Jak często trzeba sporządzać raporty kasowe

Przepisy ustawy o rachunkowości stanowią, że nie rzadziej niż raz na miesiąc należy sporządzić raport kasowy (RK). Nie jest jednak dozwolone objęcie jednym RK okresu stanowiącego przełom dwóch miesięcy.

Częstotliwość sporządzania tego dokumentu księgowego powinna zostać określona przez kierownika jednostki, przy uwzględnieniu potrzeb wewnętrznej kontroli i ilości operacji. Raport kasowy uwidocznia wszelkie ruchy gotówki w kasie. Po sporządzeniu RK kasjer powinien sprawdzić rzeczywisty stan gotówki w kasie. Raport kasowy pozwala na kontrolę zgodności faktycznego stanu gotówki ze stanem ewidencyjnym. Saldo w raporcie kasowym może być tylko dodatnie. Ujemne saldo oznacza błąd rachunkowy lub ewidencyjny.

Rozliczenia gotówkowe w firmie dokonywane są za pośrednictwem kasy. Obrót w tym zakresie dokonywany jest przez kasjera, który ponosi w zakresie dokonywanych operacji, jak i stanu gotówki pełną odpowiedzialność materialną. Obroty gotówkowe należy dokumentować dowodami źródłowymi lub zastępczymi dowodami źródłowymi. Wpływy gotówkowe są dokumentowane dowodem KP (kasa przyjmie). Natomiast wypłaty gotówki mogą być ewidencjonowane na podstawie dokumentu KW (kasa wyda), list płac, faktur, rachunków zakupu, wniosków o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek oraz dowodów wpłat na rachunki bankowe. Ponadto nie rzadziej niż na ostatni dzień miesiąca sporządza się RK.

Dla przejrzystości dokonywanych operacji kasowych można prowadzić kilka raportów kasowych, przykładowo oddzielnie dla środków w walucie polskiej, w walucie obcej i funduszu socjalnego.

W raporcie kasowym ruch gotówkowy ewidencjonuje się na bieżąco w układzie chronologicznym, w kolejności ich realizacji. Warto pamiętać, że RK musi zawierać datę dokonania operacji, dowód księgowy wraz z jego numerem oraz określenie rodzaju dokonanej operacji gotówkowej.

Sporządzanie raportów kasowych nie wyklucza konieczności przeprowadzania inwentaryzacji. Czynności te warto wykonywać nie tylko na dzień bilansowy, lecz także na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości - okresowo.

Inwentaryzacja środków pieniężnych przeprowadzana jest w drodze spisu z natury. Polega to na ustaleniu rzeczywistego stanu tych środków przez ich policzenie oraz porównanie ze stanem księgowym. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół, w którym należy umieścić spis będących w kasie banknotów, monet i innych środków pieniężnych. Trzeba w nim zawrzeć również m.in. ostatni numer raportu kasowego, według którego ustalono stan gotówki w kasie.

Protokół poinwentaryzacyjny podpisują członkowie zespołu spisowego oraz kasjer odpowiedzialnego za kasę. Kasjer musi być obecny podczas inwentaryzacji kasy nie może być jednak członkiem zespołu spisowego.

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).