Warto zadbać o odzyskanie pieniędzy

Czy to dobry moment dla naukowców i doktorantów, aby złożyć wniosek o zwrot nadpłaty w PIT?

Bardzo dobry. Ryzyko odmowy jest w zasadzie żadne. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zaczął zmieniać swoje niekorzystne interpretacje, a urzędy i dyrektor KIS w sprawach interpretacyjnych wycofują skargi kasacyjne po niekorzystnych wyrokach wojewódzkich sądów administracyjnych. To świadczy o zmianie podejścia.

Jednak nie wszyscy mogą odzyskać zapłaconą daninę?

O zwrot nadpłaty można wystąpić tylko wówczas, gdy nie minął jeszcze okres przedawnienia. Wynosi on pięć lat, licząc od końca roku, w którym została złożona deklaracja podatkowa wykazująca podatek do zapłaty. Podatku nie odzyskają więc już naukowcy i doktoranci, którzy środki dostali w 2011 r., czyli w roku, w którym program został uruchomiony, a nie złożyli do końca 2017 r. wniosku o zwrot nadpłaty. Do końca 2018 r. jest jeszcze czas, aby odzyskać podatek od środków otrzymanych w 2012 r.

Co zrobić, aby urząd oddał niesłusznie zapłaconą daninę?

Trzeba złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty (patrz wzór) i dołączyć do niego dowody poniesienia kosztów i skorygowany roczny PIT-37,w którym wykazano zbyt wysoki podatek do zapłaty. Wniosek powinien zawierać:

– dane wnioskodawcy – imię i nazwisko/nazwę podatnika, adres zamieszkania/siedziby z kodem pocztowym oraz PESEL/NIP,

– wskazanie organu, do którego kierowany jest wniosek (właściwego naczelnika urzędu skarbowego),

– określenie rodzaju podatku oraz okresu/roku, w którym występuje nadpłata,

– określenie wysokości nadpłaty,

– wyczerpująco przedstawiony stan faktyczny uzasadniający złożony wniosek.

Urząd, który dostanie wniosek, od razu zwróci nadpłatę czy najpierw będzie musiał wszcząć postępowanie podatkowe?

W sprawach, w których występowałem, zdarzały się różne przypadki. Zarówno takie, w których urząd zwracał nadpłatę bez wydawania decyzji stwierdzającej nadpłatę, jak i takie, gdy wszczynane były postępowania podatkowe.

Ta pierwsza możliwość wynika z art. 75 par. 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.). Nadpłata powinna być zwrócona podatnikowi w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty wraz ze skorygowanym zeznaniem podatkowym (nie wcześniej niż w terminie trzech miesięcy od złożenia pierwotnego rozliczenia).

Urząd zwraca podatek w takim trybie, gdy nie ma wątpliwości co do skorygowanych rozliczeń. W praktyce zdarzało się jednak, że urzędy bez wszczynania postępowania podatkowego prosiły o dosłanie dokumentów albo skorygowanie rozliczenia. Jeżeli spełnialiśmy ich prośbę, to nie były wszczynane postępowania, a po dosłaniu brakujących dokumentów nadpłaty były zwracane.

A kiedy wszczynane jest postępowanie?

Gdy urząd ma wątpliwości. Pamiętajmy, że może on wydać decyzję, w której określi mniejszą nadpłatę, w sytuacji gdy np. nie uwzględni części wykazanych przez podatnika kosztów albo gdy podatnik się pomylił i źle wyliczył kwotę nadpłaty. PIT za dany rok trzeba bowiem rozliczyć od początku. Wprawdzie wniosek składany jest w związku z środkami z programu „Mobilność plus”, ale urzędnik weryfikuje całe rozliczenie. Często bowiem w grę wchodzi wspólne rozliczenie z małżonkiem i inne ulgi, np. na dziecko. Natomiast zwrot to kwestia nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Możemy to pokazać na uproszczonym przykładzie, który mógłby się zdarzyć w rzeczywistości?

Tak. Załóżmy, że dofinansowanie roczne to 156 tys. zł, a czas pobytu 365 dni. Podatnik wyliczył, że diety wynosiły 50 tys. zł, a noclegi 40 tys. zł. Oznacza to, że przychód zwolniony równa się 90 tys. zł. W związku z tym dochód do opodatkowania wynosi 66 tys. zł (156 tys. zł – 90 tys. zł). Od przychodu 156 tys. zł podatnik musiał zapłacić ok. 38 tys. zł PIT. W tym przypadku część dochodu musiała być bowiem opodatkowana według 32-proc. stawki. Co więcej, jeżeli dofinansowanie dostał w 2017 r., nie mógł też odliczyć kwoty wolnej od podatku.

Z kolei podatek od całego dochodu pomniejszonego o część zwolnioną, tj. od 66 tys. zł, oblicza się według 18-proc. stawki. Można też odliczyć całą kwotę wolną od podatku. PIT w tym przypadku wyniesie ok. 11,3 tys. zł. To oznacza, że w takim przypadku nadpłata wyniesie ok. 26,7 tys. zł. To jednak tylko obliczenia dla jednego roku. Natomiast naukowcy często wyjeżdżają na kilka lat.

Jak właściwie określić kwotę, która jest wolna od podatku? W przykładzie mowa jest o dietach i kosztach noclegu. Można odliczyć coś jeszcze?

Najwyższą jej część stanowią diety, których wysokość za każdy dzień przepisy określają w odniesieniu do poszczególnych krajów wyjazdu.

W przypadku wspomnianych noclegów chodzi np. o koszty najmu mieszkania. Trzeba jednak pamiętać, że rozporządzanie określa dzienne limity (patrz tabela). Nie jest to ryczałt. Oznacza to, że odlicza się koszty faktycznie poniesione do kwoty określonej w przepisach. Przykładowo w Wielkiej Brytanii limit wynosi 200 funtów. W sierpniu, gdzie jest 31 dni, limit więc wynosi 6200 funtów.

Można też odliczyć koszty przejazdów z Polski do kraju, do którego naukowiec lub doktorant został skierowany. W przypadku jazdy samochodem mogą to być koszty paliwa, opłaty za przejazdy autostradą. Jeżeli w grę wchodzi przelot lub przejazd pociągiem, to można odliczyć koszty biletów.

Naukowcy w niektórych krajach zmuszeni są opłacać opłatę afiliacyjną, aby prowadzić badania na danej uczelni – tę opłatę również organy uwzględniają w kosztach uzyskania przychodu.

Wróćmy jeszcze do kosztów przejazdów. Czy liczy się każdy przejazd do Polski i powrót?

Tak. Można odliczyć koszty każdego powrotu do kraju, np. na święta. Warto pamiętać, że w czasie pobytu w domu nie można za te dni odliczyć diet.

A lokalne przejazdy?

Nie widzę możliwości odliczania kosztów, które mają na celu zwiedzanie kraju, do którego został wysłany naukowiec. Co innego koszty przejazdu z miejsca noclegu do ośrodka naukowego, np. jeżeli podatnik posiada bilet okresowy.

Jak udokumentować koszty?

Warto zachowywać umowy najmu, bilety, rachunki. Zdarzają się jednak sytuacje, że wnioski o zwrot dotyczą kilku lat wstecz, gdy fiskus twierdził, że od otrzymanych środków trzeba odprowadzać PIT. Nadal jednak można udowodnić takie wydatki, pokazując przelewy. Organy podatkowe często to uwzględniają. Organy podatkowe będą analizować umowę podpisaną przez naukowca z uczelnią, jak również jego sprawozdanie z wyjazdu, które dokumentuje nie tylko naukowe osiągnięcia, lecz także czas pobytu za granicą.

Wspomniał pan o umowach najmu, które są zawierane w obcych językach. Czy trzeba je tłumaczyć?

Nie spotkałem się z żadnym przypadkiem, żeby urząd poprosił o tłumaczenie przysięgłe. Zazwyczaj dołączamy do takich umów opisy w języku polskim i jest to najwyraźniej wystarczające w ramach postępowania wyjaśniającego. ©℗

Marcin Borkowski radca prawny, doradca podatkowy z Borkowski & Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych i Doradców Podatkowych Sp. k.