Podatkowe aspekty podróży pracowniczych

1 DELEGACJA

Podróż służbowa (delegacja) nie doczekała się ustawowej regulacji - ustawodawca określił jedynie jej cechy. Zgodnie z art. 77⁵ par. 1 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z powyższego wynika, że delegacja posiada trzy cechy:

1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

3) zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Polecenie wyjazdu służbowego może być wydane w dowolnej formie, chyba że przepisy branżowe lub wewnętrzne wymagają np. formy pisemnej. Przyjęło się stosowanie gotowych druków.

Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Oznacza to, że jeżeli przełożony podejmie decyzję o konieczności odbycia podróży służbowej, pracownik - mówiąc obrazowo - powinien zacząć się pakować. W niektórych przypadkach pracodawca musi jednak uzyskać zgodę pracownika. Dotyczy to kobiet w ciąży oraz pracowników sprawujących opiekę nad dzieckiem do 4. roku życia.

Skoro druki polecenia wyjazdu służbowego nie są obowiązkowe, to nie ma także obowiązku ich stemplowania czy podpisywania. Wielu pracodawców wymaga jednak pieczątek i podpisów w celach dowodowych.

Zadanie służbowe polega przede wszystkim na świadczeniu pracy. Pozwala ono odróżnić wyjazdy prywatne od służbowych.

Miejsce docelowe podróży to najbardziej kontrowersyjny element delegacji. Z treści przepisu wynika, że podróż służbowa to wyjazd:

1) poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub

2) poza stałe miejsce pracy.

Zapis kodeksowy jest źródłem wielu problemów interpretacyjnych, co widać m.in. w przypadku, gdy miejsce pracy nie pokrywa się z siedzibą pracodawcy. [przykład 1]

Nie wchodząc w szczegóły, delegację można określić jako wykonywanie pracy poza miejscem pracy. Mówiąc jeszcze prościej - z delegacją mamy do czynienia, gdy pracownik świadczy pracę w miejscu innym niż zwykle.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z opodatkowania do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego (patrz podstawa prawna). Analogiczne zwolnienie obowiązuje w zakresie składek ZUS.

W przypadku pracowników sprawa jest więc przynajmniej w teorii dość prosta - wystarczy zmieścić się w limitach określonych w rozporządzeniu. Jedyną trudnością mogą być jego nieprecyzyjne przepisy.

Ciekawiej jest w przypadku, gdy podróż odbywa inna osoba niż pracownik. Ustawodawca postanowił, że zwolnienie podatkowe obowiązuje także w przypadku podróży osoby niebędącej pracownikiem, ale zostało ono obwarowane dodatkowymi warunkami. Zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z tytułu podróży krajowej i podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1) przejazdów i dojazdów;

2) noclegów;

3) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Niestety, przepisy dotyczące podróży służbowych są mocno przestarzałe i nieadekwatne do współczesnych realiów. Wystarczy wspomnieć, że mówią one o zwrocie kosztów, a poza regulacją znajduje się możliwość zapewnienia świadczeń. [przykład 2]

Największym problemem jest kwestia zapewniania posiłków zamiast diet. Zasadą jest wypłata diet, przy czym:

1) dieta w podróżach krajowych jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł,

2) dieta w podróżach zagranicznych jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, a jej wysokość ustala się w zależności od kraju docelowego podróży.

W obu przypadkach zapewnienie posiłków wiąże się z koniecznością pomniejszenia diet.

Warto rozróżnić trzy pojęcia, które dość często są mylone:

1) dieta - zryczałtowana kwota służąca obliczeniu należności przysługującej pracownikowi - w kraju wynosi zawsze 30 zł, a za granicą zależy od kraju docelowego (przykładowo w Niemczech wynosi ona 49 euro); wysokość diety wynika wprost z przepisów i nie zależy od czasu trwania wyjazdu;

2) należność z tytułu diet - to iloczyn stawki diet i współczynnika uzależnionego od czasu trwania podróży, który może być określony ułamkowo (np. 9-godzinna podróż krajowa oznacza konieczność wypłaty 1/2 diety, a 2-dniowa podróż do Niemiec oznacza konieczność wypłaty dwukrotności diety),

3) kwota diet do wypłaty - to należność z tytułu diet pomniejszona o posiłki. [przykłady 3 i 4]

Praktyka wykształciła pojęcie diety ujemnej. Powstaje ona wtedy, gdy wartość posiłków zapewnionych pracownikowi przekracza wartość diet. [przykład 5]

W przypadku diet ujemnych organy podatkowe stoją na stanowisku, że nadwyżka wartości posiłków ponad wartość diety stanowi przychód do opodatkowania, ale nie znajduje to uzasadnienia prawnego. Na całe szczęście orzecznictwo idzie w inną stronę i uznaje, że w takich przypadkach przychód nie powstaje.

Warto przy tym podkreślić, iż przepisy mówią, że w przypadku zapewnienia posiłków przyjmuje się, że jego wartość wynosi odpowiedni procent diety (np. w kraju wartość śniadania i kolacji to 25 proc. diety, a obiadu - 50 proc., za granicą obiad i kolacja to 30 proc. diety, śniadanie - 15 proc., i drobne wydatki - 25 proc. diety), niezależnie od tego, ile kosztował posiłek. Mamy zatem fikcję prawną - ustawodawca określił ryczałtową cenę posiłku, a tym samym pomniejszenie o nią diety powoduje, że mamy do czynienia ze świadczeniem odpłatnym, czyli przychód nie powstaje.

Niekiedy może się zdarzyć, że ryczałtowa wartość posiłków będzie większa od diety. [przykład 6]

Poza dietami pracodawcy mieli problem z rozliczaniem kosztów przejazdów autostradą i parkingu. Fiskus prezentował bowiem stanowisko, zgodnie z którym są to koszty używania pojazdu, a więc powinny być rozliczane w ramach kilometrów. Pogląd ten był kontrowersyjny w szczególności w przypadku parkingu - od strony formalnej jest to koszt nieużywania pojazdu. Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami opłaty za autostradę i parking nie stanowią kosztów przejazdów, tylko mieszczą się w kategorii innych uzasadnionych wydatków poniesionych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Tym samym są one rozliczane poza kilometrówką i nie są limitowane.

Koszty noclegów są limitowane zarówno w kraju, jak i za granicą. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zwrócić pracownikowi koszt noclegu w kwocie przekraczającej limit. Sytuacja taka jest kontrowersyjna w zakresie podatku i składek ZUS. Zwolnienia obowiązują bowiem do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Tymczasem przepisy te wprost określają, że w takich przypadkach dokonywana wypłata przekracza limit. Uznać jednak należy, że skoro pracodawca może wypłacić kwoty ponad limit, to limit ten nie obowiązuje, wobec czego od nadwyżki nie należy pobierać podatku dochodowego. Taką interpretację można także wyprowadzić z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13.

Co na to fiskus...

Nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego pracodawca, jako płatnik, jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

z 6 listopada 2012 r., sygn. DD3/033/10/OBQ/12/PK-240

...i sądy

Gdy pracownik przedstawia faktury, w celu zwrotu poniesionych wydatków na hotele, wyżywienie, nie można mówić o limicie zwolnienia z podatku tylko kwot do wysokości diet określonych kwotowo w cyt. powyżej rozporządzeniach. (...) Limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. pkt 16 lit. a ustawy o CIT nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej.

z 3 października 2013 r., sygn. akt III SA/Wa 937/13

2 NIETYPOWA PODRÓŻ SŁUŻBOWA

W przypadku pracowników mobilnych (np. stewardessa, maszynista pociągu, kierowca, handlowiec) podróże są wpisane w specyfikę zawodu. Tym samym nie mieszczą się one w standardowej definicji podróży służbowej. Delegacja jest bowiem wyjątkiem od zasady wykonywania pracy w miejscu pracy. Tymczasem pracownik, który stale świadczy pracę na danym terenie, formalnie nie opuszcza miejsca pracy.

Wyjątkowej regulacji doczekali się kierowcy. Przepisy o ich czasie pracy stwierdzają, że praktycznie każdy wyjazd poza bazę to dla nich podróż służbowa. Wykorzystanie tego faktu pozwala na znaczną optymalizację podatkową. [przykład 7]

Niestety, inni pracownicy mobilni nie doczekali się takiej regulacji, co wydaje się mocno niesprawiedliwe - praca kierowcy i maszynisty pociągu jest w gruncie rzeczy analogiczna, a preferencje ma tylko ten pierwszy.

Jednym z większych problemów podatkowych są noclegi pracowników mobilnych. Fiskus zazwyczaj domaga się podatku, ale spotkać też można interpretacje korzystniejsze dla pracowników. Ponownie jednak sądy idą w inną stronę - ale niestety orzecznictwo także nie jest jednolite.

W przypadku noclegów pracowników mobilnych uznać należy, że przychód nie powstaje. Świadczenie nie jest ponoszone bowiem w interesie pracowników, tylko jest warunkiem koniecznym świadczenia pracy. Pracownik nie staje się bogatszy tylko dlatego, że przenocował w hotelu. Można wręcz wykazać jego stratę - musiał zapłacić czynsz za swoje mieszkanie, w tym także za czas, kiedy był na wyjeździe. Zapłacił więc za coś, z czego - na skutek polecenia pracodawcy - nie mógł skorzystać.

Co na to fiskus...

Skoro spółka ponosi wydatki za noclegi pracowników przedstawicieli handlowych w związku z ich wyjazdami (niebędącymi podróżami służbowymi) w ramach obowiązków pracowniczych na rzecz spółki - to wartość tego świadczenia (noclegu) - wbrew twierdzeniu spółki - będzie stanowić dla tych pracowników nieodpłatne świadczenie jako przychód ze stosunku pracy.

z 19 września 2013 r., nr IPTPB1/415-408/13-2/MD

Zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 marca 2011 r., nr IPPB2/415-3/11-4/AS

...sądy...

Zapłata przez pracodawcę kosztu noclegu pracownika wykonującego swe obowiązki w miejscu określonym w umowie o pracę (poza siedzibą firmy oraz miejsca zamieszkania pracownika) stanowi racjonalny wydatek firmy związany z realizacją określonych celów gospodarczych. Wydatek ten ponoszony w interesie pracodawcy, stanowiący koszt działalności gospodarczej poniesiony w celu osiągnięcia przychodów firmy, nie może być uznany za element przychodu pracownika. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do paradoksalnego wniosku, iż wartość związanych z obowiązkami pracownika wydatków pracodawcy w postaci m.in. materiałów biurowych, zużytego prądu, wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego itp. powinna być proporcjonalnie przypisywana do przychodów pracowników z tytułu stosunku pracy - jako nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracowników.

z 18 czerwca 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 2629/11

...i Trybunał Konstytucyjny

Za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które:

1) zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

2) zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcie wydatku, który musiałby ponieść,

3) korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13

3 ODDELEGOWANIE

W przypadku oddelegowania obowiązują inne zwolnienia podatkowo-ubezpieczeniowe. Od podatku wolne jest tylko 30 proc. diety, a możliwość pomniejszenia podstawy wymiaru składek o równowartość diety wymaga płacenia składek co najmniej od kwoty 3746 zł (przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej; w 2015 r. kwota ta ma wynosić 3959 zł). ZUS twierdzi, że kwota ta stanowi minimalną podstawę wymiaru składek, co jest nadinterpretacją przepisu. Także w tym przypadku warto pójść do sądu!

Przepisy nie definiują oddelegowania. Najczęściej delegację i oddelegowanie odróżnia się poprzez zastosowanie kryterium czasowego, mimo że żaden przepis nie limituje wprost czasu trwania podróży służbowej. Przedstawiają to tabele obok:

Z powyższego wynika, że podróż służbowa to w zasadzie wyjazdy do 3 miesięcy, ale z żadnego przepisu to nie wynika.

Ustawodawca w końcu powinien zdefiniować oba pojęcia, przy czym najlepiej byłoby wyjść z kryterium miejsca pracy. Definicje mogłyby wyglądać następująco:

1) delegacja - czasowe wykonywanie pracy poza miejscem pracy - odbywana jest na polecenie pracodawcy,

2) oddelegowanie - czasowa zmiana miejsca pracy - wymaga aneksu (porozumienia) do umowy o pracę.

Co na to ZUS...

W sytuacji gdy przychód pracownika pomniejszony o równowartość diet z tytułu jego oddelegowania do pracy za granicę będzie w danym miesiącu niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone, konieczne będzie wykazanie jako podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc kwoty odpowiadającej wysokości przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej.

z 22 maja 2014 r., sygn. WPI/200000/43/583/2014

...i Sąd Najwyższy

ZUS nie ma prawa podwyższać podstawy wymiaru składek pracowników delegowanych do kwoty przeciętnego wynagrodzenia.(...) Minister został upoważniony do modyfikacji w drodze rozporządzenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tylko w jednym kierunku, tj. przez jej obniżenie o niektóre uzyskiwane przez pracowników należności. Nie ma więc żadnych możliwości stwierdzenia, że zastosowanie par. 2 ust. 1 rozporządzenia [rozporządzenia MPiPS w sprawie ustalania podstawy wymiaru składek - red.] mogłoby prowadzić do takiej modyfikacji podstawy wymiaru składek, że byłaby ona wyższa niż przewidziana ustawą systemową. (...) Kwota przeciętnego wynagrodzenia, o której mowa w par. 2 ust. 1 pkt 16 in fine rozporządzenia, nie jest więc progiem, od jakiego podstawa wymiaru składek nie może być niższa, jeżeli rzeczywisty przychód pracownika jest od tej kwoty niższy. Jest progiem mającym zastosowanie, gdy faktycznie wypłacone wynagrodzenie jest wyższe niż przeciętne, a zastosowanie odliczeń przewidzianych przepisem spowodowałoby obniżenie podstawy wymiaru składek poniżej tego progu.

z 14 listopada 2013 r., sygn. akt II UK 204/13

4 SZKOLENIE

Wyjazdy szkoleniowe bardzo często są rozliczane tak jak delegacje. W efekcie wielu pracodawców nie rozróżnia obu wyjazdów. Tymczasem istnieje między nimi tyle różnic, że uznać należy, iż wyjazd na szkolenie nie jest podróżą służbową w odniesieniu do uczestników szkolenia (wyjazd będzie delegacją przede wszystkim u wykładowcy). Różnice przedstawia poniższa tabela.

Rozróżnienie wyjazdów służbowych i szkoleniowych pozwala na znaczne oszczędności. W przypadku wyjazdu szkoleniowego nie trzeba stosować poleceń wyjazdu służbowego - jeżeli jednak pracodawca użyje takiego druku, oznacza to, że wyjazd jest z jego inicjatywy lub przynajmniej za jego zgodą, a poza tym że przyznał pracownikowi świadczenia analogiczne do przysługujących przy podróży służbowej.

Jeżeli pracownik jedzie podnosić kwalifikacje zawodowe, świadczenia pracodawcy mogą mieć charakter obowiązkowy (urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy) lub dobrowolny (świadczenia pozostałe). Ustawodawca postanowił bowiem, że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia (inne niż urlop i zwolnienie z całości lub części dnia pracy), w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Katalog świadczeń jest otwarty, o czym świadczy zwrot "w szczególności". Dodając do tego zwolnienia podatkowo-ubezpieczeniowe, które w przypadku szkoleń nie są w żaden sposób limitowane, okazuje się, że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe praktycznie dowolne świadczenia, na dowolnych zasadach i w dowolnej wysokości, a świadczenia te - zgodnie z brzmieniem obowiązujących przepisów - będą wolne od podatku i składek ZUS. Należy jednak pamiętać, że między świadczeniem a podnoszeniem kwalifikacji zawodowych musi występować bezpośredni związek.

Co na to fiskus

W przypadku gdy szkolenia będą organizowane z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, a jednocześnie związane będą z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, przychód z ww. tytułu będzie podlegał zwolnieniu z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Na podstawie tego przepisu ze zwolnienia korzystać również będą dodatkowe świadczenia, np.: zakwaterowanie, wyżywienie, transport itp. Zauważyć bowiem należy, iż brzmienie art. 103³ kodeksu pracy wskazuje, że zawiera on jedynie przykładowy katalog dodatkowych świadczeń, jakie pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe. Stosownie do jego treści pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Zatem pracodawca, na podstawie ww. przepisu, może przyznać pracownikowi także dodatkowe świadczenia, np.: w postaci zakwaterowania lub wyżywienia. Jednakże przyznanie dodatkowego świadczenia powinno pozostawać w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

z 25 sierpnia 2011 r., nr IPTPB2/415-274/11-3/KR

Na jakiej podstawie

	Polecenie wyjazdu służbowego	Inicjatywa lub zgoda pracodawcy
	Art. 775 k.p. i rozporządzenia	Art. 1033 k.p.
	Właściwe rozporządzenie*	Umowa między pracodawcą i pracownikiem
	Wykonanie zadania służbowego	Podniesienie kwalifikacji zawodowych
	Obowiązkowe diety w wysokości nie niższej niż określona przez właściwego ministra; zamiast diet dopuszczalne jest zapewnienie wyżywienia	Nieobowiązkowe
	Na zasadach wynikających z rozporządzeń (obowiązkowy)*	Nieobowiązkowy
	Na zasadach wynikających z rozporządzeń (obowiązkowy)*	Nieobowiązkowy
	Określony w rozporządzeniu	Dowolny
	Art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT	Art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT
	Par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie ustalania podstawy wymiaru składek	Par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia w sprawie ustalania podstawy wymiaru składek
	Wynikające z rozporządzeń	Brak limitów

* Pracodawcy spoza sektora budżetowego mogą wprowadzać własne regulacje w tym zakresie.

Kiedy delegacja, a kiedy oddelegowanie

	bezwzględna podróż służbowa	par. 18 rozp. w sprawie podróży służbowych	Przepis mówi o podróżach trwających powyżej 30 dni. Niewątpliwie zatem mamy do czynienia z delegacją w przypadku wyjazdu do 31 dni.
	bezpieczna podróż służbowa	art. 42 par. 4 k.p.	Przepis mówi o powierzeniu pracy innej niż określona w umowie na okres do 3 miesięcy. Problem jednak w tym, że podczas wyjazdu pracownik świadczy pracę w innym miejscu, a nie pracę innego rodzaju.
	ryzykowna podróż służbowa (potencjalne oddelegowanie)	art. 3 ust. 1a ustawy o PIT (w umowach OECD zazwyczaj art. 15)	Przepisy stwierdzają, że przy dłuższych wyjazdach podatek należy opłacać za granicą. To jednak, gdzie płaci się podatek, jest rzeczą techniczną niemającą wpływu na rodzaj wyjazdu.
	bardzo ryzykowna podróż służbowa (prawdopodobne oddelegowanie)	art. 12 rozporządzenia (WE) nr 883/2004	W przypadku wyjazdów do 24 miesięcy można zachować obowiązek opłacania składek ZUS w Polsce (dot. UE/EOG). Podobnie jak w przypadku podatku, miejsce opłacania składek nie ma wpływu na rodzaj wyjazdu.
	najbardziej ryzykowana podróż służbowa (bezwzględne oddelegowanie)		Mimo zatem, że przepisy nie określają maksymalnego czasu trwania delegacji, delegacje powyżej 2 lat praktycznie są nie do wybronienia.

PRZYKŁAD 1

Kilka miejsc pracy

Pracodawca z Poznania (tu ma siedzibę) ma oddział we Wrocławiu. Pracownik zatrudniony w siedzibie udał się do Wrocławia, co oznacza wyjazd poza siedzibę i miejsce pracy, a więc nie ma wątpliwości, że jest to podróż służbowa. Jeżeli pracownik jest zatrudniony we Wrocławiu i udaje się do siedziby, rodzi się pytanie, czy jest to delegacja. Odpowiedź musi być twierdząca, gdyż w przeciwnym wypadku dojdzie do nierówności między pracownikami (w obu przypadkach koszty podróży będą analogiczne). Najtrudniejszy przypadek wystąpi wówczas, gdy pracownik ma dwa miejsca pracy (Poznań i Wrocław). Przejazd między miastami trudno jest uznać za podróż służbową, wobec czego pracownikowi nie będą przysługiwały diety. Pracodawca powinien jednak w takim wypadku pokryć koszty podróży.

PRZYKŁAD 2

Zakup przez internet biletu i noclegu

Pracodawca przez internet kupił pracownikowi bilety na pociąg i zarezerwował nocleg. W obu przypadkach dokonał płatności firmową kartą. W efekcie mamy do czynienia z sytuacją nieuregulowaną prawnie, bowiem przepisy mówią jedynie o zwrocie kosztów - formalnie rzecz biorąc, pracownik powinien sam ponieść wydatki, a pracodawca dokonać ich zwrotu. Na szczęście nikt nie zwraca na to uwagi, a wydatki pokryte przez pracodawcę traktowane są na równi ze zwrotem kosztów.

PRZYKŁAD 3

Niecała doba + śniadanie

Pracownik był w podróży krajowej 9 godzin i miał zapewnione śniadanie. Oznacza to, że przy diecie wynoszącej 30 zł należność z tytułu diet wyniesie 15 zł (50 proc. diety), ale należy ją pomniejszyć o 7,50 zł (25 proc. diety) - kwota do wypłaty wyniesie zatem 7,5 zł.

PRZYKŁAD 4

Kilka dni + wyżywienie

Pracownik był w podróży krajowej 4 dni i 6 godzin. Miał zapewnione 4 śniadania, 3 obiady i 4 kolacje. Przy diecie w wysokości 30 zł należność z tytułu diet wyniesie 135 zł (4,5 x 30 zł). Należy ją pomniejszyć o 105 zł (4 x 25 proc. diety + 3 x 50 proc. diety + 4 x 25 proc. diety), wobec czego do wypłaty pozostanie 20 zł.

PRZYKŁAD 5

Dieta ujemna

Pracownik udał się w jednodniową podróż służbową do Gdańska. Na miejscu zjadł obiad o wartości 63 zł. Tym samym wartość posiłku przekroczyła kwotę diety o 33 zł.

PRZYKŁAD 6

Droższe posiłki

Delegacja trwała 9 godzin, pracownik miał zapewnione śniadanie i obiad. Należność z tytułu diet wynosi zatem 15 zł, ale należy ją pomniejszyć o 7,50 zł za śniadanie oraz 15 zł za obiad. Uwzględniając, że dieta jest świadczeniem, nie powinna mieć wartości ujemnej, więc w konsekwencji dietę należy obniżyć do zera, a wartości posiłków nie doliczać do wynagrodzenia pracownika.

PRZYKŁAD 7

Praca kierowców

Firma transportowa mieści się przy niemieckiej granicy, a zatrudnieni w niej kierowcy świadczą swoje usługi głównie na terenie Niemiec. Zakładając, że kierowca świadczył pracę w Niemczech przez cały miesiąc, to pracodawca może mu wypłacić kwotę ok. 1500 euro bez podatku i składek ZUS, która dodatkowo może być powiększona o ryczałt noclegowy. Przy 30 dniach podróży należności pracownika wyniosą 2595 euro [1470 euro (30 dni x 49 euro/dzień) + 1125 euro (30 noclegów x 37,5 euro/nocleg) ryczałtów noclegowych]. Przy kursie 4,2 zł daje to kwotę 10 899 zł bez podatku i składek ZUS.

@RY1@i02/2014/213/i02.2014.213.071000600.802.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski ekspert podatkowy

Paweł Ziółkowski

ekspert podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. nr 92, poz. 879 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).