Na ryczałcie od służbowych samochodów stracą użytkownicy starych aut

Od 2015 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące ryczałtu z tytułu korzystania przez pracowników z aut służbowych do celów prywatnych. Pisaliśmy o tym w kontekście kosztów benzyny. Już wiadomo, że nie są one częścią ryczałtu. Pojawiają się jednak głosy, że nowe rozwiązania, choć słuszne, to dla niektórych podatników okażą się niekorzystne. Czy rzeczywiście?

Dla większości osób używających firmowych aut o pojemności silnika do 1,6 litra zmiany w przepisach będą raczej neutralne. W praktyce dotychczas pracodawcy i tak przyjmowali często ryczałtowo przychód w wysokości kilkuset złotych bez względu na pojemność silnika auta i od takiej kwoty był rozliczany podatek dochodowy pracownika. Większy podatek niż dotychczas zapłacą pracownicy korzystający z aut z silnikiem o pojemności ponad 1,6 litra, którym pracodawcy wyliczali wartość przychodu z tytułu korzystania z auta poniżej 400 zł miesięcznie.

Przykładowo pracownik, któremu pracodawca przypisywał ryczałtowo przychód z tytułu korzystania ze służbowego auta do celów prywatnych w wysokości 250 zł miesięcznie (bez względu na wielkość silnika), płacił od tego podatek w wysokości 45 zł miesięcznie przy pierwszym progu podatkowym oraz 80 zł, jeśli wpadał w drugi próg. Po wejściu w życie nowych przepisów ten sam pracownik, jeśli jeździ autem z silnikiem o pojemności ponad 1,6 litra, zapłaci już odpowiednio 72 zł lub 128 zł podatku miesięcznie.

Kwota ryczałtu jest uzależniona od pojemności silnika auta, nie zależy zaś zupełnie od wartości samochodu, jego stopnia zużycia czy wyposażenia. Pokrzywdzeni mogą się zatem poczuć pracownicy korzystający z aut starszych, gorzej wyposażonych, ale mających większy silnik.

Zatem zmiany są korzystne...

Tak. Pracodawcy długo oczekiwali na wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów jednoznacznych i prostych zasad rozliczania tego rodzaju świadczenia na rzecz pracowników, zwłaszcza że służbowe auto jest często traktowane jako dodatkowa zachęta i forma gratyfikacji dla pracownika.

Nowe przepisy są zdecydowanie korzystniejsze niż wyliczanie przychodu na podstawie ceny wynajęcia auta w wypożyczalni. Praktycznie niemożliwe jest porównanie sytuacji osoby korzystającej na co dzień po pracy z samochodu służbowego przez długi czas z krótkookresowym wynajęciem auta w wypożyczalni. Tymczasem zgodnie z większością interpretacji MF obecnie obowiązujące przepisy nakazują przyjęcie do wyceny świadczenia na rzecz pracownika właśnie rynkowych cen wynajęcia auta w wypożyczalni.

Niewątpliwą zaletą wprowadzanych zmian jest wyeliminowanie ryzyka, jakie ponosili dotychczas głównie pracodawcy, związanego z ustaleniem wartości pieniężnej tego rodzaju bonusu dla pracownika.

O jakie ryzyko tu chodzi?

Zgodnie z obecnymi przepisami ustawy o PIT przychodem z umowy o pracę jest nie tylko wynagrodzenie wypłacane pracownikowi w formie pieniężnej, lecz także wartość niektórych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych otrzymywanych przez pracownika. Takimi świadczeniami są np. prywatna opieka medyczna, karnety sportowe czy udostępnienie auta służbowego do celów prywatnych. Zatem w przypadku udostępnienia pracownikowi auta służbowego do celów prywatnych pracodawca powinien takie świadczenie wycenić i opodatkować podatkiem dochodowym. Przykładowo z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik wyjeżdża służbowym autem na urlop lub jedzie nim po pracy na zakupy albo nawet dojeżdża z domu do pracy. Gdyby pracodawca nie wycenił i nie opodatkował takiego świadczenia, naraża się na ryzyko odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenie społeczne w zaniżonej wysokości.

Jak więc firmy radziły sobie z tym problemem?

Większość pracodawców starała się opodatkowywać takie świadczenia. Zazwyczaj zasady rozliczania są ujęte w wewnętrznych regulaminach lub politykach korzystania z aut służbowych do celów prywatnych, ewentualnie odpowiednie zapisy mogą znaleźć się już w samej umowie o pracę.

W praktyce pracodawcy stosują różne rozwiązania. Najbardziej uciążliwe dla pracowników i jednocześnie najbezpieczniejsze dla pracodawców jest zobowiązanie pracownika do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W ten sposób ustalana jest proporcja, w jakiej służbowe auto jest wykorzystywane do celów prywatnych. Innym rozwiązaniem jest przydzielenie pracownikowi określonego ryczałtowo limitu kilometrów do przejechania w miesiącu w celach prywatnych. Czasami pracodawcy zobowiązują pracowników do podpisania oświadczenia w tym zakresie. Wycena świadczenia jest zaś wykonywana na podstawie kosztów wynajęcia auta na rynku lub na podstawie opłat wynikających z zawartych przez pracodawców umów leasingu.

Jak to jest w innych państwach?

Podobne zasady - ryczałtowego rozliczania korzystania z aut służbowych do celów prywatnych - są stosowane w innych krajach UE. W Wielkiej Brytanii jest to np. kwota wyliczana m.in. na podstawie ceny auta, jego wyposażenia, emisji CO2, wielkości silnika, a także liczby dni, przez które pracownik korzystał z samochodu, oraz kosztów, w jakich partycypował.

Jakie problemy ze stosowaniem nowych przepisów mogą się pojawić?

Początkowo najwięcej kontrowersji budziła kwestia rozliczania paliwa, jednak Ministerstwo Finansów wyjaśniło już te wątpliwości. Ryczałt nie obejmuje kosztów benzyny. Jeżeli więc pracodawca płaci za nią, a pracownik wykorzystuje ją do jazd prywatnych, stanowi to drębne świadczenie, którego wartość należy określić przy zastosowaniu cen zakupu paliwa.

Ponadto przepisy pozwalają na zmniejszenie kwoty ryczałtu, jeśli pracownik nie korzystał z auta przez część miesiąca - na tym tle mogą pojawić się pewne wątpliwości interpretacyjne. Wydaje się, że pracownik będzie zatem musiał deklarować w każdym miesiącu, przez ile dni wykorzystywał auto do celów prywatnych. Problem ten dotyczy również pracodawców, którzy jedno auto pozostawiają do dyspozycji kilku pracowników. W takim przypadku będzie konieczne ustalenie, kto i kiedy korzystał z auta do celów prywatnych.

Istotne jest również to, że nowe przepisy będzie stosować się tylko do pracowników, nie obejmują one już np. kontraktów menedżerskich.

Jak w takim razie należy rozliczyć korzystanie z firmowego auta przez menedżerów na kontraktach? Czy w ich przypadku problemy z opodatkowaniem pozostaną?

Biorąc pod uwagę treść zmienionych przepisów, wydaje się, że dla kontraktów menedżerskich trzeba będzie nadal stosować ogólne zasady mówiące o rynkowej wycenie świadczenia, czyli w przypadku tego rodzaju umów problem pozostanie.

Podczas prac nad ostateczną wersją ustawy Senat wprowadził poprawki dotyczące m.in. świadczeń częściowo odpłatnych. Dla kogo mają one znaczenie?

Senatorowie odpowiedzieli pozytywnie na postulaty zgłaszane przez organizacje pracodawców. Wielu pracodawców udostępnia pracownikom służbowe samochody do celów prywatnych za częściową odpłatnością. Pobierają oni od pracowników opłaty w wysokości kilkuset złotych miesięcznie. Tego przypadku nie obejmowała wersja ustawy uchwalona 23 października 2014 r. przez Sejm. Odnosiła się ona jedynie do całkowicie nieodpłatnego korzystania z aut przez pracowników.

Gdyby nie zmiany Senatu, do ustalenia dochodu pracowników ponoszących częściowe opłaty wciąż należałoby stosować ceny rynkowe. Poprawione przepisy przewidują, że w przypadku tych pracowników przychód do opodatkowania będzie stanowił różnicę między kwotą ryczałtu wynikającą z ustawy a ponoszoną przez pracownika odpłatnością na rzecz pracodawcy.

Jak to będzie wyglądać w praktyce?

Jeśli pracownik np. płaci obecnie pracodawcy 200 zł miesięcznie z tytułu korzystania ze służbowego auta na cele prywatne, to po wprowadzeniu nowych przepisów pracodawca rozpozna u niego dodatkowo dochód w wysokości 50 zł (250 zł - 200 zł) i od tej kwoty odprowadzi podatek (zakładając, że chodzi o auto o pojemności do 1,6 litra).

@RY1@i02/2014/247/i02.2014.247.07100020a.802.jpg@RY2@

Dominika Kupisz adwokat kierująca praktyką podatkową w kancelarii Squire Patton Boggs Święcicki Krześniak

Rozmawiał Przemysław Molik

Podstawa prawna

Ustawa z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz.U. z 2014 r. poz. 1662)