W jaki sposób optymalizować koszty poprzez amortyzację

Praktycznie oznacza to, że wiele kosztów ponoszonych przez podatnika uzyskującego przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym także samozatrudnionego - od lokalu, samochodu poczynając, a na porządnym sprzęcie komputerowym lub umeblowaniu kończąc - bez amortyzacji podatkowej obejść się nie może. Dla przedsiębiorcy, który jest osobą fizyczną, kwestie te są uregulowane w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Choć ogólne zasady amortyzacji podatkowej w przypadku wszystkich środków trwałych są zbliżone, to jednak konkretne rozliczenia mogą się różnić szczegółami. I tak, by amortyzować w koszty, trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych. W przypadku spółki cywilnej (innej osobowej) jedną ewidencję prowadzi się dla wszystkich wspólników.

Ewidencja środków trwałych

Zgodnie z art. 22n ust. 2 ustawy podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie takiej ewidencji jest niezbędne do rozliczania amortyzacji w koszty prowadzonej działalności gospodarczej albo osiąganych przychodów z najmu opodatkowanych na zasadach ogólnych. Zgodnie bowiem z art. 22n ust. 6 ustawy w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Środki trwałe i wartości niematerialne

Amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, a także nabyte nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania: spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.

Amortyzacji podatkowej nigdy natomiast nie podlegają grunty i prawo wieczystego użytkowania gruntów.

Jednak w przypadku takich składników majątku jak budynki mieszkalne lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, podatnik sam decyduje o tym, czy będą one amortyzowane. Jeżeli więc nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu, amortyzowane być nie muszą.

Jeżeli tylko część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej bądź wynajmowana lub wydzierżawiana - odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej nieruchomości, budynku lub lokalu odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, wynajmowanej lub wydzierżawianej, do ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, budynku lub lokalu.

Co można amortyzować

Amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania: budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, określane mianem środków trwałych.

Ponadto amortyzacji podlegają nabyte nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:

● spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,

● spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

● prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,

● autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,

● licencje,

● prawa do: wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych, wzorów zdobniczych,

● wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, określane mianem wartości niematerialnych i prawnych.

Dla właściwego wywiązania się z tych obowiązków najważniejsze jest umiejętne prowadzenie ewidencji środków trwałych, a dla optymalizacji przychodów z działalności w firmie, zwłaszcza w małym biznesie, najważniejszy jest wybór najkorzystniejszej metody prowadzenia amortyzacji.

Nie można amortyzować

Amortyzacji podatkowej nigdy natomiast nie podlegają grunty i prawo wieczystego użytkowania gruntów.

Jednak w przypadku takich składników majątku, jak budynki mieszkalne lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, podatnik sam decyduje o tym, czy będą one amortyzowane. Jeżeli więc nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu, amortyzowane być nie muszą. Jeżeli tylko część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej bądź wynajmowana lub wydzierżawiana - odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej nieruchomości, budynku lub lokalu, odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, wynajmowanej lub wydzierżawianej, do ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, budynku lub lokalu.

Ustalanie wartości początkowej

Po zakupie środka trwałego trzeba najpierw ustalić jego wartość początkową. W zależności od okoliczności, w jakich doszło do nabycia, są różne sposoby ustalania wartości początkowej. Następnie trzeba ustalić roczny współczynnik amortyzacji (w zależności od rodzaju środka trwałego - stawki określone są w załączniku do ustawy o podatku dochodowym), a na koniec przyjąć metodę amortyzacji. Przeanalizujmy to na przykładzie domu lub mieszkania, w którym samozatrudniony lub inny przedsiębiorca działający na niewielką skalę będzie miał swoją siedzibę.

Za wartość początkową domu lub lokalu w razie nabycia w drodze kupna przyjmuje się cenę ich nabycia. Przy czym za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a w szczególności o koszty opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, gdy podatnikowi przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Jeśli nabycie mieszkania lub domu, który ma być amortyzowany, następuje w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób - za wartość początkową dla celów amortyzacji należy przyjąć wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.

Gdy przedmiotem amortyzacji jest dom lub wyodrębniony lokal mieszkalny, podstawą do amortyzacji jest przepis ustawy, zgodnie z którym amortyzacji, jako tzw. środki trwałe, podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, budynki oraz lokale będące odrębną własnością o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, zwane środkami trwałymi. Właściwa do zastosowania jest wówczas stawka amortyzacji w wysokości 1,5 proc. rocznie.

W określonych przypadkach podatnik ma jednak prawo do skrócenia amortyzacji nawet do 10 lat (a więc stawki rocznej od 1,5 proc. do 10 proc.).

Nieco inaczej jest w przypadku lokalu spółdzielczego. Amortyzacji podlegają także, jako tzw. wartości niematerialne - jeżeli tylko podatnik podejmie decyzję o amortyzowaniu - nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania: spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. W tym wariancie odpisów amortyzacyjnych dokonuje się przy zastosowaniu rocznej stawki amortyzacyjnej w wysokości 2,5 proc. rocznie. Jeśli jednak podatnicy zdecydują się na amortyzację uproszczoną, muszą zastosować roczną stawkę amortyzacyjną w wysokości 1,5 proc. W tym przypadku nie ma tytułu prawnego do skrócenia okresu amortyzacji.

Amortyzować można także część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego. Jeżeli tylko część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej - odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej nieruchomości, budynku lub lokalu odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, do ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, budynku lub lokalu. Wówczas zastosowanie ma stawka amortyzacji w wysokości 1,5 proc. rocznie. Nie ma też przeszkód, by w określonych przypadkach podatnik miał jednak prawo do skrócenia amortyzacji nawet do 10 lat (a więc stawki rocznej od 1,5 proc. do 10 proc.).

Amortyzacja ekspresowa

W 2010 roku podatnicy, którzy rozpoczęli po raz pierwszy prowadzenie działalności gospodarczej oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych, zaliczonych do grupy 3-8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 100 tys. euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych. W 2010 roku jest to 422 tys. zł.

Podatnik rozpoczynający działalność

Przez podatnika rozpoczynającego po raz pierwszy prowadzenie działalności gospodarczej rozumie się osobę, która w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, nie prowadziła działalności gospodarczej samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej oraz działalności takiej nie prowadził małżonek tej osoby, jeżeli między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.

Prawo do ekspresowej amortyzacji mają zarówno podatnicy, którzy na rok podatkowy wybrali opodatkowanie według skali tabeli podatkowej, jak i podatnicy, którzy zawiadomią naczelnika urzędu skarbowego o wyborze art. 30c ustawy o PIT, jako sposobu opłacania podatku w danym roku podatkowym.

Co ważne, z amortyzacji ekspresowej może skorzystać także podatnik, który w trakcie roku utraci prawo do opodatkowania na zasadach ryczałtowych: w formie karty podatkowej albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jeśli tylko spełni jeden z dwóch warunków: jest podatnikiem rozpoczynającym po raz pierwszy wykonywanie działalności gospodarczej albo spełnia kryteria małego podatnika.

Mały podatnik

Mały podatnik to podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro; przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy, w zaokrągleniu do 1000 zł. Obecnie jest to 5,067 mln zł.

Co można odliczać

Środki trwałe zaliczone do grupy 3-8 Klasyfikacji to praktycznie wszystkie środki trwałe z wyjątkiem budynków i budowli (ujętych w grupie 1-2 Klasyfikacji, obejmującej w sumie 8 grup), które, gdy ich wartość początkowa przekracza 3500 zł, można wliczać w koszty wyłącznie za pośrednictwem amortyzacji, czyli - w zależności od przewidzianych przez ustawę o PIT rocznych stawek amortyzacji, 4,5-25 proc. - przez okres od 4 do 22 lat. Po zmianie przepisów wszelkie inwestycje, z wyjątkiem budynków, budowli i lokali oraz samochodów osobowych, od razu można zaliczać w koszty, a limit to już nie 3500 zł, ale praktycznie nieomal 200 tys. zł rocznie.

Pozostałe zasady, na jakich można korzystać z tej pełnej amortyzacji, są następujące.

Podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych jednorazowo, nie wcześniej niż w miesiącu, w którym środki trwałe zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Oznacza to, że podatnik może dokonać wliczenia wydatku w koszty zarówno w miesiącu, w którym dokonał zakupu i wpisał inwestycję do ewidencji środków trwałych, jak i w miesiącu następującym po takim miesiącu lub w dowolnym innym.

Amortyzacja liniowa i degresywna

Przy określaniu limitu 100 tys. euro nie uwzględnia się odpisów amortyzacyjnych od nieprzekraczającej 3500 zł wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Oznacza to, że poza dużą inwestycją na ogólnych zasadach można wliczać w koszty zakup środków trwałych o limitowanej wartości 3500 zł bez żadnych ograniczeń.

Z opisanej wyżej metody amortyzacji nie może jednak skorzystać podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej, który w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, prowadził działalność gospodarczą samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej lub działalność taką prowadził małżonek tej osoby, jeżeli między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.

Metoda liniowa lub degresywna

Podatnikom, którzy nie spełniają powyższych kryteriów - a także w przypadku małych podatników i podatników rozpoczynających po raz pierwszy prowadzenie działalności gospodarczej w stosunku do składników majątku o wartości przekraczającej w roku podatkowym 100 tys. euro - pozostaje do stosowania w amortyzacji metoda liniowa lub degresywna. Stosownie do nazwy amortyzacja liniowa polega na tym, że przez cały okres trwania amortyzacji, a więc od jej rozpoczęcia aż do chwili, gdy suma odpisów zrówna się z wartością początkową, podatnik wlicza w koszty odpisy amortyzacyjne w równej wysokości.

Zgodnie z art. 22k ust. 1-3 podatnicy mogą stosować amortyzację według tak zwanej metody degresywnej. Polega ona na tym, że na początku miesięczne raty amortyzacji można podwyższać współczynnikiem nie większym niż 2,0, a w następnych latach podatkowych - nalicza się je od wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, ustalonej na początek kolejnych lat ich używania. Począwszy od roku podatkowego, w którym tak określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych zgodnie z amortyzacją liniową.

Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać od wartości początkowej maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3-6 i 8 klasyfikacji (wyjęte spod tej metody są jedynie budynki i budowle, a także tabor) oraz środków transportu, z wyjątkiem samochodów osobowych.

Dodatek opracowali Edyta Dobrowolska, Marianna Olszewska, Zbigniew Biskupski