ścian budynku od strony elewacji. Tak będzie, jeśli budynek ten wcześniej nie miał takiego ocieplenia.

Zamontowanie izolacji termicznej będzie w praktyce wiązać się z modernizacją i podwyższeniem standardu użytkowego budynku. Przedsiębiorca po dokonaniu ocieplenia zmniejszy koszty eksploatacji tego budynku, tj. wydatki na jego ogrzewanie, dzięki lepszej izolacji termicznej. W efekcie wartość użytkowa tego budynku zostanie podwyższona w porównaniu z wartością początkową, ustaloną w dniu przyjęcia tego środka trwałego do używania. Wydatki na ocieplenie budynku nie będą więc stanowić kosztu podatkowego w momencie jego poniesienia, ale będą one powiększały jego wartość początkową, będącą podstawą do obliczenia odpisów amortyzacyjnych.

Podobnie będzie w sytuacji gdy przedsiębiorca zdecyduje się przeprowadzić utwardzenie drogi wjazdowej do magazynu poprzez zastąpienie drogi szutrowej drogą asfaltową. Taka inwestycja oznacza modernizację, jeśli wylewka asfaltowa czy też betonowa zostanie zastosowana w miejscu, gdzie wcześniej taki wjazd nie był utwardzony. Wobec tego wszelkie prace mające na celu utwardzenie drogi należy uznać za modernizację i dla celów podatkowych rozliczać w sposób właściwy dla ulepszenia. Gdyby położenie wylewki asfaltowej (choćby na nowo) wiązało się z przywróceniem jedynie pierwotnego stanu technicznego, tj. takiego, jaki przedsiębiorca zastał, to taki wydatek można byłoby uznać za remont.

Wystawianie faktur

Planując rozliczenie wydatków remontowych i modernizacyjnych, należy pamiętać o zachowaniu faktur VAT za wykonane prace remontowo-budowlane, tak aby w razie weryfikacji przez urząd skarbowy czy organ kontroli skarbowej takie wydatki nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca realizujący prace remontowe czy modernizacyjne od zakupów np. materiałów budowlanych czy usług wykonawców może odliczyć podatek naliczony z faktur otrzymanych od sprzedawców czy usługodawców. Jeśli jest czynnym podatnikiem VAT, to ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych. [Przykład 3]

DGP przypomina

Remontem jest wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego.

Ulepszenie (modernizacja) zachodzi, gdy następuje: przebudowa polegająca na zmianie (poprawieniu) struktury wewnętrznej istniejącego stanu środka trwałego; rozbudowa, tj. powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności budynków i budowli, linii technologicznych itp.; rekonstrukcja będąca odtworzeniem (odbudowaniem) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych; adaptacja, tj. przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu, niż ten, do którego był pierwotnie przeznaczony, albo nadanie mu nowych cech użytkowych; modernizacja, tj. unowocześnienie środka trwałego w takie urządzenia lub cechy, których wcześniej nie miał, a które są wytworem nowszej myśli technicznej.

Ważne

Zakres przeprowadzanych prac, tj. czy mają one charakter typowego remontu, czy też modernizacji, wpływa na sposób rozliczenia poniesionych wydatków na wyżej wymienione cele w kosztach uzyskania przychodów

PRZYKŁADY

1 Czy remontowany budynek musi przynosić natychmiastowe dochody

Tak. Taką wykładnię przepisów przyjął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1255/10). Według sądu okoliczność, że obiekt zakupiony przez spółkę, nie przynosi obecnie dochodu, nie jest równoznaczna z jego niezdatnością do użytkowania czy niekompletnością. Jego zdaniem nie można bowiem wykluczyć sytuacji, że obiekt będzie kompletny i zdatny do użytkowania, i przyniesie dochody w przyszłości.

Mimo to z uwagi na brak zapotrzebowania na dany rodzaj usług nie można wykluczyć, że obiekt ten nie będzie czasowo wykorzystywany do celów przynoszących przychód z działalności gospodarczej.

2 Jak rozliczyć remont przed oddaniem lokalu firmowego do używania

W przypadku gdy remont budynku został przeprowadzony przed oddaniem go do używania, to wydatki remontowe nie są kosztem bezpośrednim, ale wpisują się w plan amortyzacji. Tak wynika z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 31 maja 2011 r. (sygn. akt II FSK 25/10).

Jeśli bowiem budynek będący środkiem trwałym nie spełnia warunku kompletności i zdatności do użytku, a remont obiektu został przeprowadzony przed oddaniem go do używania, to wydatki z nim związane powinny zwiększać jego wartość początkową. Dopiero od momentu przyjęcia środka trwałego do używania koszty remontu będą mogły być zaliczone do ogólnych kosztów, nie zwiększając wartości środka trwałego, a tym samym nie podlegając amortyzacji.

3 Jak zaksięgować wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej

Wydatki ponoszone przez podatników przed formalnym rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej stanowią koszt uzyskania przychodów. Stanowią bowiem działania ukierunkowane na osiągnięcie realnego przychodu. Dla celów poprawnego rozliczenia wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych powinien ująć je w księdze przychodów i rozchodów. Z reguły wydatki na remonty wykazuje się w części dotyczącej pozostałych wydatków (kolumna 13 "pozostałe wydatki"). Księga przychodów i rozchodów wymaga jednak dokonywania zapisów w postaci chronologicznej. Dlatego wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności i założeniem księgi powinny zostać szczególnie opisane (kolumna 16 "uwagi").

Również podatnik, który nie zarejestrował się jako podatnik VAT, a poniósł określone wydatki przed rozpoczęciem działalności, może odliczyć VAT. Prawo do odliczenia powstaje u wszystkich podatników, o ile wykażą, że określone zakupy związane były z bieżącym lub planowanym wykonywaniem czynności opodatkowanych. Formalnego rozliczenia podatnik dokona po rejestracji, wykazując wydatki w deklaracji VAT-7 za najbliższe okresy rozliczeniowe.

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 22 ust. 1, art. 22g ust. 17, art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).