Ryzykowna korekta wydatków na obiady z klientami

Możliwość zaliczania wydatków gastronomicznych do kosztów podatkowych potwierdziła interpretacja ogólna ministra finansów z 25 listopada 2013 r. (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521). W ten sposób minister dostosował praktykę działania organów podatkowych do orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym przede wszystkim do wyroku siedmiu sędziów NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11).

W interpretacji minister wprost wskazał, że do kosztów można zaliczyć wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki) i napoje (np. kawę, herbatę, wodę mineralną, soki) podawane podczas rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp., niezależnie od tego, czy toczą się one w siedzibie podatnika, czy poza nią. To samo dotyczy obiadów, lunchy, kolacji.

Przedsiębiorcy, którzy na podstawie interpretacji ogólnej chcieliby zwiększyć koszty podatkowe o wydatki poniesione również w latach poprzednich, muszą być jednak ostrożni.

Rozważna korekta

Łukasz Kosonowski, doradca podatkowy w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, podkreśla, że interpretacja pozwala bezpiecznie skorygować wydatki poniesione po dniu jej opublikowania, tj. po 25 listopada 2013 r.

- Teoretycznie możliwa jest również korekta za lata wcześniejsze, za które zobowiązania się jeszcze nie przedawniły, ale interpretacja będzie chroniła jedynie przed postępowaniem karnoskarbowym oraz naliczeniem odsetek za zwłokę, a nie przed samą zapłatą podatku - przestrzega ekspert.

Ryzyko zakwestionowania wydatków przez urząd skarbowy jest duże, bo interpretacja nie wskazuje jednoznacznego kryterium zaliczenia bądź wyłączenia wydatków gastronomicznych z kosztów. Minister zaznaczył w niej wyraźnie, że każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności, w jakich doszło do poniesienia wydatków gastronomicznych.

Dlatego w ocenie Łukasza Kosonowskiego interpretacja nie zwolni podatnika z obowiązku udowodnienia, że wydatek poniesiony na zakup żywności, napojów itp. spełnia warunki uznania go za koszt podatkowy.

Łukasz Kupryjańczyk, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego EY, zwraca uwagę na konieczność odpowiedniego udokumentowania wydatków związanych ze spotkaniem przedsiębiorcy w restauracji (np. na obiady czy kolacje), kawiarni czy wynajętej sali konferencyjnej. - Dla uniknięcia wątpliwości lepiej zadbać o to, aby celem rozmów było np. omówienie nowego kontraktu, efektów dotychczasowej współpracy, planów dalszej kooperacji, negocjowanie umów, prezentacja nowych produktów lub usług - mówi.

Radzi, by w dokumentacji wskazać dane kontrahenta, inwestora, dostawcy, wykonawcy lub osób go reprezentujących oraz stanowiska służbowe osób obecnych na spotkaniu. Pomocne może być też opisywanie faktur, czyli dołączenie opisu z informacją o dacie, miejscu i celu spotkania. Dobrze jest także powiązać faktury i rachunki z umową z klientem albo realizowanym zamówieniem oraz z korespondencją e-mailową potwierdzającą termin spotkania, opisującą jego szczegóły i podsumowującą przebieg.

Bez kosztów

Z interpretacji ministra wynika jednoznacznie, że do kosztów nie można zaliczać wydatków na obiady dla rodziny, przyjęcia dla znajomych oraz usługi rozrywkowe. Według resortu nie mają one związku z przychodami podatnika (podobny pogląd przedstawił NSA w składzie siedmiu sędziów).

Radosław Druć, starszy konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego EY, zwraca uwagę, że wątpliwości mogą dotyczyć wydatków na występy artystyczne lub inne atrakcje niezwiązane bezpośrednio z prezentacją produktu lub inną formą współpracy. - Podatnicy powinni podejść do nich ostrożnie, zwłaszcza gdy w spotkaniach biorą udział osoby towarzyszące i członkowie rodziny kontrahentów oraz przedstawicieli samego podatnika - mówi. W jego ocenie urzędy mogą też próbować kwestionować koszty, gdy skala konsumpcji wydaje się nieadekwatna do okoliczności.

Ważne

Najlepiej do faktury za kolację dołączyć opis z informacją o dacie i miejscu spotkania oraz danych kontrahenta i stanowiskach służbowych osób obecnych na spotkaniu. Warto też sprecyzować, że celem rozmów było np. omówienie nowego kontraktu, efektów dotychczasowej współpracy, planów dalszej kooperacji bądź prezentacja nowych produktów lub usług

@RY1@i02/2014/074/i02.2014.074.18300030c.804.jpg@RY2@

Ilu podmiotów może dotyczyć problem odliczenia wydatków na spotkania z klientami (tys.)

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

ORZECZNICTWO

Wyrok WSA w Warszawie z 3 kwietnia 2014 r., sygn. akt III SA/Wa 2791/13.